Utilisez cet article pour fermer un cycle d’évaluation dans Workleap, ou une partie de celui-ci, et pour rouvrir une évaluation à quelqu’un qui a besoin de plus de temps. Une échéance seule ne bloque jamais personne : une évaluation reste ouverte jusqu’à ce que le cycle soit verrouillé, ou jusqu’à ce que l’évaluation se verrouille à sa propre échéance quand le cycle est configuré ainsi.

Qui peut l’utiliser : les dirigeants et les collaborateurs verrouillent et déverrouillent les cycles et prolongent n’importe quelle échéance. Les gestionnaires immédiats peuvent prolonger les échéances de leur ligne hiérarchique ; les gestionnaires immédiats temporaires, celles des personnes évaluées qui leur sont assignées.

Fermer et verrouiller un cycle d’évaluation

Verrouiller un cycle d’évaluation le fige : aucune évaluation ne peut être soumise, et les participants, les questions et les nominations ne peuvent plus changer.

Connectez-vous à Workleap et allez à Org, puis Cycles d’évaluation. Sélectionnez le menu … sur la ligne du cycle, ou ouvrez le cycle et sélectionnez le menu … à côté de Envoyer un nudge.
Sélectionnez Fermer et verrouiller et confirmez.
L’état du cycle devient Verrouillé. Chaque évaluation non soumise compte désormais comme non soumise, les rappels cessent et le cycle n’admet plus personne.

Seul un cycle Actif peut être verrouillé. Deux choses restent possibles sur un cycle verrouillé : la calibration, parce que les formules Performance et Potentiel restent modifiables, et la lecture, l’exportation et le partage des résultats. Pour rouvrir le cycle, ouvrez le même menu et déverrouillez-le ; tout redevient modifiable.

Verrouiller le cycle automatiquement à une date

Un cycle d’évaluation peut se verrouiller lui-même à une date que vous fixez, sans action de votre part.

Ouvrez le menu … du cycle, sélectionnez Paramètres du cycle, puis l’étape Planification.
Sous Le cycle se ferme, remplacez Manuellement par une date. Elle doit tomber après la dernière échéance que le cycle peut produire. Sur un cycle lancé, une nouvelle date doit être dans le futur.

Workleap vérifie toutes les 6 heures et verrouille le cycle à cette date ou après. Le créateur du cycle, ses éditeurs et la personne qui l’a lancé reçoivent un courriel quand cela se produit ; un verrouillage manuel n’en envoie aucun. Environ une semaine après l’échéance globale du cycle, ils reçoivent aussi un rappel de le verrouiller s’il est encore ouvert.

Laisser chaque évaluation se verrouiller à sa propre échéance

Sur un cycle à la date d’embauche, les personnes entrent à des moments différents, donc verrouiller tout le cycle couperait les retardataires. À la place, chaque évaluation peut se verrouiller à sa propre échéance.

Dans les paramètres du cycle, à l’étape Planification, trouvez Soumissions tardives.
Choisissez Non acceptées (l’évaluation se verrouille dès son échéance), Acceptées pendant un nombre de jours après l’échéance de l’évaluation (puis elle se verrouille et devient en lecture seule), ou Acceptées indéfiniment (l’évaluation ne se verrouille jamais d’elle-même).
Enregistrez. Sur un cycle lancé, confirmez le changement ; il s’applique à tout le monde en cours et peut verrouiller ou rouvrir des évaluations d’un coup.

Comment fonctionne le verrouillage d’une évaluation : la date de verrouillage est le lendemain de l’échéance, plus le délai, plus les jours supplémentaires accordés à cet évaluateur. Une évaluation verrouillée est finale : elle ne peut pas être débutée, répondue ni soumise, et elle affiche une icône de cadenas avec Terminée et la date au lieu de Échéance. L’évaluateur reçoit un seul courriel quand elle se verrouille. Chaque évaluateur a son propre verrouillage : sur une évaluation par le gestionnaire, le gestionnaire habituel et le gestionnaire temporaire ont chacun le leur.

Accorder plus de temps à un évaluateur

Quand une évaluation s’est verrouillée à sa propre échéance, ou est sur le point de le faire, vous pouvez accorder des jours supplémentaires à un évaluateur sans toucher à personne d’autre.

Dans l’onglet Progression du cycle, sélectionnez le menu … sur la ligne de la personne évaluée, puis Gérer les évaluateurs.
Dans Gérer les évaluateurs de [nom], chaque type d’évaluation liste son évaluateur avec une date SE VERROUILLE LE : la personne évaluée sous AUTO-ÉVALUATION, le gestionnaire et tout gestionnaire temporaire sous ÉVALUATION PAR LE GESTIONNAIRE, et chaque PAIR ÉVALUATEUR et ÉVALUATEUR ASCENDANT. Choisissez une nouvelle date SE VERROUILLE LE pour l’évaluateur qui a besoin de temps.
Sélectionnez Enregistrer les modifications. Les changements s’appliquent à cette personne évaluée seulement. Une évaluation qui s’était verrouillée se rouvre et affiche En retard jusqu’à sa soumission ; l’évaluateur reçoit un courriel avec la nouvelle date.

Une prolongation remplace la précédente pour cet évaluateur ; elles ne s’additionnent jamais. Remettre la date dans le passé verrouille l’évaluation de nouveau. Un évaluateur ajouté plus tard, y compris un gestionnaire de remplacement, part de la date de verrouillage par défaut ; il n’hérite jamais du temps supplémentaire de quelqu’un d’autre.

Remarque : Du temps supplémentaire ne peut pas être accordé quand le cycle n’a pas de délai de Soumissions tardives, quand le cycle est verrouillé, ou quand la personne évaluée a déjà pris connaissance de ses résultats. Il rouvre le verrouillage d’une évaluation, jamais le verrouillage d’un cycle ni une prise de connaissance.

Supprimer un cycle d’évaluation

Supprimer un cycle d’évaluation le retire, ainsi que chaque évaluation qu’il contient, de façon permanente.

Ouvrez le menu … du cycle et sélectionnez Supprimer.
Dans Supprimer [nom du cycle] ?, lisez l’avertissement, cochez Je comprends et sélectionnez Supprimer le cycle.

Important : Cette action est permanente et ne peut pas être annulée. Toutes les évaluations sont supprimées définitivement, et l’exportation et la calibration ne sont plus disponibles pour le cycle. Pour conserver les résultats, verrouillez plutôt le cycle.

Limites et solutions

Un verrouillage bloque les soumissions, pas la lecture. Les résultats, les exportations et le partage fonctionnent encore sur un cycle verrouillé.
Seul un cycle lancé se verrouille. Supprimez ou modifiez plutôt un brouillon.
Un gestionnaire temporaire ne peut pas partager les résultats dans un cycle verrouillé. Le gestionnaire habituel ou un dirigeant le peut.
Où apparaissent les évaluations verrouillées. Elles restent visibles, en lecture seule, dans le cycle et dans les exportations ; la liste Progression les compte comme non soumises, et elles sortent des rappels et des nudges.

Comment verrouiller un cycle d’évaluation ou accorder plus de temps à un évaluateur ?