En tant qu’administrateur, vous pouvez importer une feuille de calcul .CSV contenant les informations des employés en allant sur la page de synchronisation et d’import (Paramètres > Synchronisation et import de données) et en sélectionnant Importer des données d’employés. Le processus d’importation comporte 3 étapes :
1 : Téléversement
Sur la page d’importation, faites glisser un fichier CSV depuis votre ordinateur dans la zone d’import, ou cliquez sur Choisir un fichier pour ouvrir l’explorateur de fichiers de votre ordinateur.
Attendez que votre fichier soit chargé, puis cliquez sur Continuer.
2 : Configuration
Choisissez les modifications que vous souhaitez apporter à votre compte Pingboard à l’aide du fichier CSV.
Mettre à jour les employés existants dans Pingboard – Cocher cette case signifie que Pingboard mettra à jour les profils des employés existants s’il trouve de nouvelles données ou des données modifiées pour eux dans votre fichier CSV. Pingboard effectue les correspondances des employés de votre fichier CSV avec leurs profils existants dans Pingboard en fonction de l’identifiant unique que vous aurez choisi (vous le sélectionnerez à l’étape suivante). Cette option est activée par défaut.
Ajouter de nouveaux employés à Pingboard – Cocher cette case signifie que Pingboard créera des profils pour les employés trouvés dans le fichier CSV qui ne sont pas encore dans votre compte. Cette option est activée par défaut.
Supprimer les employés de Pingboard qui ne sont pas dans cet import – Cocher cette case signifie que Pingboard supprimera les profils d’employés de Pingboard s’il ne les trouve pas dans votre feuille de calcul CSV. Pingboard fait la correspondance des employés existants dans votre compte avec l’identifiant unique que vous sélectionnez dans votre fichier CSV, comme l’adresse courriel. Si un employé existe dans Pingboard mais n’est pas trouvé dans votre fichier CSV, il sera supprimé. Vous ne devez sélectionner cette option que si la feuille de calcul que vous avez téléchargée est la source de référence actuelle pour vos données d’employés.
Indiquez à Pingboard quelle colonne de votre CSV il doit utiliser pour faire la correspondance entre les employés de votre feuille de calcul et leurs profils existants dans Pingboard.
Courriel – Fait la correspondance des profils existants par leur champ Adresse courriel dans Pingboard (recommandé).
Nom – Fait la correspondance des profils existants par leur prénom et nom dans Pingboard. Les noms dans votre CSV doivent correspondre exactement à ceux dans Pingboard, y compris le format ([prénom nom]). Ce n’est pas la meilleure option si deux employés ou plus ont le même prénom et nom.
ID utilisateur Pingboard – Fait la correspondance des utilisateurs par leur identifiant utilisateur Pingboard unique, téléchargeable depuis la page Rapports dans Pingboard.
Champ personnalisé – Fait la correspondance des utilisateurs par l’un de vos champs personnalisés. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés de type texte, nombre ou courriel.
Correspondance des champs : Indiquez à Pingboard où placer les données des employés de votre feuille de calcul en utilisant les menus déroulants pour faire la correspondance entre chaque colonne CSV à gauche et le champ Pingboard cible à droite.
Utilisez les colonnes du milieu pour choisir comment vous souhaitez mettre à jour chaque champ
Mettre à jour si vide – Les données du CSV ne seront importées que dans les champs vides. Cela signifie que si un employé a déjà une donnée dans un champ dans Pingboard (comme le poste), votre importation ne modifiera pas cette donnée.
Écraser – Les données existantes dans Pingboard sont écrasées et remplacées par celles de votre CSV. Gardez à l’esprit que si votre fichier CSV contient des lignes vides, elles effaceront les données existantes dans ce champ de Pingboard si vous choisissez « Écraser ».
Une fois la correspondance des champs terminée, cliquez sur Continuer.
Astuce : Survolez le nom de n’importe quelle colonne à gauche dans la section de correspondance des champs pour voir les données des premières lignes de cette colonne.
Astuce : Pour faire correspondre correctement les employés à leurs gestionnaires lors de l’import, faites la correspondance d’une colonne contenant soit les adresses courriel des gestionnaires (idéal), soit leurs noms complets au format « prénom nom », soit leurs identifiants utilisateur Pingboard avec le champ « Rapporte à » dans Pingboard.
3 : Aperçu
Remarque : Vous prévoyez de faire d’importantes modifications à vos données dans Pingboard ? Pensez à télécharger un rapport complet avant de finaliser votre import. Ainsi, vous aurez une sauvegarde en cas d’erreur de correspondance lors de votre dernier téléversement.
Sur la page d’aperçu, vérifiez que le résumé "Voici les modifications" correspond bien au nombre d’employés existants et nouveaux, de lieux, de groupes et d’employés supprimés que vous attendez de votre import.
Si ces chiffres ne correspondent pas à vos attentes, vérifiez votre CSV pour détecter d’éventuelles erreurs, et assurez-vous que les données de l’identifiant unique choisi dans votre CSV correspondent à celles de Pingboard. Par exemple, si vous utilisez l’adresse courriel comme identifiant unique, vérifiez que chaque adresse courriel dans votre CSV correspond à celle existante dans Pingboard. En cas d’erreur dans les adresses courriel, Pingboard ne pourra pas faire la correspondance correctement entre les données des employés du CSV et celles déjà présentes dans votre compte, ce qui pourrait entraîner l’ajout ou la suppression d’employés de façon non souhaitée.
Si des erreurs sont listées, cliquez sur Afficher les erreurs pour voir un résumé de ce qui doit être corrigé et ce qui se passera si vous ignorez ces erreurs et poursuivez l’import (cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV des erreurs trouvées. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez corriger les erreurs avant de finaliser l’import).
Vérifiez la section Champs correspondants pour vous assurer que votre correspondance et vos paramètres d’import pour chaque champ sont corrects ; les champs associés à une flèche bleue seront mis à jour s’ils sont vides, ceux avec une flèche orange seront écrasés par les données de votre CSV.
Lorsque vous êtes satisfait de l’aperçu, cliquez sur Importer.
Astuce : Si vous cherchez à trouver des différences entre les adresses courriel ou les noms dans votre CSV et ceux dans Pingboard, exportez un rapport depuis notre section Rapports pour comparer avec votre fichier.
Résultats
Votre import peut prendre quelques minutes à se terminer, n’hésitez donc pas à quitter la page pendant que Pingboard met à jour votre compte. Nous vous enverrons un courriel dès que l’import sera terminé.
La page des résultats fournit un résumé du nombre de fiches employés mises à jour, créées ou supprimées, ainsi que le nombre de nouveaux groupes, lieux et départements ajoutés.
Si des erreurs sont survenues lors de l’import, vous verrez une notification à ce sujet – cliquez sur Afficher les erreurs pour voir un résumé des lignes de votre feuille de calcul qui comportaient des erreurs. Sélectionnez Lancer l’exportation pour télécharger ce résumé, corriger les erreurs et les réimporter dans Pingboard.
Si vous avez des questions ou besoin d’aide, veuillez contacter notre équipe d’assistance. Nous sommes là pour vous aider !