Avant d’inviter votre équipe sur Pingboard, vous voudrez peut-être peaufiner votre organigramme. Certaines des fonctionnalités de l’organigramme peuvent ne pas être importées depuis votre intégration, donc passer en revue et ajouter ces éléments après votre première synchronisation garantira que le nouvel organigramme soit parfait.

Saviez-vous que vous pouvez personnaliser les informations affichées sur les cartes de votre organigramme ? Vous pouvez ajouter jusqu’à 4 champs personnalisés en plus des champs standards Nom et Poste. Par exemple, si vous souhaitez que les emplacements soient visibles en un coup d’œil : choisissez Options > Personnaliser les cartes > puis sélectionnez Emplacements comme champ supplémentaire. Pour les champs personnalisés de type « Choix unique » comme Emplacement, vous pouvez même choisir des couleurs pour coder ce champ par couleur sur les cartes. Le code couleur n’est disponible qu’avec les champs personnalisés de type choix dans votre compte.

Pour ajuster la mise en page de votre organigramme, allez dans Options et sélectionnez Options de mise en page. La vue par défaut est conçue pour économiser de l’espace et rendre votre organigramme aussi lisible que possible en un coup d’œil, mais d’autres options sont également disponibles. Si vous souhaitez élargir votre organigramme horizontalement, sélectionnez « En ligne » au lieu de Empilé. Si vous souhaitez modifier la façon dont les niveaux sont organisés, choisissez « Uniforme » pour garder les cartes du même niveau sur la même ligne. Vous pouvez aussi utiliser le nivellement des postes pour faire descendre une personne ou un département d’un niveau. Si vous choisissez cette option, l’option « Niveaux uniformes » sera automatiquement activée.

Vous avez plus d’un responsable dans votre entreprise ? Les branches sont peut-être la meilleure option pour représenter votre organisation si elle est divisée entre différents responsables. Peut-être avez-vous fusionné avec une autre société et souhaitez montrer la structure existante. Les branches facilitent la représentation de différentes structures hiérarchiques.

Si vous avez un département avec deux responsables, ou si votre organisation est dirigée par deux PDG, vous pouvez ajouter deux personnes sur la même carte de votre organigramme. Les deux noms apparaîtront, mais le poste affiché sur la carte sera partagé.

Les départements apportent à la fois clarté et style à votre organigramme, en indiquant clairement qui appartient à chaque section de votre organisation et qui la dirige. L’appartenance à un département est héritée via la hiérarchie, ce qui signifie simplement que si je relève du responsable du département Expérience Client, je serai automatiquement compté dans ce département. Vous pouvez aussi créer des départements sans responsable en faisant glisser et déposer des employés sur la carte du département.

Faites glisser et déposez une carte de poste à n’importe quel endroit de votre organigramme (ou utilisez le bouton « ajouter » sous un responsable), ajoutez un intitulé de poste et activez le bouton « Recrutement ». Lorsque le bouton « Recrutement » est activé, un drapeau de recrutement s’affiche sur la carte du poste ouvert, et un champ Description est ajouté à la carte pour que vous puissiez détailler le poste. Les postes à pourvoir apparaîtront également dans le répertoire, dans les emplacements ou départements auxquels ils sont attribués, et seront aussi affichés sur la page d’accueil pour que vos collaborateurs puissent recommander des personnes de leur entourage qui pourraient correspondre !

Sélectionnez le bouton Ajouter sous n’importe quelle personne de l’organigramme et choisissez Assistant pour ajouter un poste d’assistant sous cette personne. Les assistants apparaissent sur le côté des autres subordonnés directs afin que la relation avec la personne assistée soit bien différenciée. Même si chaque personne de votre organisation ne peut relever directement que d’un seul responsable, n’importe qui peut relever de plusieurs responsables en tant qu’assistant.

Cliquez sur Ajouter et choisissez Relation en pointillés pour créer une relation en pointillés entre un subordonné direct et un responsable. Pingboard garde l’organigramme lisible en masquant les lignes en pointillés jusqu’à ce qu’elles soient sélectionnées pour affichage, et vous pouvez cliquer sur l’icône de ligne en pointillés sur la carte de n’importe qui pour voir ses connexions supplémentaires sur l’organigramme.

Partagez votre organigramme en utilisant le bouton Partager en haut à droite. Pingboard générera un lien de partage que vous pourrez transmettre à toute personne ayant besoin d’y accéder, qu’elle ait ou non un accès à votre compte Pingboard.

Utilisez ce lien pour partager votre organigramme avec des auditeurs externes, de nouveaux employés avant qu’ils ne soient ajoutés à votre compte, ou pour l’intégrer sur d’autres sites.

Bien que votre organigramme en direct soit conçu pour être un document évolutif et toujours accessible, vous pouvez toujours télécharger des versions pour les archiver, les partager ou les imprimer. Utilisez le bouton Télécharger en haut à droite et choisissez vos paramètres préférés. Pingboard utilise une méthode d’impression spéciale pour imprimer les grands organigrammes sur plusieurs pages tout en gardant tout lisible, donc nous vous recommandons vivement d’utiliser l’option « répartir sur plusieurs pages » lors de l’impression de grandes sections ou de l’ensemble de votre organigramme.

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