Workleap utilise les équipes et les segments pour vous aider à organiser les employés en groupes pertinents. Ces groupes permettent de filtrer les résultats des sondages, d’attribuer des responsabilités et de gérer les paramètres propres à chaque équipe.
Qu’est-ce qu’une équipe ?
Les équipes sont le principal moyen de regrouper les employés qui collaborent étroitement.
Chaque employé doit appartenir à au moins une équipe.
Les employés peuvent faire partie de plusieurs équipes.
Chaque équipe a un gestionnaire immédiat responsable de consulter les résultats et de prendre des mesures.
Les équipes facilitent la communication ciblée, le feedback et la production de rapports.
Vous pouvez organiser les équipes selon le département, la fonction, l’emplacement ou toute autre structure pertinente.
Types d’équipes
Il existe deux types d’équipes dans Workleap Officevibe :
Équipes manuelles : créées en assignant manuellement des employés. Les administrateurs choisissent les membres de l’équipe et effectuent les mises à jour nécessaires.
Équipes fondées sur des règles : utilisent des règles dynamiques pour inclure des employés selon certains critères (ex. : département, emplacement ou propriétés personnalisées). L’appartenance est mise à jour automatiquement en fonction des règles définies.
Les deux types d’équipes fonctionnent de la même manière pour les rapports et la visibilité des sondages. La différence réside dans la façon dont les membres sont ajoutés.
Équipes privées
En plus des types d’équipes standards, vous pouvez aussi créer des équipes privées, visibles uniquement par les administrateurs et les dirigeants ayant accès à tous les produits. Les équipes privées permettent de gérer des situations sensibles ou confidentielles en toute discrétion.
Remarque : Pour le moment, les équipes privées ne sont disponibles que dans Workleap Pingboard.
Quand utiliser les équipes privées :
Vous devez créer un groupe dans Pingboard qui n’est pas visible par les autres utilisateurs.
Vous souhaitez gérer des réorganisations, des groupes DÉIA ou des équipes RH internes sans en informer les membres.
Vous avez besoin de plus de contrôle et de confidentialité que ce que les segments permettent.
À savoir :
Les équipes privées sont actuellement disponibles uniquement dans Pingboard.
Seuls les administrateurs et les dirigeants ayant accès à tous les produits peuvent voir ou gérer les équipes privées.
Les membres d’une équipe privée ne reçoivent aucune notification et ne peuvent pas voir l’équipe.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à une équipe privée manuellement ou automatiquement à l’aide de règles.
Les équipes privées n’ont pas de gestionnaire et ne peuvent pas inclure de sous-équipes.
Remarque : Une équipe standard ne peut pas devenir privée une fois créée.
Qu’est-ce qu’un segment ?
Les segments sont des regroupements personnalisés et flexibles utilisés pour filtrer et analyser les données à travers votre organisation.
Les employés peuvent appartenir à plusieurs segments.
Les segments n’ont pas de gestionnaire immédiat.
Les segments servent uniquement à filtrer les résultats de sondages et les rapports.
Exemples courants de segments : niveau d’emploi, emplacement, ancienneté, projets interfonctionnels.
Équipes et segments : pratiques recommandées
Créez des équipes selon les relations hiérarchiques ou la collaboration quotidienne.
Utilisez les segments pour refléter des caractéristiques comme l’emplacement ou le niveau hiérarchique.
Gardez une nomenclature cohérente pour faciliter le filtrage.
Mettez à jour régulièrement les équipes et les segments selon les changements organisationnels.
Qui peut gérer les équipes et segments ?
Les administrateurs peuvent créer, modifier et supprimer des équipes et des segments.
Les gestionnaires immédiats peuvent uniquement consulter et gérer leur propre équipe.
Les employés ne peuvent pas modifier ni gérer les équipes ou les segments.
Créer une équipe manuelle
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Équipes dans le menu latéral.
Cliquez sur Créer une équipe.
Entrez un nom d’équipe et assignez un gestionnaire immédiat.
Sélectionnez Manuel comme type d’équipe.
Ajoutez des employés à l’équipe.
Cliquez sur Enregistrer.
Créer une équipe fondée sur des règles
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Équipes dans le menu latéral.
Cliquez sur Créer une équipe.
Entrez un nom d’équipe et assignez un gestionnaire immédiat.
Sélectionnez Basé sur des règles comme type d’équipe.
Définissez une ou plusieurs règles selon les attributs des employés (ex. : le département est « Marketing »).
Choisissez si les membres doivent répondre à toutes les règles ou à au moins une.
Cliquez sur Aperçu des membres pour voir les employés inclus.
Cliquez sur Enregistrer.
Les employés qui correspondent aux règles sont automatiquement ajoutés à l’équipe. Si leurs propriétés changent, leur appartenance est mise à jour automatiquement.
Remarque : Contrairement aux équipes manuelles, les équipes fondées sur des règles ne peuvent pas avoir de sous-équipes.
Modifier une équipe
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Équipes dans le menu latéral.
Sélectionnez l’équipe à modifier.
Mettez à jour le nom, le gestionnaire, les utilisateurs (pour les équipes manuelles) ou les règles (pour les équipes fondées sur des règles).
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer une équipe
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Équipes dans le menu latéral.
Trouvez et sélectionnez l’équipe à supprimer.
Cliquez sur Supprimer l’équipe.
Confirmez la suppression.
Attention : Chaque employé doit appartenir à au moins une équipe. Pour éviter les lacunes, réattribuez les employés à une autre équipe avant de supprimer une équipe.
Créer un segment
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Segments dans le menu latéral.
Cliquez sur Créer un segment.
Entrez un nom de segment.
Définissez les règles et les propriétés du segment (les utilisateurs sont ajoutés automatiquement s’ils correspondent aux critères).
Cliquez sur Enregistrer.
Modifier un segment
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Segments dans le menu latéral.
Sélectionnez le segment à modifier.
Mettez à jour les règles et les propriétés du segment.
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un segment
Ouvrez les paramètres Workleap, puis sélectionnez Segments dans le menu latéral.
Trouvez et sélectionnez le segment à supprimer.
Cliquez sur Supprimer le segment.
Confirmez la suppression.
Remarque : Supprimer un segment n’affecte pas les profils ou les accès des employés. Cela supprime uniquement l’option de filtrage dans les rapports et les tableaux de bord.