L’import de masse vous permet d’ajouter ou de mettre à jour rapidement plusieurs utilisateurs dans Workleap à l’aide d’un fichier XLSX (Excel). Cette méthode est utile pour intégrer un grand nombre d’utilisateurs ou modifier des comptes existants avec de nouveaux rôles ou des affectations d’équipe.
Comment fonctionne-t-il l’import de masse ?
Vous devez d’abord télécharger un gabarit XLSX prédéfini directement depuis la plateforme Workleap. Ensuite, après avoir saisi ou mis à jour les données des utilisateurs, vous devez téléverser de nouveau le fichier pour appliquer les modifications.
Conseil : Workleap identifie les utilisateurs par leur adresse courriel. Si une adresse correspond à un utilisateur existant, son profil est mis à jour. Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel utilisateur est créé.
Que puis-je faire avec l’import de masse ?
Utilisez l’import de masse pour :
Créer de nouveaux comptes utilisateurs.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs.
Attribuer ou mettre à jour des rôles d’utilisateurs (par exemple : administrateur, dirigeant ou employé).
Ajouter des utilisateurs à des équipes.
Gérer l’accès aux produits.
Télécharger le fichier d’importation
Connectez-vous à Workleap et ouvrez les paramètres.
Sélectionnez Import de masse dans le menu de gauche.
Cliquez sur Télécharger le fichier à l’étape 1.
Ouvrez le fichier XLSX téléchargé dans un éditeur de tableur comme Microsoft Excel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent accéder à l’import de masse.
Modifier vos données
Le fichier d’importation contient les données des utilisateurs et leurs propriétés dans votre compte Workleap. Chaque colonne correspond à une propriété et chaque ligne représente un utilisateur.
Modifiez le fichier d’importation pour effectuer les actions suivantes via l’import de masse :
Créer de nouveaux utilisateurs
Ajoutez une nouvelle ligne dans le fichier d’importation et saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur dans la colonne Email.
Supprimer un utilisateur
Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans le fichier d’importation et supprimez-la.
Ajouter un utilisateur à une équipe
Ajoutez l’adresse courriel du gestionnaire immédiat dans la colonne Courriel du gestionnaire immédiat de l’utilisateur.
Remarque : Pour ajouter un utilisateur à plusieurs équipes, accédez à son profil utilisateur dans Workleap.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs
Le fichier d’importation inclut les propriétés par défaut et personnalisées de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour le nom, le poste, la langue préférée, l’accès aux produits, et plus encore.
Attention : Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles propriétés personnalisées (c’est-à-dire de nouvelles colonnes) dans le fichier d’importation. Pour créer de nouvelles propriétés personnalisées, utilisez la page Propriétés dans les paramètres Workleap avant de télécharger le fichier d’importation.
Enregistrer et téléverser le fichier d’importation
Une fois les modifications terminées, enregistrez votre fichier.
Ne changez pas le type de fichier. Seuls les fichiers XLSX sont acceptés.
De retour dans Workleap, déposez le fichier dans la page Import de masse, ou cliquez sur Parcourir manuellement pour le sélectionner.
Confirmer les modifications
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez consulter et confirmer toutes les modifications avant de les appliquer.
En cas d’erreurs, elles s’affichent à cet endroit. Si nécessaire, ajustez de nouveau le fichier d’importation, enregistrez-le, puis téléversez-le de nouveau pour corriger les erreurs.
Lorsque vous avez validé toutes les modifications, cliquez sur Importer le fichier pour les appliquer.
Conseils de dépannage
Si l’importation échoue :
Vérifiez que vous utilisez le fichier XLSX téléchargé depuis Workleap.
Confirmez que toutes les adresses courriel sont valides et uniques.
Assurez-vous que les noms de rôles et d’équipes correspondent aux entrées existantes dans Workleap.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonnes et ne changez pas le format du fichier.