Ajouter des nouveaux membres à votre compte Officevibe, c'est possible grâce à un simple fichier Excel à télécharger dans l'onglet Import de Masse des paramètres de votre compte Officevibe

Voici les étapes à suivre pour remplir ce fichier et s'assurer d'un import réussi!

Ce fichier est téléchargeable depuis la plateforme, mais seul un Administrateur peut effectuer cette action. Dans les paramètres, cliquez sur Import de Masse qui se trouve dans la section Gestion des membres et de l'équipe. Cliquez sur Téléchargez le fichier.

Si une intégration est active, vous devrez la désactiver le temps de faire les manipulations manuellement via le fichier. Vous pourrez réactiver votre intégration par la suite, mais gardez à l'esprit qu'une intégration de provisionnement active pourrait écraser vos modifications manuelles.

Le fichier peut être utilisé après votre première importation pour maintenir votre liste de membres à jour. Vous devrez télécharger le fichier à partir d'Officevibe chaque fois que vous voudrez faire des changements.

Lorsque vous aurez téléchargé le fichier, vous obtiendrez un document Excel contenant toutes les données actuelles des membres de votre compte :

Courriel: Le courriel du membre (tout en minuscule). Ce sera le nom d'utilisateur du membre. Pour changer le courriel d'un membre référez-vous à la procédure ici.

Prénom: Le prénom du membre.

Nom: Le nom de famille du membre.

Titre (optionnel): Le titre d'emploi du membre; Les membres peuvent ajouter leurs titre d'emploi dans leurs paramètres personnels.

Courriel du gestionnaire immédiat (optionnel): Le courriel (en minuscule) du gestionnaire immédiat du membre permettra de créer les équipes. Tous devraient avoir un superviseur à l'exception du Président Directeur Général.

Remarque : Si vous voulez ajouter un membre à plusieurs équipes, vous devrez le faire manuellement dans l'application ou par le biais d'une importation CSV.

Important : Les membres qui sont désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option de masse (y compris CSV et intégrations).

Langue de préférence (optionnel): Langue de sondage. Voici les choix possibles:

Contact par SMS: Si Officevibe peut envoyer des messages SMS au membre. Vous devrez également fournir un numéro de téléphone mobile dans la colonne suivante pour que cela fonctionne.

Les autres colonnes correspondent à des propriétés que vous devez préalablement définir dans l'application: Propriétés des membres Officevibe.

Les propriétés de la date doivent être formatées comme suit : AAAA-MM-JJ (y compris les traits d'union).

Lorsque vous avez fini de remplir le fichier avec les informations des nouveaux membres, vous pouvez enregistrer le document en format .xlsx. Maintenant que votre fichier est prêt, vous pouvez l'importer.

S'il s'agit de votre premier import, vous pouvez créer les membres pour les inviter ultérieurement, ou les inviter directement à créer leur compte Officevibe. Pour ce faire rendez-vous dans la section Paramètres > Organisation > Une fois les membres créés, invitez-les automatiquement à rejoindre Officevibe .

Lorsque vous importez le fichier Excel, vous pourrez vérifier tous les changements qui seront apportés à votre compte ainsi que les erreurs identifiées.

S'il s'agit de votre premier import, vous devrez finaliser la structure organisationnelle manuellement dans l'application en combinant des équipes (ex: équipe A + équipe B + équipe C = Département ABC).

En cliquant sur "VOIR" vous aurez accès aux détails des modifications et/ou erreurs.

Attention : Les membres qui sont désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option de masse (y compris CSV et intégrations).