Workleap Performance envoie des notifications pour tenir tout le monde informé tout au long d'un cycle d'évaluation. Elles se déclenchent automatiquement à des moments clés, comme le lancement d'un cycle, la soumission d'une évaluation, ou l'approche d'une échéance, pour que personne n'ait à faire de suivi manuel à chaque étape. Les notifications sont ajustées au fuseau horaire du destinataire et respectent les préférences de communication de chaque membre. Cet article couvre les notifications envoyées autour des cycles d'évaluation : lesquelles, quand, et à qui. Les notifications liées aux objectifs sont documentées dans la collection Objectifs.

Les notifications peuvent être livrées par différents canaux selon les paramètres de votre organisation et vos préférences personnelles. Les méthodes disponibles sont Courriel, SMS, Slack et Microsoft Teams. Chaque notification est envoyée par un seul canal : votre préférence si vous en avez défini une, sinon la méthode par défaut de votre organisation.

Le courriel et le SMS sont toujours disponibles. Slack et Microsoft Teams ne le sont que si votre organisation les a connectés. Le SMS ne fonctionne que si votre profil contient un numéro de téléphone mobile confirmé.

L'administrateur de votre organisation définit la méthode par défaut. Vous pouvez la remplacer sous Préférences > Workleap > Méthode de communication.

Quand un Exécutif ou un Collaborateur lance un cycle d'évaluation, le système notifie les participants qu'il est actif.

Dans les cycles basés sur la date d'embauche et les cycles configurés pour démarrer automatiquement à une date ultérieure, aucune notification de lancement n'est envoyée au lancement. Les personnes reçoivent une notification Ajouté au fur et à mesure qu'elles entrent dans le cycle (voir Cycle de vie des participants ci-dessous).

Workleap Performance envoie des rappels automatiques pour que les participants complètent leurs évaluations à temps, selon les échéances du cycle. Dans les cycles basés sur la date d'embauche, chaque rappel cible les personnes évaluées dont la propre échéance pour ce type d'évaluation tombe dans la fenêtre, puisque chaque personne qui entre dans le cycle à sa propre date a ses propres échéances. Il y en a trois :

Chaque type d'évaluation a son propre horaire :

Quand une évaluation est en retard, le gestionnaire de la personne évaluée reçoit aussi un résumé dans son Résumé quotidien du gestionnaire (ci-dessous). Il n'y a pas de rappel distinct après l'échéance pour les évaluations par le gestionnaire : quand l'une d'elles est en retard, elle apparaît plutôt dans le Résumé quotidien du gestionnaire.

Quand une évaluation est soumise, la personne qui l'a soumise reçoit une confirmation.

Quand une auto-évaluation, une évaluation par les pairs ou ascendante est soumise, le gestionnaire de la personne évaluée (et le gestionnaire temporaire, le cas échéant) reçoit aussi une mise à jour du Résumé quotidien du gestionnaire.

Quand un gestionnaire partage les résultats d'une évaluation avec un employé :

Le gestionnaire ne reçoit pas de confirmation.

Les pairs et les évaluateurs ascendants sont notifiés aux moments clés :

Seules les personnes qui ont été nommées comme évaluateurs reçoivent ces notifications. Les Exécutifs, les Collaborateurs, le gestionnaire immédiat de la personne évaluée et son gestionnaire temporaire peuvent retirer une nomination tant que le cycle est lancé et non verrouillé.

Les gestionnaires, et les gestionnaires temporaires, reçoivent un résumé quotidien de l'activité d'évaluation de leur équipe, livré à 9 h dans leur fuseau horaire. Dans les cycles basés sur la date d'embauche, le résumé omet l'échéance commune (chaque personne évaluée a la sienne) et il est aussi mis à jour quand une personne à venir entre dans le cycle et s'ajoute à leur équipe. Il inclut :

Les Exécutifs, les Collaborateurs et les Gestionnaires immédiats peuvent envoyer manuellement des rappels pour inciter à l'action. Les rappels sont accessibles depuis l'Aperçu de performance et les écrans de gestion du cycle. Les gestionnaires immédiats relancent dans leur ligne hiérarchique; les Exécutifs et les Collaborateurs peuvent relancer dans toute l'organisation.

Un rappel peut inciter une personne à :

L'expéditeur peut ajouter un message personnalisé. Le système suit si une évaluation a été soumise après l'envoi d'un rappel, pour mesurer l'efficacité des relances. Dans les cycles exigeant une prise de connaissance, les personnes qui ont déjà pris connaissance sont exclues des rappels de prise de connaissance.

Quand des participants sont ajoutés à un cycle lancé ou en sont retirés :

Quand des gestionnaires temporaires sont assignés pendant un cycle :

Environ 30 jours après que l'échéance globale d'un cycle est passée, la personne qui l'a créé, celles qui l'ont modifié et celle qui l'a lancé reçoivent un rappel de le verrouiller, à 10 h dans leur fuseau horaire, pour que les cycles soient clos en temps voulu. Il n'est envoyé que si le cycle n'est pas encore verrouillé. Dans les cycles basés sur la date d'embauche, l'échéance globale correspond à celle de la dernière personne à entrer dans le cycle.

Quand un cycle se verrouille de lui-même à sa date de verrouillage automatique, la personne qui l'a créé, celles qui l'ont modifié et celle qui l'a lancé sont notifiées qu'il est verrouillé. Verrouiller un cycle manuellement n'envoie pas cette notification. Elle est livrée à la prochaine heure ouvrable dans le fuseau horaire de chaque destinataire.