Utilisez cet article pour suivre l’avancement d’un cycle d’évaluation dans Workleap et rappeler à l’ordre les personnes en retard. L’onglet Progression du cycle montre qui a soumis, qui est en retard et à qui les résultats ont été partagés ; Workleap envoie des rappels de lui-même autour de chaque échéance, et vous pouvez envoyer un nudge avec votre propre message.

Qui peut l’utiliser : les dirigeants et les collaborateurs pour tout le cycle ; les gestionnaires immédiats pour leur ligne hiérarchique. Le nudge est limité de la même façon.

Lire l’onglet Progression

L’onglet Progression d’un cycle d’évaluation est l’endroit où vous voyez ce qui est fait et ce qui est en retard.

Connectez-vous à Workleap et allez à Org, puis Cycles d’évaluation, et sélectionnez le cycle. Les gestionnaires peuvent aussi ouvrir un cycle actif depuis sa carte sur Accueil, qui montre déjà le nombre de soumissions par type d’évaluation.
Lisez les cartes en haut : une par type d’évaluation (AUTO-ÉVALUATIONS, ÉVALUATIONS PAR LE GESTIONNAIRE, ÉVALUATIONS PAR LES PAIRS, ÉVALUATIONS ASCENDANTES) avec le pourcentage soumis, le nombre et l’échéance.
Lisez la liste en dessous : une ligne par personne évaluée avec un statut par type d’évaluation dans les colonnes AUTO, GESTIONNAIRE, PAIRS et ASCENDANTE (Pas débuté, En cours, un crochet quand c’est soumis, En retard, ou un compte comme 0 / 3 pour les pairs), et LIVRAISON (Non livré ou Partagé).
Déployez une ligne pour voir chaque évaluation avec son évaluateur et son échéance, y compris un badge Temporaire sur un gestionnaire temporaire.

Comment fonctionnent les statuts : une évaluation est En retard quand elle n’est pas soumise et que sa propre échéance est passée ; être en retard n’empêche jamais de soumettre, seul un verrouillage le fait. Une évaluation verrouillée sans avoir été soumise compte comme non soumise, jamais comme en retard, donc un cycle verrouillé affiche zéro retard. Sur un cycle à la date d’embauche, le total grandit à mesure que des personnes entrent, donc un pourcentage de complétion peut baisser d’une semaine à l’autre.

Trouver qui est en retard ou à qui il manque quelque chose

Les filtres de l’onglet Progression réduisent la liste aux personnes sur lesquelles vous devez agir.

Utilisez Rechercher des personnes évaluées pour trouver une personne.
Sélectionnez + Ajouter un filtre au-dessus de la liste pour filtrer par statut d’Auto-évaluation, d’Évaluation par le gestionnaire ou de Livraison.
Sélectionnez Exceptions pour lister les personnes évaluées à qui il manque quelque chose, par exemple Aucun pair évaluateur.
Utilisez le + Ajouter un filtre au-dessus des onglets pour restreindre tout le cycle à des Gestionnaires immédiats, Lignes hiérarchiques, Segment, Département, Genre, Lieu de travail, Niveau de poste, Titre de poste, Ancienneté ou Parcours. Sélectionnez Effacer les filtres pour réinitialiser.

Ce que Workleap rappelle automatiquement

Chaque évaluation d’un cycle d’évaluation reçoit trois rappels automatiques autour de sa propre échéance : 3 jours ouvrables avant, le jour de l’échéance et 1 jour ouvrable après. Ils vont à la personne qui doit l’évaluation, cessent dès qu’elle est soumise ou verrouillée, et sautent les fins de semaine. Les gestionnaires voient les évaluations en retard dans leur bilan quotidien. Vous n’avez rien à configurer. Voir Quels courriels et rappels un cycle d’évaluation envoie-t-il ?

Envoyer un nudge

Un nudge est un rappel que vous envoyez vous-même depuis le cycle d’évaluation, avec votre propre message, aux personnes qui ont encore des tâches à terminer.

Sur la page du cycle, sélectionnez Envoyer un nudge en haut à droite.
Sous RAPPELER AUX PERSONNES DE :, cochez ce que vous voulez rappeler : Compléter leur auto-évaluation, Compléter leurs évaluations par le gestionnaire, Partager les résultats avec la personne évaluée et, dans un cycle qui exige la prise de connaissance, prendre connaissance de leurs évaluations partagées. Chaque ligne indique combien de personnes elle rejoint et leur retard.
Sous AJOUTER UN MESSAGE À VOTRE NUDGE, gardez ou réécrivez le message par défaut. Il est envoyé en votre nom.
Sélectionnez Envoyer les nudges. Chaque personne reçoit un seul courriel qui liste uniquement les tâches qu’elle doit encore.

Vous ne recevez jamais de nudge vous-même, même si vous devez une évaluation. Dans un cycle qui exige la prise de connaissance, les personnes évaluées qui ont pris connaissance sont exclues, ainsi que leurs évaluateurs. Workleap enregistre si une évaluation a été soumise après un nudge.

Conseil : Envoyez un nudge après le rappel automatique de retard, pas avant, et dites dans votre message quand le cycle se verrouillera. Les gens réagissent à une date.

Exporter le rapport de progression

La progression d’un cycle d’évaluation peut être sortie de Workleap pour une réunion de pilotage.

Sur la page du cycle, sélectionnez Exporter.
Sous RAPPORT DE PROGRESSION, choisissez Graphiques et tableaux (PDF) ou Données brutes (CSV). Les options TOUTES LES ÉVALUATIONS exportent les évaluations elles-mêmes ; voir Comment lire les résultats d’un cycle d’évaluation ?

Limites et solutions

Une échéance passée ne ferme rien. Les évaluations en retard peuvent encore être soumises jusqu’à ce que l’évaluation ou le cycle se verrouille. Voir Comment verrouiller un cycle d’évaluation ou accorder plus de temps à un évaluateur ?
Les gestionnaires n’envoient de nudge qu’à leur ligne hiérarchique. Demandez à un dirigeant ou à un collaborateur d’envoyer un nudge au-delà.
Deux administrateurs dans des fuseaux horaires différents peuvent voir des nombres de retards légèrement différents, parce que « aujourd’hui » est la journée de chaque personne qui consulte.

Comment suivre l’avancement des évaluations et envoyer des rappels ?