Vous pouvez synchroniser des activités avec votre calendrier Outlook ou Google afin de ne jamais perdre de vue les évènements. Avant de pouvoir ajouter une activité à votre calendrier, vous devez assigner toutes les personnes qui doivent assister à une réunion, y compris vous-même.
Synchroniser une activité
Cliquez sur "Réunion" pour ajouter une réunion à votre activité.
Une fenêtre pop-up s'ouvre où vous pouvez configurer votre réunion. Voici un aperçu des différents champs pour créer une réunion.
1. Assigné à
Ce sont les personnes qui ont été assignées à l'activité et qui recevront une invitation pour la réunion que vous planifiez.
2. Date
Cliquez sur le jour du calendrier où l'activité doit avoir lieu.
3. Durée
Utilisez ce menu déroulant pour sélectionner la durée de l'activité.
4. Lieu
Cette section vous permet de sélectionner où la réunion va se dérouler.
Aucun—Il n'y a pas de lieu à fréquenter ; la date et l'heure sélectionnées sont simplement le moment où l'activité doit être effectuée.
En personne - Il y a un lieu physique où la réunion a lieu. Entrez les informations du lieu et cliquez sur Terminé.
Zoom - La réunion est virtuelle. Intégrez Zoom avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
Microsoft Teams - La réunion est virtuelle. Intégrez Microsoft Teams avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
Google Meet - La réunion est virtuelle. Intégrez Google Meet avec Workleap Onboarding pour envoyer les liens de réunion.
5. Afficher uniquement les créneaux horaires où tout le monde est disponible
Si vous avez besoin que tout le monde assigné puisse assister à une réunion, cliquez sur cette option de filtre. Seuls les créneaux horaires disponibles sur le calendrier de chaque membre de l'équipe apparaîtront comme une option pour la date que vous avez sélectionnée. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez configurer une intégration de calendrier.
6. Heure
Cliquez sur le créneau horaire où vous souhaitez que l'activité ait lieu. Chaque créneau horaire aura une icône pour chaque assigné qui indique s'ils sont disponibles (vert) ou indisponibles (rouge) à ce moment-là. Si un membre de l'équipe n'a pas de compte connecté avec l'intégration de synchronisation de calendrier, une icône de point d'interrogation apparaîtra à côté de son nom car son emploi du temps est inconnu.
7. Réserver une réunion
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ce bouton pour synchroniser l'activité avec votre calendrier. Si vous avez créé une réunion virtuelle en utilisant Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, les assignés recevront un lien pour rejoindre la réunion avec leur notification d'activité.