L’Agent Workleap peut faire du travail récurrent pour vos gestionnaires selon un horaire, sans qu’aucun gestionnaire ait à le demander ou à le configurer. Chacune de ces tâches planifiées est une routine. Le Workleap Brief en est une : chaque semaine, il présente à chaque gestionnaire le travail qui l’attend, avec la source de chaque tâche et des brouillons à approuver.

En tant qu’administrateur, vous configurez les routines une seule fois pour toute l’organisation. Activez le Workleap Brief, et chaque gestionnaire reçoit le sien chaque lundi à 9 h. Vous pouvez aussi créer une routine qui exécute une autre compétence chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, pour vos gestionnaires ou pour la direction.

Qui peut le faire : Seuls les administrateurs de l’organisation configurent les routines. Les dirigeants ne peuvent pas ouvrir ces paramètres. Chaque personne qui reçoit une routine peut la désactiver pour elle-même.

Qui reçoit une routine, et quand

Audience	Qui la reçoit
Gestionnaires	Toutes les personnes qui gèrent une équipe ou qui ont des subordonnés directs, et tous les dirigeants.
Direction	Les dirigeants seulement.
Tous les employés ou un segment	Non disponible. Une routine va seulement aux gestionnaires ou aux dirigeants.

Une routine arrive à 9 h dans le fuseau horaire de chaque personne. Si une personne n’a pas de fuseau horaire défini, la routine utilise celui de votre organisation, sinon l’heure de l’Est. Chaque personne la reçoit par ses notifications Workleap. Vous ne pouvez pas changer l’heure ni le canal.

Exemple : Vous activez le Workleap Brief et choisissez mardi pour Envoyer le. Chaque mardi à 9 h, chaque gestionnaire reçoit son propre brief. Un gestionnaire à Montréal et un autre à Vancouver le reçoivent tous deux à 9 h, selon leur fuseau horaire.

Configuration

Activer le Workleap Brief

Cliquez sur votre avatar (en haut à droite), puis sur Paramètres de l’organisation > Agent > Routines.
Sur la ligne avec le badge Par défaut, cliquez sur ··· > Activer pour l’organisation.

Le statut devient Active. Chaque gestionnaire reçoit son Workleap Brief chaque lundi à 9 h. Pour choisir un autre jour, cliquez sur ··· > Modifier, changez Envoyer le, puis cliquez sur Enregistrer. Pour cette routine, vous pouvez changer seulement Envoyer le et Modèle.

Ouvrir les routines de votre organisation

Créer une routine

Allez dans Paramètres de l’organisation > Agent > Routines et cliquez sur Nouvelle routine.
Choisissez une Compétence. Puis choisissez un des modèles de votre organisation sous Modèle, ou gardez Par défaut.
Choisissez une Fréquence : Hebdomadaire, Toutes les deux semaines ou Mensuelle. Puis choisissez un jour dans Envoyer le. Pour Mensuelle, vous ne choisissez pas de jour : la routine arrive le 1er de chaque mois.
Choisissez une Audience : Gestionnaires ou Direction.
Cliquez sur Créer la routine.

La routine est en marche tout de suite. Son statut est Active. Pour ajouter des modèles à une compétence, voir comment personnaliser les compétences.

Ouvrir les routines de votre organisation

Essayer, modifier, mettre en pause ou supprimer une routine

Pour	Faites ceci
Voir un exemple de résultat	Cliquez sur Essayer maintenant sur la ligne de la routine. L’agent l’exécute une fois avec vos propres données et vous montre le résultat. Rien n’est enregistré ni envoyé. La routine du Workleap Brief n’a pas de bouton Essayer maintenant.
La modifier	Cliquez sur ··· > Modifier, puis sur Enregistrer. Vous pouvez tout changer, sauf la compétence.
La mettre en pause pour tout le monde	Cliquez sur ··· > Désactiver pour l’organisation, puis sur Désactiver. Le statut devient En pause. Personne ne la reçoit tant que vous ne la réactivez pas.
La réactiver	Cliquez sur ··· > Activer pour l’organisation. Les personnes qui l’ont désactivée pour elles-mêmes ne la reçoivent toujours pas.
La supprimer	Cliquez sur ··· > Supprimer, puis sur Supprimer. Cette action est irréversible. La routine du Workleap Brief ne peut pas être supprimée, seulement désactivée.

Bon à savoir

Puis-je envoyer le Workleap Brief toutes les deux semaines ou chaque mois ?

Non. Vous pouvez changer son jour avec Envoyer le, mais pas sa fréquence ni son audience. Le Workleap Brief ne figure pas dans la liste Compétence quand vous créez une routine.

Les gestionnaires peuvent-ils obtenir le Workleap Brief quand sa routine est désactivée ?

Oui. Un gestionnaire peut cliquer sur Générer mon bilan dans Accueil. Rien ne lui est envoyé selon un horaire. Voir comment les gestionnaires utilisent le Workleap Brief.

Que peut changer chaque personne ?

Chaque personne peut désactiver une routine pour elle-même, puis la réactiver. Elle ne peut pas changer son horaire. Voir comment chaque personne gère ses routines.

Comment configurer les routines de mon organisation en tant qu’administrateur ?