Une fois configurées et activées, les intégrations SIRH automatisées de Workleap récupèrent les éléments suivants toutes les 24 heures :
Utilisateurs ajoutés et supprimés.
Propriétés d’utilisateurs mises à jour.
Remarque : Vous devez être Administrateur à la fois dans Workleap et dans votre SIRH pour lier vos comptes.
Remarque : Une seule intégration de provisionnement des utilisateurs peut être active à la fois dans Workleap.
Important : Lors de la configuration initiale d’une intégration SIRH, assurez-vous que l’adresse courriel de tout utilisateur ajouté manuellement à Workleap correspond à celle de votre source de provisionnement.
Lors de la synchronisation initiale, Workleap ne peut pas mettre à jour les adresses courriel des utilisateurs existants.
Après la synchronisation initiale, les adresses courriel des utilisateurs seront automatiquement tenues à jour lors de chaque synchronisation quotidienne.
Étape 1 : Connecter une intégration
Pour connecter une intégration SIRH dans Workleap :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Provisionnement dans le menu latéral.
Trouvez le SIRH que vous souhaitez intégrer et sélectionnez Connecter.
Saisissez les informations d’authentification demandées et sélectionnez Soumettre pour connecter Workleap à votre SIRH.
Le temps nécessaire pour établir la connexion initiale varie selon le SIRH et la taille ou complexité de votre compte.
Vous pouvez quitter la page sans que cela n’interfère avec la connexion.
Une fois la connexion établie, vous serez dirigé vers la page de configuration de l’intégration (si vous avez laissé la page ouverte).
Étape 2 : Configurer une intégration
Consultez les sections ci-dessous pour configurer votre intégration. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les configurations. Les configurations enregistrées seront appliquées à la prochaine synchronisation quotidienne avec Workleap.
Choisir les utilisateurs à importer
Filtrer par statut d’emploi
Cochez les cases à côté de chaque type d’employé à inclure dans les synchronisations quotidiennes de Workleap.
Filtrer par appartenance à un groupe
Tous les utilisateurs de mon compte SIRH – Si cette option est sélectionnée, la liste complète des utilisateurs de tous vos groupes SIRH sera synchronisée chaque jour avec Workleap.
Tous les utilisateurs des groupes SIRH suivants – Si cette option est sélectionnée, tous les utilisateurs des groupes SIRH spécifiés seront synchronisés quotidiennement avec Workleap. Pour spécifier un groupe, commencez à taper son nom dans la zone de texte et sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Étape 3 : Configurer le mappage des propriétés
Remarque : Une fois l’intégration SIRH activée, les propriétés sont synchronisées toutes les 24 heures.
Configurer les champs cibles
Si vous n’avez pas encore mappé les champs SIRH à utiliser dans Workleap, vous devrez les sélectionner maintenant.
Sélectionnez le bouton à trois points en haut à droite de la page des paramètres d’intégration SIRH (Paramètres > Provisionnement > Afficher les paramètres) puis sélectionnez Gérer l’intégration [SIRH].
Sélectionnez les champs SIRH que Workleap doit accéder, puis enregistrez vos modifications.
Ajoutez une brève description pour retrouver le champ plus facilement (facultatif mais recommandé).
Mapper les propriétés système
Les 13 propriétés système apparaissent en haut de la section Configurer le mappage des propriétés.
Certaines propriétés système (p. ex. : noms, postes, courriels, avatars) sont synchronisées et mappées par défaut après activation de l’intégration.
Ces propriétés sont marquées Recommandé.
Pour modifier un mappage par défaut, sélectionnez le menu déroulant et choisissez le champ SIRH souhaité.
Mapper les propriétés personnalisées
Avant de mapper des propriétés personnalisées, assurez-vous de les avoir créées dans Workleap et mappées à un champ dans votre SIRH.
Les nouvelles valeurs de propriétés personnalisées sont automatiquement détectées et ajoutées à la page de paramètres d’intégration.
Pour ajouter de nouvelles propriétés personnalisées dans Workleap :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Propriétés dans le menu latéral.
Ajoutez toutes les propriétés que vous souhaitez mapper depuis votre SIRH.
Pour les propriétés à choix (listes déroulantes), vous n’avez besoin d’ajouter qu’un seul choix. L’intégration ajoutera les autres lors de la synchronisation avec votre SIRH.
Sur la page des paramètres d’intégration SIRH, sélectionnez Créer un nouveau mappage.
Sélectionnez un champ dans la colonne Champ SIRH à mapper à Workleap.
Si un champ n’apparaît pas, il est peut-être mal configuré. Sélectionnez + Mapper des champs SIRH pour l’ajouter.
Sélectionnez une propriété dans la colonne Propriété Workleap pour mapper le champ SIRH.
Si une propriété n’apparaît pas, elle n’a peut-être pas été ajoutée. Sélectionnez + Créer une nouvelle propriété pour l’ajouter.
Choisir les champs à synchroniser
Toutes les propriétés avec le bouton Synchroniser activé seront synchronisées avec le SIRH toutes les 24 heures. Pour exclure une propriété de la synchronisation, désactivez son bouton Synchroniser.
Étape 4 : Mapper vos équipes
Remarque : Vous pouvez mapper automatiquement les équipes en configurant une structure dynamique dans Workleap.
Activez l’option pour mapper vos groupes SIRH à vos équipes Workleap. Les utilisateurs des groupes sélectionnés seront automatiquement ajoutés ou retirés de l’équipe correspondante lors de la prochaine synchronisation quotidienne. Les équipes basées sur des règles peuvent nécessiter une configuration de membres dynamiques.
Pour mapper un groupe à une équipe. Dans la colonne Groupe SIRH, ouvrez le menu déroulant et commencez à taper le nom du groupe souhaité. Sélectionnez-le dans la liste.
Remarque : Vous pouvez mapper plusieurs groupes SIRH à une même équipe Workleap.
Remarque : Le Gestionnaire immédiat d’un utilisateur détermine sa position dans l’organigramme de Workleap Pingboard.
Désactiver une intégration SIRH
Pour désactiver une intégration SIRH active :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Provisionnement dans le menu latéral.
Sélectionnez Afficher les paramètres à côté de l’intégration active.
Sélectionnez le bouton à trois points en haut à droite, puis Déconnexion.
Confirmez la déconnexion dans la fenêtre contextuelle.
Une fois déconnectée, vous serez redirigé vers la page de sélection du provisionnement.
Remarque : La désactivation d’une intégration SIRH ne supprime pas les données utilisateur déjà présentes dans votre compte Workleap.
Voir l’historique des synchronisations
Votre historique des synchronisations affiche un journal des synchronisations quotidiennes de votre intégration SIRH active.
Pour y accéder :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Provisionnement dans le menu latéral.
Sélectionnez Afficher les paramètres à côté de l’intégration active.
Sélectionnez Afficher l’historique de la synchronisation en haut à droite.
Vous devez avoir une intégration active pour voir ce bouton.
Voir un rapport de synchronisation
Les rapports de synchronisation donnent un aperçu détaillé de chaque action individuelle exécutée lors d’une synchronisation quotidienne spécifique. Sélectionnez une entrée dans l’historique des synchronisations pour voir le rapport de cette date. Sélectionnez Ajouter un filtre pour filtrer le rapport selon le résultat ou les données modifiées depuis la dernière synchronisation.
Conseil : La colonne Détails du rapport décrit chaque action. En cas d’échec, vous pouvez voir ici ce qui n’a pas fonctionné.
Remarque : Si Workleap est en train de se synchroniser avec votre SIRH, l’état s’affiche comme en attente. Vous ne pouvez consulter ni exporter le rapport avant la fin de la synchronisation.
Exporter un rapport de synchronisation
Vous pouvez exporter les rapports de synchronisation au format CSV.
Pour cela, accédez à la page Historique des synchronisations et sélectionnez Exporter à côté du rapport souhaité.
Mes utilisateurs recevront-ils une notification ?
L’activation d’une intégration de provisionnement des utilisateurs ne déclenche aucune notification par Workleap. Cependant, si les invitations automatiques sont activées, tous les utilisateurs créés lors de la synchronisation quotidienne recevront un courriel d’invitation Workleap comme à l’habitude.