Un cycle d’évaluation dans Workleap envoie des courriels au lancement, autour de chaque échéance, quand quelqu’un est nommé, quand des évaluations sont partagées ou verrouillées, et quand un gestionnaire envoie un nudge. Cet article liste chacun d’eux, qui le reçoit et quand, pour que vous sachiez à quoi vous attendre dans votre boîte de réception et ce que votre équipe recevra.

À qui s’adresse cet article : tout le monde. Les dirigeants et les collaborateurs peuvent aussi lire la liste des courriels qu’un cycle précis enverra dans son Résumé des notifications, dans les paramètres du cycle.

Remarque : Les courriels respectent les préférences de notification de chaque personne et exigent une adresse courriel confirmée. Aucun d’eux ne peut être désactivé par cycle.

Quand un cycle d’évaluation est lancé

Au lancement, un cycle d’évaluation prévient les personnes qui ont quelque chose à faire.

Les personnes évaluées reçoivent Auto-évaluation à venir quand le cycle inclut une auto-évaluation.
Les gestionnaires reçoivent Lancement du cycle d’évaluation pour le gestionnaire quand le cycle inclut une évaluation par le gestionnaire, par les pairs ou ascendante.
Une personne ajoutée après le lancement, par un administrateur ou parce que sa date d’embauche l’a fait entrer, reçoit plutôt Participant ajouté au cycle d’évaluation, à la prochaine heure ouvrable dans son propre fuseau horaire.
Une personne retirée d’un cycle reçoit Participant retiré du cycle d’évaluation.

Quand vous êtes nommé pair évaluateur ou évaluateur ascendant

Les nominations dans un cycle d’évaluation envoient un courriel par demande.

Demande d’évaluation par les pairs et Demande d’évaluation ascendante quand vous êtes nommé, que ce soit par un gestionnaire ou automatiquement par le cycle.
Évaluations par les pairs annulées et Évaluations ascendantes annulées quand une nomination est retirée ou que la personne évaluée quitte le cycle. Plusieurs annulations pour le même évaluateur arrivent en un seul courriel.

Avant et après une échéance

Chaque évaluation d’un cycle d’évaluation reçoit trois rappels automatiques autour de sa propre échéance, tant qu’elle n’est pas soumise.

Un rappel 3 jours ouvrables avant l’échéance.
Un rappel le jour de l’échéance.
Un rappel de retard 1 jour ouvrable après l’échéance. À ce moment, le gestionnaire de la personne évaluée voit aussi l’évaluation en retard dans son bilan quotidien.

Les fins de semaine sont sautées, et l’heure d’envoi est ajustée à votre fuseau horaire. Les rappels vont à la personne qui doit l’évaluation : la personne évaluée pour une auto-évaluation, le gestionnaire pour une évaluation par le gestionnaire, le pair ou l’évaluateur ascendant pour la sienne. Dans un cycle basé sur les dates d’embauche, chaque personne reçoit ses rappels autour de sa propre échéance. Les rappels s’arrêtent quand l’évaluation est soumise, quand elle se verrouille, quand le cycle est verrouillé et, dans un cycle qui exige la prise de connaissance, une fois que la personne évaluée en a pris connaissance.

Quand un gestionnaire envoie un nudge

Un nudge est un rappel qu’un gestionnaire, un dirigeant ou un collaborateur envoie manuellement depuis le cycle d’évaluation, avec son propre message, à des personnes précises : compléter une auto-évaluation, une évaluation par le gestionnaire, une évaluation par les pairs ou ascendante, partager les résultats, ou prendre connaissance des évaluations partagées. Il est envoyé par courriel immédiatement. La personne qui l’envoie ne le reçoit jamais elle-même. Voir Comment suivre l’avancement des évaluations et envoyer des rappels ?

Quand vous soumettez ou recevez des résultats

Soumettre et partager dans un cycle d’évaluation envoient chacun une confirmation.

Quand vous soumettez une évaluation, vous recevez une confirmation : Auto-évaluation soumise, Évaluation par le gestionnaire soumise, Évaluation par les pairs soumise ou Évaluation ascendante soumise. Le gestionnaire de la personne évaluée voit les soumissions d’auto-évaluations, de pairs et d’évaluateurs ascendants dans son bilan quotidien, pas dans un courriel distinct.
Quand votre gestionnaire partage vos évaluations avec vous, vous recevez Évaluation par le gestionnaire partagée, avec un lien vers votre résumé d’évaluation.

Quand une évaluation ou un cycle se verrouille

Le verrouillage dans un cycle d’évaluation envoie des courriels aux personnes concernées.

Évaluation verrouillée va à la personne évaluée, au pair ou à l’évaluateur ascendant dont l’évaluation s’est verrouillée à son échéance, une seule fois, à la prochaine heure ouvrable. Les gestionnaires apprennent plutôt les verrouillages par leur bilan quotidien.
Verrouillage de l’évaluation prolongé va à chaque évaluateur qui a reçu plus de temps, avec la nouvelle date de verrouillage, sauf à la personne qui l’a accordé.
Rappel de verrouillage du cycle d’évaluation va au créateur, aux éditeurs et au lanceur du cycle environ une semaine après l’échéance globale du cycle, si le cycle n’est pas encore verrouillé.
Cycle d’évaluation verrouillé va aux mêmes personnes quand un cycle se verrouille de lui-même à sa date de verrouillage automatique. Verrouiller un cycle manuellement n’envoie rien.

Quand un gestionnaire immédiat temporaire change

Assigner, remplacer ou retirer un gestionnaire immédiat temporaire dans un cycle d’évaluation notifie le nouveau gestionnaire temporaire, l’ancien et le gestionnaire habituel, selon le changement. Plusieurs personnes évaluées assignées en moins de 30 minutes arrivent en un seul courriel par gestionnaire.

Le bilan quotidien du gestionnaire

Les gestionnaires qui ont des subordonnés directs dans un cycle d’évaluation actif reçoivent un Bilan quotidien du gestionnaire par cycle, à 9 h dans leur fuseau horaire les jours ouvrables, seulement les jours où quelque chose s’est passé. Il rassemble : les évaluations soumises par leurs subordonnés et par les pairs et évaluateurs ascendants de ceux-ci ; les évaluations en retard ; les personnes évaluées ajoutées au cycle ou retirées, et si une nouvelle personne évaluée a encore besoin de pairs ou d’évaluateurs ascendants ; les évaluations verrouillées à leur propre date ; et, dans les cycles qui l’exigent, les personnes évaluées qui ont pris connaissance de leurs évaluations partagées. Les gestionnaires immédiats temporaires le reçoivent aussi pour les personnes évaluées qui leur sont assignées.

Quand un cycle récurrent prépare sa prochaine itération

Un cycle d’évaluation récurrent prépare le brouillon de sa prochaine itération un mois avant son début, et envoie Prochain cycle d’évaluation généré au créateur, aux éditeurs et au lanceur du cycle d’origine, avec le titre du brouillon et un lien pour le modifier.

Quels courriels et rappels un cycle d’évaluation envoie-t-il ?