Utilisez cet article pour réserver, déplacer ou annuler des réunions dans Workleap en disant à l’Agent Workleap ce dont vous avez besoin. L’agent vérifie les disponibilités de tout le monde, propose des plages vérifiées dans votre calendrier connecté et réserve celle que vous choisissez.

Qui peut l’utiliser : toute personne ayant un calendrier connecté et la fonctionnalité Meetings. Les gestionnaires immédiats (toute personne à qui des employés sont rattachés) sont le public principal ; les employés, dirigeants, collaborateurs et administrateurs ont les mêmes capacités pour leurs propres réunions.

Remarque : Meetings est offert uniquement dans la nouvelle expérience Workleap et fonctionne différemment des rencontres individuelles d’Officevibe.

Avant de commencer

Vous êtes connecté à Workleap.
Votre calendrier est connecté (voir Connecter votre calendrier ci-dessous).
Les personnes que vous invitez sont membres de votre organisation Workleap.

Connecter votre calendrier

L’Agent Workleap lit et écrit dans votre vrai calendrier, alors la connexion du calendrier vient en premier. La connexion est personnelle : elle lit votre calendrier seulement, et personne d’autre n’y a accès par ce biais.

Connectez-vous à Workleap et allez à l’Accueil.
Dans La semaine à venir, sélectionnez Connecter le calendrier.
Sur la page Applications connectées, choisissez Outlook ou Google, vérifiez les permissions et complétez la connexion avec votre fournisseur.
Revenez à l’Accueil. Vos réunions de la semaine apparaissent dans La semaine à venir, avec les 1:1, les réunions de groupe et tout le reste. Si le widget affiche encore l’invite de connexion, sélectionnez Actualiser.

Si votre connexion expire, l’Accueil et les pages Meetings affichent une invite Reconnecter mon calendrier. Tant que vous ne vous reconnectez pas, l’agent ne peut ni lire ni réserver de réunions.

Réserver une réunion

Décrivez la réunion dont vous avez besoin, et l’Agent Workleap propose des heures qui conviennent à toutes les personnes invitées.

Connectez-vous à Workleap et allez à l’Accueil. Sélectionnez Gérer le calendrier, puis Réserver une réunion. Vous pouvez aussi ouvrir l’agent de n’importe où et écrire votre demande.
Décrivez ce dont vous avez besoin dans vos mots : « Planifie un 1:1 avec Madek », « Trouve une plage pour nous quatre la semaine prochaine » ou « Réserve mon 1:1 avec Madek mardi à 10 h pour 30 minutes ». Si vous ne donnez rien à l’agent, il demande qui inviter et de quoi il s’agit.
L’agent vous dit ce qui existe déjà dans votre calendrier, puis propose des plages vérifiées, généralement trois, chacune avec le jour, l’heure, la durée, la récurrence et la date de début.
Sélectionnez la plage que vous voulez.
L’agent la réserve et confirme le sujet, la date et l’heure, la récurrence et les personnes invitées. Chaque personne invitée reçoit l’invitation dans son propre calendrier, et La semaine à venir s’actualise.

Si vous nommez une heure, l’agent vérifie quand même les disponibilités de tout le monde et vous signale les conflits avant de réserver. Si vous n’en nommez pas, il cherche et revient avec des options ; il n’invente jamais d’heure.

Insight de l’Agent Workleap : L’agent propose, vous décidez. Rien n’est créé, déplacé ni annulé dans un calendrier avant votre confirmation, parce qu’un changement de calendrier atteint les calendriers des autres.

Mettre en place une cadence de 1:1 avec votre équipe

Demandez une cadence pour l’ensemble de vos employés, et l’Agent Workleap réserve un 1:1 récurrent par personne.

Connectez-vous à Workleap et allez à l’Accueil. Sélectionnez Gérer le calendrier, puis Planifier les 1:1 manquants. Dans Équipe > Meetings, la bannière qui liste les employés sans 1:1 à venir offre la même chose.
Indiquez la cadence : « Je veux rencontrer chaque membre de mon équipe toutes les deux semaines pendant 30 minutes. »
L’agent traite vos employés un à la fois et propose une plage récurrente pour chacun.
Confirmez chaque réservation. Si l’agent s’arrête avant d’avoir terminé, il nomme les personnes qui restent.

Chaque 1:1 récurrent que vous organisez reçoit un ordre du jour dans Workleap avant chaque occurrence. Voir Comment préparer un 1:1 avec l’Agent Workleap ?

Déplacer ou annuler une réunion

Dites à l’Agent Workleap ce que vous voulez changer. Il trouve la réunion existante et la modifie plutôt que d’en créer une seconde à côté.

Ouvrez l’agent.
Dites ce que vous voulez : « Déplace mon 1:1 avec Madek à 15 h », « Rends-le aux deux semaines » ou « Annule le sync de jeudi ».
Si plusieurs réunions pourraient correspondre, l’agent vous demande laquelle avant de toucher à quoi que ce soit.
Pour une nouvelle heure, il propose des options vérifiées, comme pour une nouvelle réservation.
Confirmez. L’agent applique le changement, vous dit exactement ce qu’il a modifié, et les personnes invitées sont avisées.

L’annulation dépend de votre rôle dans la réunion. Si vous l’avez organisée, l’annulation met fin à la réunion pour toutes les personnes invitées. Si quelqu’un d’autre l’a organisée, l’annulation vous en retire seulement ; la réunion a lieu sans vous. L’agent vous dit lequel des deux cas s’applique avant votre confirmation. Il n’y a pas de retour en arrière.

Déplacer un 1:1 récurrent conserve ses ordres du jour et ses récapitulatifs dans Workleap ; ils suivent la série à ses nouvelles heures.

Comment l’Agent Workleap choisit les heures qu’il propose

Workleap encode un ensemble de bonnes pratiques de réunion sous forme d’instructions que l’Agent Workleap suit chaque fois qu’il bâtit une proposition, pour que vous obteniez une heure défendable plutôt que le premier trou de la journée.

Toutes les personnes invitées doivent être libres, selon le calendrier de chacune.
Les heures de travail et le fuseau horaire de chaque personne sont respectés, et une proposition ne chevauche jamais l’heure du dîner.
Le milieu de la matinée, du mardi au jeudi, est privilégié. Les lundis, les vendredis, la fin de journée et la plage juste après le dîner sont évités.
Une plage récurrente protégée vaut mieux qu’une rencontre ponctuelle. Quand les deux conviendraient, une série récurrente est proposée, même jour et même heure à chaque cycle.
La cadence suit la personne : une nouvelle recrue, un nouveau rôle ou un nouveau gestionnaire obtient une proposition hebdomadaire (deux fois par semaine au début) ; un employé établi, hebdomadaire ou aux deux semaines ; une grande équipe ou un employé senior autonome, aux deux semaines, mensuel au plus ; une personne en difficulté ou en plein changement reste hebdomadaire ; un skip-level est mensuel à trimestriel ; un 1:1 avec votre propre gestionnaire suit la cadence déjà en place.
La durée suit le type : 30 minutes pour un suivi simple, une nouvelle recrue ou un skip-level ; 45 minutes pour la définition d’objectifs ; 45 à 60 pour une conversation de développement ou de performance ; 30 à 45 pour une conversation difficile.
Les options sont réparties sur des jours différents, trois à la fois.
L’invitation est nommée pour ce qu’elle est : 1:1 Alex / Jordan pour un 1:1, Engineering weekly sync pour une réunion d’équipe, en ligne avec un lien Teams ou Meet.

Quand rien ne convient à l’intérieur de la journée de travail de tout le monde, l’agent propose l’option la plus proche et vous dit de qui la journée est dépassée, et de combien. Vous pouvez toujours nommer une heure hors de ces limites ; il la réserve. Tout ce que vous dites dans la conversation remplace ces valeurs par défaut pour cette demande.

Remarque : Les administrateurs peuvent ajuster ces instructions pour l’organisation à partir de Admin > Agent > Compétences > Organiser des réunions, pour que l’agent planifie à la manière dont vos équipes travaillent. Voir Comment définir les gabarits et les consignes de réunion pour mon organisation, en tant qu’administrateur ?

Réserver une réunion délicate

Décrivez la réunion simplement, et l’Agent Workleap reconnaît de lui-même qu’elle est délicate : un départ, une promotion non annoncée, une conversation salariale, une conversation de performance, une conversation difficile. L’invitation atteint l’autre personne avant que vous lui ayez parlé, alors l’agent vous demande quel sujet mettre sur l’invitation et garde la raison hors de l’événement.

Ouvrez l’agent et décrivez la réunion : « Réserve un moment pour annoncer son départ à David », « Je dois parler de son augmentation à Priya ».
L’agent propose des plages adaptées au type : une conversation difficile dans les 48 heures, avec du tampon de part et d’autre ; un départ en début de semaine.
Choisissez une plage. L’agent vous demande quel sujet vous voulez sur l’invitation et suggère 1:1 Alex / Jordan quand vous vous rencontrez déjà. Rien dans la description ne nomme la raison.
Si la conversation a lieu dans une salle, dites-le. L’agent la réserve avec un lieu et sans lien Teams ou Meet, et n’invite que les personnes concernées.
Confirmez. L’agent réserve la réunion et confirme l’événement tel qu’il est maintenant.

Vous n’avez jamais à signaler qu’une conversation est confidentielle ; l’agent le lit dans votre demande.

Limites et solutions

Seul l’organisateur peut modifier une réunion. Si quelqu’un d’autre l’a créée, l’agent peut vous en retirer, mais ne peut ni la déplacer ni changer les personnes invitées. Demandez à l’organisateur, ou réservez une nouvelle réunion.
La liste d’invités est remplacée, non complétée. Quand vous changez les personnes invitées, nommez toutes celles qui doivent être présentes ensuite. Les personnes omises sont désinvitées et avisées.
Une série récurrente ne peut pas devenir une réunion unique par modification. Annulez la série et réservez une rencontre ponctuelle.
Votre calendrier est la source de vérité. Les changements faits directement dans Outlook ou Google priment, et l’agent lit à partir de là.
Sans calendrier connecté, rien ne fonctionne. Il n’y a pas de planification manuelle dans Workleap ; chaque réunion est créée par votre calendrier connecté.

Comment organiser des réunions avec l’Agent Workleap ?