Attention : Cet article fait référence à une version héritée de Pingboard.
Pour configurer les importations automatiques de CSV, vous aurez besoin de :
Un accès administrateur à un serveur SFTP.
Les identifiants de connexion à ce serveur pour que Pingboard puisse se connecter.
Un fichier CSV des données des employés, que vous conserverez sur le serveur SFTP.
Remarque : Vous apportez de grands changements à vos données dans Pingboard ? Envisagez de télécharger un Rapport Complet avant de finaliser votre configuration. Ce rapport servira de sauvegarde de votre compte pour revenir en arrière en cas d'accidents de correspondance ou de surprises lors de votre synchronisation.
Il y a 3 étapes pour configurer une Importation Automatique de CSV.
Étape 1 : Connectez-vous à votre serveur SFTP
Cliquez sur Paramètres > Modules.
Sélectionnez Importation Automatique de CSV.
Allez à l'onglet Paramètres.
Entrez l'adresse de votre serveur SFTP dans le champ Adresse du Serveur.
Entrez les identifiants de Nom d’utilisateur et Mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre serveur.
Sous Chemin vers le Fichier CSV, entrez le chemin spécifique vers votre fichier (assurez-vous d'inclure le nom et l'extension du fichier).
Assurez-vous que les informations que vous avez saisies sont correctes. Ensuite, sélectionnez Connecter pour vous connecter au serveur et importer les données du fichier CSV.
Remarque : Si nous ne pouvons pas nous connecter à votre serveur ou suivre le chemin de fichier que vous avez saisi, vous verrez des erreurs sous ces champs. Corrigez les erreurs pour que nous puissions nous connecter et trouver votre fichier, puis sélectionnez Continuer pour continuer.
Étape 2 : Définissez vos Règles d'Importation
Choisissez les modifications que vous souhaitez apporter à votre compte Pingboard en utilisant le fichier CSV.
Mettre à jour les employés existants dans Pingboard - Cocher cette case signifie que Pingboard mettra à jour les profils des employés existants s'il trouve de nouvelles données ou des données mises à jour pour eux dans votre fichier CSV. Pingboard fait correspondre les employés de votre fichier CSV à leurs profils existants dans Pingboard en fonction de l'identifiant unique que vous avez choisi (Vous choisirez un identifiant unique à l'étape suivante). Cette option est activée par défaut.
Ajouter de nouveaux employés à Pingboard - Cocher cette case signifie que Pingboard créera des profils pour les employés qu'il trouve dans le fichier CSV qui ne sont pas encore dans votre compte. Cette option est activée par défaut.
Supprimer les employés de Pingboard qui ne sont pas dans cet import - Cocher cette case signifie que Pingboard supprimera les profils des employés de Pingboard s'il ne peut pas les trouver dans votre feuille de calcul CSV. Pingboard fait correspondre les employés existants dans votre compte à l'identifiant unique que vous sélectionnez dans votre fichier CSV, comme l'adresse courriel. Si un employé existe dans Pingboard mais que Pingboard ne le trouve pas dans votre fichier CSV, il sera supprimé. Vous ne devez sélectionner cette option que si la feuille de calcul que vous avez téléchargée est la source actuelle de vérité pour vos données d'employés.
Indiquez à Pingboard quelle colonne de votre CSV il doit utiliser pour faire correspondre les employés de votre feuille de calcul à leurs profils existants dans Pingboard.
Email - Correspond aux profils existants par leur champ Email dans Pingboard (recommandé).
Nom - Correspond aux profils existants par leur Prénom et Nom dans Pingboard. Les noms dans votre CSV doivent correspondre exactement aux noms dans Pingboard pour être reconnus. Ce n'est pas la meilleure option pour vous si deux employés ou plus ont le même prénom et nom.
ID Utilisateur Pingboard - Correspond aux utilisateurs par leur ID Utilisateur Pingboard unique, téléchargeable depuis la page Rapports dans Pingboard.
Champ Personnalisé - Correspond aux utilisateurs par l'un de vos champs personnalisés. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés de texte, de nombre ou d'email.
Faire Correspondre les Champs : Indiquez à Pingboard où placer les données des employés de votre feuille de calcul en utilisant les menus déroulants pour faire correspondre chaque Colonne CSV à gauche à son Champ Pingboard cible à droite.
Utilisez les colonnes du milieu pour choisir comment vous souhaitez mettre à jour chaque champ :
Mettre à jour si Vide - Les données CSV ne seront importées que dans les champs vides. Cela signifie que si un employé a déjà des données dans un champ dans Pingboard (comme le Titre du Poste), votre importation ne mettra pas à jour ou ne modifiera pas ces données.
Écraser - Les données existantes dans Pingboard sont écrasées et remplacées par les données de votre CSV. Gardez à l'esprit que s'il y a des lignes vides dans votre fichier CSV, elles effaceront les données existantes dans ce champ Pingboard lorsque vous choisissez "Écraser".
Une fois que vous avez terminé de faire correspondre les champs, sélectionnez Continuer.
Astuce : Faites défiler le nom de n'importe quelle colonne sur le côté gauche de la page pour voir les données des premières lignes de cette colonne.
Astuce : Nous utilisons les mêmes identifiants uniques pour identifier les profils existants et pour identifier et faire correspondre les managers à leurs employés – les mêmes comportements et règles pour les types d'ID uniques ci-dessus s'appliquent à la colonne "Rapporte à" dans votre feuille de calcul.
Note : Lorsque l'option de remplacement est sélectionnée, les cellules vides d'une colonne de votre CSV effacent les données existantes de ce champ dans Pingboard. Par exemple, une colonne "Emplacement" vide dans votre CSV importé effacera les données d'emplacement existantes dans Pingboard si le remplacement est sélectionné pour ce champ.
Étape 3 : Aperçu
Sur la page d'aperçu, assurez-vous que le résumé "Voici les changements" correspond aux nombres d'employés existants et nouveaux, d'emplacements, de groupes et d'employés supprimés que vous attendez de votre importation.
Si ces chiffres ne correspondent pas à vos attentes, vérifiez votre CSV pour des erreurs, et vérifiez spécifiquement que les données d'identifiant unique que vous avez choisies dans votre CSV correspondent à celles de Pingboard. Par exemple, si vous utilisez l'Email comme identifiant unique, vérifiez que l'email de chacun dans votre CSV correspond à leur Email existant dans Pingboard. S'il y a des erreurs dans les adresses courriel, Pingboard ne peut pas faire correspondre avec précision les données des employés dans le fichier CSV avec les données des employés déjà existantes dans votre compte, ce qui signifie que des employés peuvent être ajoutés ou supprimés alors que ce n'est pas votre intention.
S'il y a des erreurs répertoriées, sélectionnez Voir les erreurs pour voir un résumé de ce qui doit être corrigé et ce qui se passera si vous ignorez ces erreurs et continuez votre importation (Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV des erreurs que nous avons trouvées. Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez corriger les erreurs avant de terminer votre importation).
Vérifiez la section Champs correspondants pour vous assurer que votre correspondance et vos paramètres d'importation pour chaque champ sont corrects ; les champs correspondants avec une flèche bleue sont mis à jour s'ils sont vides, ceux avec une flèche orange seront remplacés par les données de votre CSV.
Lorsque vous êtes satisfait de votre aperçu, sélectionnez Importer.
Note : Lorsque vous faites correspondre des champs dans votre CSV aux champs existants dans Pingboard, ces "correspondances" seront enregistrées pour de futures importations. Nous vous recommandons de corriger toute erreur directement dans votre fichier CSV avant de continuer l'importation afin que ces erreurs ne se reproduisent pas.
Résultats
Votre importation peut prendre quelques minutes pour se terminer, n'hésitez donc pas à naviguer loin de la page pendant que nous importons vos données. Nous vous enverrons un courriel dès que l'importation sera terminée.
La page des résultats fournit un résumé du nombre d'enregistrements d'employés qui ont été mis à jour ou créés et du nombre de nouveaux Groupes et Emplacements qui ont été ajoutés.
La page des résultats indique également si des erreurs se sont produites lors de l'importation. Sélectionnez Voir les erreurs pour voir un résumé des lignes problématiques. Téléchargez le résumé pour apporter des corrections et réimporter ces données dans Pingboard en sélectionnant Commencer l'exportation.
Astuce : Accédez à l'onglet Paramètres de votre intégration d'importation CSV automatique pour voir les résultats des importations précédentes.
Si vous avez des questions ou besoin d'aide, veuillez contacter notre équipe d’assistance. Nous sommes prêts à vous aider !