Gérez votre horaire en toute facilité en synchronisant Workleap Officevibe avec votre calendrier Google principal. De cette façon, vous n’avez plus besoin de planifier également les évènements dans Officevibe. Votre calendrier préféré est désormais votre seule source d’informations.

La possibilité de créer et planifier des rencontres individuelles à l’aide de l’intégration du calendrier est offerte à l’ensemble des gestionnaires exécutif(ve)s et des gestionnaires d’équipe. Cette option n’est toutefois pas disponible sur Officevibe pour les membres d’équipe.

Les gestionnaires peuvent débuter l’intégration de leurs calendriers dès qu’ils ou elles ont invité les membres de leur équipe à collaborer dans l’onglet Rencontres individuelles de leur application Officevibe.

Étape 1 : Cliquez sur le bouton « Inviter un membre » dans l’onglet Rencontres. Si aucune rencontre individuelle préexistante ne s’affiche, le ou la gestionnaire peut créer une rencontre individuelle.

Étape 2 : À partir de l'étape précédente, une fenêtre contextuelle apparaîtra – sélectionner un membre d'équipe avec qui programmer la rencontre. Vous pouvez également sélectionner d'autres gestionnaires à partir de la fenêtre. Cliquer sur Terminer pour continuer.

Remarque : Les responsables et les membres d'équipe ne peuvent inviter qu'un seul participant à la rencontre individuelle sélectionnée.

L’intégration du calendrier principal est une intégration à sens unique. Officevibe se sert des données de Google comme référence pour la planification des rencontres individuelles, c’est-à-dire que si vous modifiez l’heure de la rencontre dans votre calendrier Google, les mises à jour seront reportées dans Officevibe. Toutefois, les modifications d’horaire apportées dans Officevibe ne seront pas visibles dans Google.

Étape 1: Cliquer sur le bouton Planifier la rencontre dans l’ordre du jour de la rencontre avec le ou la membre d’équipe invité(e).

Étape 2: Cliquez sur Synchroniser avec Google Agenda pour activer cette intégration.

Si la rencontre individuelle avait déjà été planifiée manuellement dans Officevibe, alors l’intégration Google écrasera les détails de la rencontre.

Étape 3: Vous serez dirigé vers la page de connexion Google où il vous sera demandé de saisir les informations de connexion de votre compte Google.

Étape 4: Cochez la case Tout sélectionner, puis cliquez sur Continuer pour autoriser l’accès à Officevibe afin de procéder à l’intégration du calendrier principal. Une fois l’autorisation donnée, l’intégration est configurée.

Vous devez donner votre autorisation pour l’ensemble des points afin que l’intégration du calendrier fonctionne. Si les participant(e)s à la rencontre individuelle ne donnent pas leur consentement, il leur sera possible de retenter la synchronisation plus tard.

Étape 5: À l’écran ci-dessous, sélectionnez le type de calendrier, puis cliquez sur Sélectionner.

Étape 6: au moment de sélectionner le calendrier, Officevibe affichera tous les évènements disponibles dans le calendrier. Vous pourrez désormais synchroniser votre rencontre avec une rencontre sur Google en la sélectionnant dans la liste. Ces rencontres doivent avoir été créées au préalable dans Google Agenda.

La synchronisation débutera une fois que l’évènement aura été sélectionné. La date et l’heure de l’évènement sélectionné s’afficheront dans l’ordre du jour. Les modifications apportées au calendrier peuvent prendre quelques minutes pour s’afficher dans Officevibe.

Un rappel de la rencontre sera envoyé dans Officevibe trois jours avant la date des rencontres individuelles planifiées.

L'intégration avec Google peut être supprimée à tout moment car nous ne conservons pas les données de votre calendrier Google une fois l’intégration supprimée d’Officevibe.

Pour déconnecter votre calendrier Google depuis Officevibe de Workleap, suivez les instructions ci-dessous.

Une fois l’intégration déconnectée, tous les calendriers connectés à l’ordre du jour seront supprimés et les dates des rencontres correspondant à ces ordres du jour seront annulées. Vous aurez toujours la possibilité de planifier les rencontres manuellement.

En dehors de Google, l'intégration de calendrier pour Officevibe ne permet pas d'intégrer des événements créés par des applications tierces.

Si le calendrier de votre ordre du jour n’est pas mis à jour dans les deux minutes qui suivent ou si la mise à jour ne correspond pas aux informations saisies dans Google, le plus simple est de déconnecter le calendrier, puis de le reconnecter.

Les évènements qui s’étalent sur une journée entière ne sont pas pris en charge. Si vous associez votre ordre du jour à un évènement et que vous modifiez celui-ci par la suite pour le transformer en évènement s’étalant sur une journée entière, l’ordre du jour ne sera plus associé.

Si vous modifiez un évènement récurrent dans Google Agenda, il est préférable d’appliquer les modifications à tous les évènements. Le fait d’appliquer seulement les modifications à cet évènement ou à cet évènement et aux suivants peut potentiellement perturber la synchronisation de l’ordre du jour. De plus, le fait de clore l’ordre du jour en cours n’entraînera pas nécessairement la création d’un nouvel ordre du jour à venir.

Les calendriers en mode lecture seule, comme ceux pour les jours fériés et les anniversaires, ne sont pas pris en charge. Par conséquent, il n’est pas possible d’associer un ordre du jour à un évènement de ces calendriers.