Gérer vos membres et équipes sur Officevibe peut se faire facilement via l'onglet Approvisionnement en masse en utilisant notre fichier Excel téléchargé.

Voici comment créer et remplir votre fichier pour garantir le succès de l'importation !

En tant qu'administrateur, allez dans Paramètres > Approvisionnement en masse. Ensuite, allez dans l'onglet Approvisionnement en masse, qui se trouve dans la section Gestion des membres et des équipes. Cliquez sur Télécharger le fichier.

Si l'intégration est configurée, vous devrez d'abord désactiver l'intégration. Cela vous permettra d'appliquer des modifications manuellement. Ensuite, vous pourrez réactiver l'intégration, mais gardez à l'esprit qu'une intégration d'approvisionnement active pourrait écraser vos modifications manuelles.

Le fichier peut être utilisé après votre première importation pour garder votre liste de membres à jour. Vous devrez télécharger le fichier depuis Officevibe chaque fois que vous souhaitez apporter des modifications.

Lorsque vous avez téléchargé le fichier, vous obtiendrez un document Excel avec tous les détails actuels des membres de votre compte :

Email : L'adresse courriel du membre (en minuscules). Ce sera le nom d'utilisateur du membre. Pour changer l'adresse courriel d'un membre, consultez la procédure ici.

Prénom : Le prénom du membre.

Nom de famille : Le nom de famille du membre.

Titre (facultatif) : Le titre du poste du membre ; les membres peuvent ajouter des titres de poste dans leurs paramètres personnels.

Email du responsable direct (facultatif) : L'adresse courriel (en minuscules) du responsable direct du membre sera utilisée pour créer des équipes. Tous doivent avoir un superviseur sauf le PDG.

Note : Si vous souhaitez ajouter le membre à plusieurs équipes, vous devrez le faire manuellement
dans l'application ou via une importation CSV.

Important : Les membres désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option en masse (y compris CSV et intégrations).

Langue préférée (facultatif) : Langue du sondage. Voici les options :

Contact par SMS : Si Officevibe peut envoyer des messages SMS au membre. Vous devrez également fournir un numéro de téléphone mobile dans la colonne suivante pour que cela fonctionne.

Les autres colonnes correspondent aux propriétés que vous devez d'abord définir dans l'application : Propriétés des membres Officevibe.

Les propriétés de date doivent être formatées comme suit : AAAA-MM-JJ (y compris les tirets).

Une fois que vous avez saisi les détails des membres que vous souhaitez inviter, vous pouvez enregistrer votre fichier au format .xlsx. Maintenant que votre fichier est prêt, vous pouvez le télécharger dans la section 'Glisser & Déposer'.

Si c'est votre première importation, vous pouvez créer des membres pour les inviter plus tard ou les inviter directement par courriel. Pour ce faire, allez dans Paramètres > Organisation. Ensuite, activez ou désactivez cette option : Une fois les membres créés, les inviter automatiquement à Officevibe.

Lorsque vous tentez de télécharger le fichier Excel, vous serez informé des modifications que le document apportera dans le compte et de toute erreur dans votre document.

Si c'est votre première importation, vous devrez finaliser la structure organisationnelle manuellement dans l'application en combinant des équipes (ex : équipe A + équipe B + équipe C = Département ABC).

Si vous cliquez sur "VOIR," vous aurez les détails de toutes les modifications et/ou erreurs.

Les membres qui sont désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option en masse (y compris CSV et intégrations).