L'import de masse permet aux administrateurs Workleap d'ajouter ou de mettre à jour plusieurs utilisateurs dans Workleap à l'aide d'un fichier XLSX (Excel). C'est utile lors de l'intégration d'un grand nombre d'utilisateurs ou de la modification de comptes existants avec de nouveaux rôles ou affectations d'équipe.
Comment fonctionne l'import de masse
Vous téléchargez d'abord un gabarit XLSX prédéfini directement depuis la plateforme Workleap. Ensuite, après avoir saisi ou mis à jour les données des utilisateurs, vous téléversez de nouveau le fichier pour appliquer les modifications.
Conseil : Workleap identifie les utilisateurs par leur adresse courriel. Si une adresse correspond à un utilisateur existant, son profil est mis à jour. Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel utilisateur est créé.
Que puis-je faire avec l’import de masse ?
Utilisez l’import de masse pour :
Créer de nouveaux comptes utilisateurs.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs.
Attribuer ou mettre à jour des rôles d’utilisateurs (par exemple : administrateur, dirigeant ou employé).
Changer les adresses courriel des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs à des équipes.
Ajuster l’accès aux produits.
Et plus encore.
Télécharger le fichier d’importation
Connectez-vous à Workleap et ouvrez les paramètres.
Sélectionnez Import de masse dans le menu de gauche.
Cliquez sur Télécharger le fichier à l’étape 1.
Ouvrez le fichier XLSX téléchargé dans un éditeur de tableur comme Microsoft Excel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent accéder à l’import de masse.
Modifier vos données
Le fichier d’importation contient les données des utilisateurs et leurs propriétés dans votre compte Workleap. Chaque colonne correspond à une propriété et chaque ligne représente un utilisateur.
Modifiez le fichier d’importation pour effectuer les actions suivantes via l’import de masse :
Créer de nouveaux utilisateurs
Ajoutez une nouvelle ligne dans le fichier d’importation et saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur dans la colonne Email.
Supprimer un utilisateur
Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans le fichier d’importation et supprimez-la.
Ajouter un utilisateur à une équipe
Ajoutez l’adresse courriel du gestionnaire immédiat dans la colonne Courriel du gestionnaire immédiat de l’utilisateur.
Remarque : Pour ajouter un utilisateur à plusieurs équipes, accédez à son profil utilisateur dans Workleap.
Mettre à jour les adresses courriel des utilisateurs
Pour mettre à jour l'adresse courriel d'un utilisateur via l'import de masse, saisissez la nouvelle adresse dans la colonne Nouveau courriel de la ligne correspondante. L'utilisateur est identifié par son adresse courriel actuelle dans la colonne Courriel.
Le comportement dépend du statut de l'utilisateur :
Les utilisateurs Actifs reçoivent une demande de confirmation à la nouvelle adresse courriel. L'adresse n'est mise à jour qu'une fois que l'utilisateur clique sur le lien de confirmation. Une notification est également envoyée à l'adresse courriel actuelle.
Les utilisateurs En attente reçoivent une nouvelle invitation à la nouvelle adresse courriel. L'ancienne invitation est invalidée.
Les utilisateurs Créés voient leur adresse courriel mise à jour silencieusement. Aucune notification n'est envoyée.
Remarque : Si la colonne Nouveau courriel est vide pour une ligne, aucun changement d'adresse courriel n'est appliqué. Les autres modifications de propriétés sur cette ligne s'appliquent quand même.
Règles de validation
Si la valeur de Nouveau courriel correspond à l'adresse actuelle de l'utilisateur, le changement d'adresse est ignoré. Les autres modifications sur cette ligne s'appliquent quand même.
L'adresse dans Nouveau courriel doit être dans un format valide et ne doit pas déjà être associée à un autre utilisateur.
Si la même valeur de Nouveau courriel apparaît sur plus d'une ligne, toutes les lignes concernées échouent.
Les utilisateurs appartenant à plusieurs espaces de travail ne peuvent pas voir leur adresse courriel modifiée via ce processus.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs
Le fichier d’importation inclut les propriétés par défaut et personnalisées de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour le nom, le poste, la langue préférée, l’accès aux produits et plus encore.
Attention : Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles propriétés personnalisées (c’est-à-dire de nouvelles colonnes) dans le fichier d’importation. Pour créer de nouvelles propriétés personnalisées, utilisez la page Propriétés dans les paramètres Workleap avant de télécharger le fichier d’importation.
Remarque : Lorsque vous mettez à jour des propriétés de type étiquette via l’import de masse, séparez les valeurs par un point-virgule (;) dans le fichier d’import. Les valeurs seront ajoutées lors du téléversement du fichier, même s’il s’agit de nouvelles valeurs.
Langue de communication
La langue de communication détermine la langue des communications liées au produit, comme les sondages dans Workleap Officevibe. Il s'agit d'une propriété propre à chaque utilisateur, qui n’a aucune incidence sur les autres utilisateurs.
Ce paramètre est distinct de la langue de l’application, qui contrôle l’interface de la plateforme.
Par défaut, la langue de communication correspond à celle de l’application si elle n’est pas définie.
Valeurs prises en charge : en, fr, es, de, pt, it, nl, ko
Les valeurs non prises en charge seront remplacées par la langue de l’application définie pour votre organisation.
Enregistrer et téléverser le fichier d’importation
Une fois les modifications terminées, enregistrez votre fichier.
Ne changez pas le type de fichier. Seuls les fichiers XLSX sont acceptés.
De retour dans Workleap, déposez le fichier dans la page Import de masse ou cliquez sur Parcourir manuellement pour le sélectionner.
Confirmer les modifications
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez consulter et confirmer toutes les modifications avant de les appliquer.
En cas d’erreurs, elles s’affichent à cet endroit. Si nécessaire, ajustez de nouveau le fichier d’importation, enregistrez-le, puis téléversez-le de nouveau pour corriger les erreurs.
Lorsque vous avez validé toutes les modifications, cliquez sur Importer le fichier pour les appliquer.
Conseils de dépannage
Si l’importation échoue :
Vérifiez que vous utilisez le fichier XLSX téléchargé depuis Workleap.
Confirmez que toutes les adresses courriel sont valides et uniques.
Assurez-vous que les noms de rôles et d’équipes correspondent aux entrées existantes dans Workleap.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonnes et ne changez pas le format du fichier.
Le provisionnement en masse vous permet d'ajouter ou de mettre à jour rapidement plusieurs utilisateurs dans Workleap à l'aide d'un fichier XLSX (Excel). Cela est utile lors de l'intégration d'un grand nombre d'utilisateurs ou de la modification de comptes existants avec de nouveaux rôles ou affectations d'équipe.