Attention : Cet article fait référence à une version héritée de Pingboard.
La synchronisation de Pingboard avec le compte GSuite de votre entreprise permet la connexion unique à Pingboard via Google, importe les Profils des employés, et affiche les calendriers Google dans les Profils des employés. Une fois l'intégration configurée, vous pouvez facilement gérer qui est synchronisé depuis votre compte Google Workspace, et activer les invitations automatiques pour tout nouveau Profil synchronisé depuis Google.
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :
Un accès administrateur à Pingboard.
Un accès administrateur au compte Google Workspace de votre organisation.
Le paramètre d'accès à l'API activé dans Google Workspace (sous Sécurité > Référence API dans votre compte Google Workspace).
Remarque : Vous effectuez de grands changements dans vos données sur Pingboard ? Envisagez de télécharger un rapport complet avant de finaliser votre configuration. Ce rapport servira de sauvegarde de votre compte pour revenir en arrière en cas d'accidents de correspondance ou de surprises dans votre synchronisation.
Une fois que vous avez tout en ordre, suivez ces étapes dans votre compte Pingboard pour configurer votre intégration Google Workspace :
Sélectionnez Paramètres > Modules dans le menu de gauche
Choisissez l'intégration Google Workspace, puis utilisez Configurer
Utilisez Se connecter avec Google et entrez votre email et mot de passe
Une fois authentifié, la synchronisation commencera immédiatement.
La plupart des synchronisations initiales prennent environ 30 minutes à une heure, mais selon l'état des serveurs de Google, cela peut prendre un peu plus de temps. N'hésitez pas à naviguer ailleurs pendant que vous attendez que vos collègues soient synchronisés.
Une fois la synchronisation initiale terminée, vous pouvez gérer vos préférences de synchronisation sur la page Gérer la synchronisation :
Pour sélectionner quelles Unités Organisationnelles sont synchronisées, sélectionnez Gérer la synchronisation des UO et sélectionnez uniquement les UO que vous souhaitez synchroniser avec Pingboard.
Pour synchroniser des employés spécifiques, sélectionnez Choisir des employés spécifiques - une liste des employés disponibles pour la synchronisation vous sera présentée et vous pourrez choisir dans cette liste pour vous assurer que tous ceux qui ne doivent pas être synchronisés soient retirés immédiatement.
Sous Options de données, sélectionnez Écraser les données existantes si vous souhaitez que les données des profils Google écrasent automatiquement celles de Pingboard, ou choisissez Ajouter uniquement de nouvelles données pour remplir uniquement les champs vides dans les Profils Pingboard.
Sélectionnez Inviter automatiquement les nouveaux employés pour envoyer automatiquement des emails d'invitation à tout nouvel employé ajouté par votre synchronisation Google Workspace.
Sélectionnez Afficher le calendrier Google sur les profils pour afficher un résumé des évènements du calendrier Google sur le profil Pingboard de chaque employé - seuls les évènements et calendriers avec une visibilité "Publique" dans Google Calendar seront affichés.
Si vous utilisez le module Statut pour Pingboard, sélectionnez Créer un calendrier Google pour les mises à jour de statut pour synchroniser les statuts de Pingboard vers GCal sur un calendrier partagé pour toute votre organisation.
Créez des calendriers supplémentaires et spécifiques dans Google Calendar en tapant les noms des Groupes, Lieux et Départements dans la section Calendriers d'équipe - ces calendriers n'apparaîtront qu'aux membres de ces groupes dans Pingboard afin que chacun puisse se concentrer sur les évènements qui les concernent dans GCal.
Utilisez Enregistrer en bas de la page pour finaliser votre configuration.
Avertissement : N'oubliez pas de désactiver la modification des employés pour tous les champs synchronisés depuis Google Workspace, en particulier le champ Email. Si le champ Email d'un employé est modifié manuellement dans Pingboard, sa connexion avec Google Workspace sera rompue car elle ne correspondra plus à l'adresse Gmail de cet employé.
Astuce : Les paramètres par défaut utiliseront les données de Google Workspace pour mettre à jour les champs vides, et ne remplaceront pas les données existantes dans Pingboard. Pour écraser les champs synchronisés dans Pingboard à chaque nouvelle synchronisation depuis Google, activez le paramètre Écraser sur la page des Paramètres Google Workspace de votre compte.