Vous pouvez synchroniser des activités avec votre calendrier Outlook ou Google afin de ne jamais perdre de vue les évènements. Avant de pouvoir ajouter une activité à votre calendrier, vous devez assigner toutes les personnes qui doivent participer à la réunion, y compris vous-même.
Synchroniser une activité
Cliquez sur « Réunion » pour ajouter une réunion à votre activité.
Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de configurer votre réunion. Voici un aperçu des différents champs pour créer une réunion.
1. Assigné à
Ce sont les personnes qui ont été assignées à l’activité et qui recevront une invitation pour la réunion que vous planifiez.
2. Date
Cliquez sur le jour du calendrier où l’activité doit avoir lieu.
3. Durée
Utilisez ce menu déroulant pour sélectionner la durée de l’activité.
4. Lieu
Cette section vous permet de choisir où la réunion aura lieu.
Aucun—Il n’y a pas de lieu à rejoindre ; la date et l’heure sélectionnées correspondent simplement au moment où l’activité doit être réalisée.
En personne - La réunion a lieu à un endroit physique. Saisissez les informations du lieu et cliquez sur Terminé.
Zoom - La réunion est virtuelle. Intégrez Zoom avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
Microsoft Teams - La réunion est virtuelle. Intégrez Microsoft Teams avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
Google Meet - La réunion est virtuelle. Intégrez Google Meet avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
5. Afficher uniquement les créneaux où tout le monde est disponible
Si vous souhaitez que toutes les personnes assignées puissent participer à la réunion, cliquez sur cette option de filtre. Seuls les créneaux horaires disponibles sur le calendrier de chaque membre de l’équipe apparaîtront comme options pour la date sélectionnée. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez configurer une intégration de calendrier.
6. Heure
Cliquez sur le créneau horaire souhaité pour l’activité. Chaque créneau affichera une icône pour chaque personne assignée, indiquant si elle est disponible (vert) ou non disponible (rouge) à ce moment-là. Si un membre de l’équipe n’a pas de compte connecté à la synchronisation du calendrier, une icône de point d’interrogation apparaîtra à côté de son nom, car son emploi du temps est inconnu.
7. Réserver la réunion
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ce bouton pour synchroniser l’activité avec votre calendrier. Si vous avez créé une réunion virtuelle avec Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, les personnes assignées recevront un lien pour rejoindre la réunion avec leur notification d’activité.