Utilisez cet article pour ajouter des personnes à Workleap, indiquer à qui elles se rapportent et les inviter à se connecter. Vous pouvez inviter des personnes par courriel ou par texto, ou créer leur profil maintenant et les inviter plus tard.

Remarque : les administrateurs et les cadres peuvent ajouter des personnes à partir de la page Gérer les personnes. Seuls les administrateurs peuvent importer des personnes depuis un fichier ou gérer une synchronisation des personnes.

Avant de commencer : connectez-vous à Workleap avec le rôle d’administrateur ou de cadre.

Choisir comment ajouter des personnes

Workleap vous offre trois façons d’ajouter des personnes. La bonne dépend du nombre de personnes à ajouter et de l’endroit où se trouvent vos données d’employés.

Synchroniser les personnes (recommandé) depuis votre SIRH (système d’information des ressources humaines), Google Workspace, Microsoft 365 ou Slack. Une synchronisation tient toute votre organisation à jour automatiquement, y compris qui se rapporte à qui. Consultez Comment fonctionne la synchronisation des personnes dans Workleap ?
Ajouter des personnes manuellement à partir de la page Gérer les personnes. C’est idéal pour quelques personnes à la fois, ou si vous n’utilisez pas de synchronisation. Les étapes sont décrites dans cet article.
Importer des personnes depuis un fichier pour en ajouter plusieurs à la fois sans synchronisation. Consultez Import de masse.

La configuration d’une synchronisation des personnes et l’importation depuis un fichier ne sont pas encore offertes dans Workleap. Elles s’ouvrent donc dans Workleap Classic. Lorsque vous sélectionnez Gérer la synchronisation ou Importer depuis un fichier, le message Un petit détour s’affiche. Sélectionnez Continuer dans Workleap Classic pour gérer le paramètre. Rien ne sera perdu.

Si vous prévoyez configurer une synchronisation des personnes, assurez-vous que chaque personne ajoutée manuellement a la même adresse courriel dans Workleap et dans votre outil source. La première synchronisation associe les personnes par leur adresse courriel. Ensuite, les personnes que vous ajoutez manuellement restent dans Workleap lorsque la synchronisation s’exécute.

Inviter des personnes par courriel

Inviter des personnes par courriel crée leur profil Workleap et envoie à chacune une invitation par courriel pour se connecter.

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Sélectionnez Ajouter des personnes, puis Inviter par courriel.
Dans Adresses courriel, entrez jusqu’à 50 adresses, séparées par des virgules.
Dans Gestionnaire, sélectionnez la personne à qui ces personnes se rapportent. Tout le lot reçoit le même gestionnaire, et vous pourrez le changer plus tard dans le profil de chaque personne.
Sélectionnez Continuer.
Sous Permissions, tout le monde reçoit l’accès employé standard. Pour en accorder davantage, sélectionnez Administrateur, Cadre ou Collaborateur. Pour savoir ce que chaque rôle peut faire, consultez Que peut voir et faire chaque rôle dans Workleap ?
Sélectionnez Envoyer l’invitation (ou Envoyer [nombre] invitations).

Une confirmation s’affiche : Invitation envoyée ou Invitations envoyées à [nombre] personnes. Les personnes apparaissent dans la liste Gérer les personnes avec le statut Invitation envoyée.

Si une adresse courriel appartient déjà à une personne de votre organisation, un message sous le champ l’indique. Vous ne pouvez pas continuer avant de la retirer.

Inviter des personnes par texto

Inviter des personnes par texto crée leur profil Workleap et envoie à chacune un texto avec une invitation pour se connecter.

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Sélectionnez Ajouter des personnes, puis Inviter par texto.
Dans Numéros de téléphone, entrez jusqu’à 50 numéros, séparés par des virgules. Chaque numéro doit inclure l’indicatif de pays, par exemple +1 555 010 1234.
Dans Gestionnaire, sélectionnez la personne à qui ces personnes se rapportent.
Sélectionnez Continuer.
Sous Permissions, sélectionnez les rôles à accorder en plus de l’accès employé standard.
Sélectionnez Envoyer l’invitation (ou Envoyer [nombre] invitations).

S’il manque l’indicatif de pays, un message vous demande de l’ajouter. Si un numéro appartient déjà à une personne de votre organisation, un message l’indique. Vous ne pouvez pas continuer avant de corriger ou de retirer ce numéro.

Créer des personnes sans les inviter tout de suite

Créer des personnes sans les inviter prépare leur profil Workleap dès maintenant, pour que vous puissiez envoyer les invitations plus tard, par exemple le jour du lancement.

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Sélectionnez Ajouter des personnes, puis Inviter par courriel ou Inviter par texto.
Entrez jusqu’à 50 adresses courriel ou numéros de téléphone, séparés par des virgules.
Dans Gestionnaire, sélectionnez la personne à qui ces personnes se rapportent.
Sélectionnez Continuer.
Sous Permissions, sélectionnez les rôles à accorder en plus de l’accès employé standard.
Sélectionnez la flèche à côté de Envoyer l’invitation, puis Créer sans inviter.

Une confirmation s’affiche : Personne créée ou [nombre] personnes créées. Les personnes apparaissent dans la liste Gérer les personnes avec le statut Créé. Chaque personne créée sans invitation utilise quand même un siège. Pour l’inviter plus tard, utilisez Envoyer l’invitation dans la liste Gérer les personnes, comme décrit dans « Envoyer ou renvoyer une invitation » ci-dessous.

Envoyer ou renvoyer une invitation

Envoyer une invitation demande à une personne de se connecter à Workleap. Les personnes au statut Créé n’ont pas encore reçu d’invitation. Les personnes au statut Invitation envoyée ont reçu une invitation, mais ne se sont pas encore connectées. Un lien d’invitation est valide 7 jours à partir du dernier envoi.

Pour envoyer ou renvoyer une invitation à une personne :

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Ouvrez le menu à la fin de la ligne de la personne.
Sélectionnez Envoyer l’invitation ou Renvoyer l’invitation.

L’invitation part tout de suite et une confirmation s’affiche.

Pour envoyer ou renvoyer des invitations à plusieurs personnes :

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Cochez la case à côté de chaque personne.
Sélectionnez Plus, puis Envoyer l’invitation ou Renvoyer l’invitation.

Une confirmation indique combien d’invitations ont été envoyées. Les personnes dont le statut ne correspond pas à l’action sont ignorées.

Vous pouvez renvoyer une invitation à la même personne une fois toutes les 24 heures. Si elle en a reçu une au cours des dernières 24 heures, Workleap n’en envoie pas d’autre et affiche Invitation déjà envoyée récemment.

Ce que voient les personnes invitées

Une personne invitée reçoit un courriel ou un texto avec un lien pour rejoindre votre organisation dans Workleap. Le lien est valide 7 jours à partir du dernier envoi de l’invitation.

Lorsqu’elle sélectionne le lien, la page Configurons votre compte lui demande son prénom et, si elle le souhaite, son nom de famille. Si son compte a besoin d’un mot de passe, elle le crée sur la même page. Elle sélectionne ensuite Continuer pour se connecter.

Si le lien a expiré, elle voit Le lien d’invitation a expiré et peut sélectionner Renvoyer mon invitation, ou vous demander de la renvoyer à partir de Gérer les personnes.

Choisir le gestionnaire d’une personne

Le gestionnaire d’une personne définit sa ligne hiérarchique dans Workleap. Toute personne qui a au moins un subordonné direct obtient automatiquement l’accès gestionnaire, qui lui permet de voir les données des personnes de sa ligne hiérarchique.

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Sélectionnez la ligne de la personne pour ouvrir son profil.
Ouvrez l’onglet Poste.
Dans Informations d’emploi, sélectionnez une personne dans Gestionnaire.
Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Une confirmation s’affiche : Modifications enregistrées. Une personne ne peut pas être son propre gestionnaire.

Si votre organisation synchronise les gestionnaires depuis une intégration, le champ Gestionnaire est verrouillé. Pointez l’icône de verrou pour voir de quelle intégration il provient, puis changez le gestionnaire dans ce système.

Ajouter des personnes sans adresse courriel ni numéro de téléphone

Ajouter des personnes sans siège vous permet d’inclure des personnes qui n’ont pas d’adresse courriel ni de numéro de téléphone, ou qui n’ont pas besoin de se connecter. Ces personnes apparaissent dans le répertoire et l’organigramme, ne peuvent pas se connecter et n’utilisent aucun siège.

Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Gérer les personnes.
Sélectionnez Ajouter des personnes, puis Ajouter sans siège.
Dans Noms complets, entrez jusqu’à 50 noms, séparés par des virgules.
Dans Gestionnaire, sélectionnez la personne à qui ces personnes se rapportent.
Sélectionnez Ajouter des personnes.

Les personnes apparaissent dans la liste Gérer les personnes avec le statut Sans siège. Vous pouvez modifier ou retirer une personne sans siège, mais vous ne pouvez pas lui accorder de permissions ni lui envoyer d’invitation. Pour lui donner accès plus tard, retirez-la et invitez-la par courriel ou par texto.

Limites

Ces limites s’appliquent lorsque vous ajoutez des personnes à partir de Gérer les personnes :

Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 personnes à la fois, par courriel, par texto ou sans siège.
Une adresse courriel ou un numéro de téléphone qui appartient déjà à une personne de votre organisation ne peut pas être ajouté de nouveau.
Les numéros de téléphone doivent inclure l’indicatif de pays.
Vous pouvez renvoyer une invitation à la même personne une fois toutes les 24 heures.
Les liens d’invitation sont valides 7 jours à partir du dernier envoi.
Une personne sans siège ne peut pas être convertie en personne invitée. Retirez-la et invitez-la de nouveau.
Seuls les administrateurs peuvent importer depuis un fichier ou gérer une synchronisation des personnes. Ces deux options s’ouvrent dans Workleap Classic.

Comment ajouter des personnes à Workleap ?