Le rôle d’utilisateur sans accès vous permet d’ajouter des utilisateurs pour compléter correctement votre organigramme sans utiliser l’un de vos accès d’abonnement. Contrairement aux autres rôles Workleap, les utilisateurs sans accès n’ont pas d’accès au produit et n’ont pas besoin d’accepter une invitation à la plateforme. Ajoutez des utilisateurs sans accès pour montrer des individus dans votre organigramme, tels que des contractuels, des travailleurs à temps partiel ou des employés sans adresses courriel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent ajouter et gérer des utilisateurs sans accès.
Remarque : Le rôle d’utilisateur sans accès est uniquement applicable à Workleap Pingboard.
Quand utiliser des utilisateurs sans accès
Vous pouvez utiliser des utilisateurs sans accès pour inclure les types d’utilisateurs suivants dans votre organigramme :
Contractuels ou collaborateurs externes non gérés via votre plateforme SIRH.
Personnel à temps partiel ou temporaire qui n’est pas suivi dans votre système RH.
Employés sans adresses courriel de l’entreprise, tels que les travailleurs de première ligne.
Caractéristiques principales
Les utilisateurs sans accès :
Ne nécessitent pas d’adresse courriel ou de numéro de téléphone : Workleap génère une adresse courriel de substitution si aucune adresse n’est spécifiée.
Ne comptent pas dans les limites d’accès : Ces utilisateurs n’utilisent pas d’accès d’abonnement.
Sont exclus des synchronisations SIRH : Les adresses courriel de substitution ne sont pas incluses dans les synchronisations d’approvisionnement des utilisateurs avec votre plateforme SIRH.
Peuvent être assignés comme gestionnaires : Vous pouvez assigner un utilisateur sans accès comme gestionnaire immédiat ou gestionnaire d'équipe pour montrer correctement les structures de rapport.
Ne peuvent accéder à aucun produit : Les utilisateurs sans accès ne peuvent pas se connecter ni accéder à un produit Workleap.
Ne peuvent pas recevoir de notifications : Les utilisateurs sans accès ne peuvent pas recevoir de notifications, car les adresses courriel de substitution ne sont pas fonctionnelles.
Ajouter un utilisateur sans accès
Pour ajouter un utilisateur sans accès :
Connectez-vous à Workleap et ouvrez Paramètres.
Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche.
Sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
Sélectionnez Ajouter des utilisateurs sans accès.
Entrez le nom de l’utilisateur et, si possible, un titre de poste et une adresse courriel.
Pour ajouter d’autres utilisateurs, sélectionnez Ajouter un autre utilisateur. Si vous avez terminé, sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour finaliser.
Une fois créés, les utilisateurs sans accès apparaissent dans la liste Utilisateurs comme les autres. Leur statut s’affiche comme Sans accès.
Inviter un utilisateur sans accès à Workleap
Pour inviter un utilisateur sans accès à Workleap :
Connectez-vous à Workleap et ouvrez Paramètres.
Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche.
Trouvez l’utilisateur sans accès que vous souhaitez inviter.
Sélectionnez le bouton à trois points à côté de leur nom.
Sélectionnez Inviter.
Si l’utilisateur sans accès n’a pas d’adresse courriel enregistrée, vous devez en entrer une pour l’inviter à Workleap.
Une fois que l’utilisateur accepte l’invitation, il devient un employé de votre organisation dans Workleap, comme les autres. Vous pouvez ensuite ajuster leur accès aux produits et rôles selon vos besoins.
Remarque : Ce changement est permanent. Une fois promu, vous ne pouvez pas revenir à un statut sans accès.