La gestion de vos membres et équipes sur Officevibe peut se faire facilement via l’onglet d’approvisionnement en masse en utilisant notre fichier Excel téléchargeable.

Voici comment créer et remplir votre fichier pour garantir le succès de l’importation !

En tant qu’administrateur, allez dans Paramètres > Approvisionnement en masse. Ensuite, accédez à l’onglet d’approvisionnement en masse, qui se trouve dans la section Gestion des membres et des équipes. Cliquez sur Télécharger le fichier.

Si une intégration est configurée, vous devrez d’abord la désactiver. Cela vous permettra d’apporter des modifications manuellement. Par la suite, vous pourrez réactiver l’intégration, mais gardez à l’esprit qu’une intégration d’approvisionnement active pourrait écraser vos modifications manuelles.

Le fichier peut être utilisé après votre première importation pour garder votre liste de membres à jour. Vous devrez télécharger le fichier depuis Officevibe chaque fois que vous souhaitez apporter des modifications.

Lorsque vous téléchargez le fichier, vous obtenez un document Excel avec tous les détails actuels des membres de votre compte :

Courriel : L’adresse courriel du membre (en minuscules). Ce sera le nom d’utilisateur du membre. Pour changer l’adresse courriel d’un membre, consultez la procédure ici.

Prénom : Le prénom du membre.

Nom de famille : Le nom de famille du membre.

Titre (optionnel) : Le poste du membre ; les membres peuvent ajouter leur titre dans Mes paramètres.

Adresse courriel du gestionnaire immédiat (optionnel) : L’adresse courriel (en minuscules) du gestionnaire immédiat du membre sera utilisée pour créer les équipes. Tous devraient avoir un superviseur sauf le PDG.

Remarque : Si vous souhaitez ajouter le membre à plusieurs équipes, vous devrez le faire manuellement
dans l’application ou via une importation CSV.

Important : Les membres désactivés manuellement dans l’application ne seront pas réactivés par l’option d’approvisionnement en masse (y compris via CSV et intégrations).

Langue préférée (optionnel) : Langue du sondage. Voici les options :

Contact par SMS : Indique si Officevibe peut envoyer des messages SMS au membre. Vous devrez également fournir un numéro de téléphone mobile dans la colonne suivante pour que cela fonctionne.

Les autres colonnes correspondent aux propriétés que vous devez d’abord définir dans l’application : Propriétés des membres Officevibe.

Les propriétés de type date doivent être au format suivant : AAAA-MM-JJ (avec les tirets).

Une fois que vous avez saisi les informations des membres que vous souhaitez inviter, vous pouvez enregistrer votre fichier au format .xlsx. Maintenant que votre fichier est prêt, vous pouvez le déposer dans la section « Glisser-déposer ».

Si c’est votre première importation, vous pouvez créer des membres pour les inviter plus tard ou les inviter directement par courriel. Pour cela, allez dans Paramètres > Organisation. Ensuite, activez ou désactivez cette option : Une fois les membres créés, les inviter automatiquement à Officevibe.

Lorsque vous tentez d’importer le fichier Excel, un aperçu des modifications apportées au compte ainsi que des erreurs éventuelles dans votre document s’affichera.

Si c’est votre première importation, vous devrez finaliser la structure organisationnelle manuellement dans l’application en combinant des équipes (ex : équipe A + équipe B + équipe C = Département ABC).

Si vous cliquez sur « VOIR », vous aurez le détail de toutes les modifications et/ou erreurs.

Les membres désactivés manuellement dans l’application ne seront pas réactivés par l’option d’approvisionnement en masse (y compris via CSV et intégrations).