Chaque cycle d'évaluation dans Workleap Performance a un horaire qui détermine quand les évaluations de chaque personne commencent et combien de temps elle a pour les compléter.
Un horaire Focalisé fait démarrer tout le monde en même temps, comme les cycles ont toujours fonctionné.
Un horaire Anniversaire ou Selon l'ancienneté fait démarrer chaque personne à partir de sa propre date d'embauche — pour les évaluations d'anniversaire de travail et pour les probations ou suivis de nouveaux employés — et remplit le cycle au fil du temps, sans créer un cycle par mois d'embauche.
Cet article explique les trois horaires, la mise en place d'un cycle basé sur la date d'embauche, l'ouverture et le verrouillage automatiques d'un cycle, et ce qui change lorsqu'un cycle roule selon un horaire.
Qui peut planifier un cycle d'évaluation
Les Dirigeants et les Collaborateurs peuvent choisir un horaire, définir des dates de début et de verrouillage automatiques et gérer les personnes à venir dans tout cycle qu'ils peuvent modifier.
Les Gestionnaires immédiats ne configurent pas les horaires. Ils reçoivent l'évaluation de chaque membre de leur équipe au moment où cette personne entre dans le cycle, avec une échéance qui lui est propre.
Les Employés entrent dans le cycle à leur propre date et complètent leurs évaluations comme d'habitude. Ils ne voient pas les paramètres d'horaire.
Les Administrateurs n'ont aucune permission supplémentaire dans Performance, sauf s'ils sont aussi Dirigeants ou Collaborateurs.
Comment fonctionnent les horaires de cycle
Un horaire répond à deux questions : quand les évaluations de chaque personne commencent, et combien de temps elle a pour les terminer.
Horaire | Qui commence, et quand | Usage typique |
Focal | Tout le monde commence ensemble et partage les mêmes échéances. | Évaluation annuelle ou trimestrielle à l'échelle de l'entreprise. |
Anniversaire | Chaque personne commence à son propre anniversaire de travail, chaque année. | Évaluations annuelles réparties sur l'année plutôt qu'en une seule campagne. |
Selon l'ancienneté | Chaque personne commence une seule fois, lorsqu'elle atteint l'ancienneté que vous choisissez : 30, 60 ou 90 jours, 6 mois ou 1 an après l'embauche. | Évaluations de probation, suivis à 90 jours, bilan de première année. |
Anniversaire et Selon l'ancienneté sont des horaires basés sur la date d'embauche. Dans un tel cycle, les échéances et la période d'évaluation appartiennent à chaque personne, pas au cycle : quelqu'un qui entre en mars et quelqu'un qui entre en octobre ont le même nombre de jours.
Note: Les dates d'embauche proviennent de vos données d'employés (synchronisation SIRH ou saisie manuelle). La date d'embauche est un champ facultatif dans Workleap : vérifiez le nombre de personnes sans date avant de lancer (voir Limites et points à connaître).
Comment mettre en place un cycle de probation ou d'anniversaire
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Sélectionnez Cycles d'évaluation, puis Créer un cycle — ou ouvrez un brouillon existant.
Construisez le formulaire, les types d'évaluation et l'audience comme pour n'importe quel cycle. Voir Créer un cycle d'évaluation.
Dans les paramètres d'horaire, choisissez Anniversaire ou Selon l'ancienneté.
Pour un cycle Selon l'ancienneté, choisissez l'ancienneté qui déclenche les évaluations : 30, 60 ou 90 jours, 6 mois ou 1 an après l'embauche.
Pour un cycle Anniversaire, choisissez comment les personnes entrent : individuellement à leur date exacte, par cohortes hebdomadaires (tout le monde dû cette semaine-là commence le lundi) ou par cohortes mensuelles (tout le monde dû ce mois-là commence le 1er). Les cycles Selon l'ancienneté admettent toujours les personnes individuellement.
Définissez la fenêtre d'évaluation — voir ci-dessous.
Définissez la durée d'inscription : combien de temps le cycle continue d'admettre des personnes après l'ouverture des inscriptions, de 7 jours à un an. Après cette période, plus personne n'entre.
Au besoin, définissez une date de début automatique et une date de verrouillage automatique — voir Comment ouvrir et verrouiller un cycle automatiquement.
Vérifiez la liste des personnes à venir et le nombre de personnes sans date d'embauche.
Sélectionnez Lancer.
Un cycle basé sur la date d'embauche est lancé vide. Les personnes entrent à mesure que leur date arrive, et le cycle se remplit au fil du temps.
Important: C'est toujours vous qui lancez le cycle. Aucun cycle ne se lance seul. Une date de début automatique ouvre les inscriptions à cette date ; elle ne remplace pas l'action Lancer.
Comment définir la fenêtre d'évaluation d'un cycle basé sur la date d'embauche
Dans un cycle basé sur la date d'embauche, vous définissez des durées, pas des dates de calendrier. Chaque valeur se compte à partir du jour où les évaluations d'une personne s'ouvrent.
Échéances — Une par type d'évaluation activé (auto-évaluation, gestionnaire, pairs, ascendante), de 1 jour à un an après l'ouverture des évaluations. Deux semaines pour une évaluation du gestionnaire, c'est deux semaines pour tout le monde, quel que soit le moment de son tour.
Période d'évaluation — La période sur laquelle les évaluateurs se penchent, qui se termine le jour de l'ouverture des évaluations ou après, et qui commence 1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois avant. Dans un cycle Anniversaire, un début est obligatoire, pour que l'évaluation de l'année suivante ne couvre pas la même période. Dans un cycle Selon l'ancienneté, vous pouvez laisser le début ouvert pour couvrir tout ce qui s'est passé depuis l'embauche.
Workleap AI insight: La période d'évaluation est aussi ce que Workleap AI consulte lorsqu'il aide à rédiger une évaluation : choisissez la période sur laquelle vous voulez que les évaluateurs réfléchissent.
Comment ouvrir et verrouiller un cycle automatiquement
Le début automatique et le verrouillage automatique fonctionnent avec tous les horaires, y compris Focal.
Début automatique — Les inscriptions s'ouvrent à la date que vous définissez. Dans un cycle Focal, le cycle est lancé vide et admet toute son audience à cette date. Sans début automatique, les inscriptions s'ouvrent au lancement.
Verrouillage automatique — Le cycle se verrouille lui-même à la date que vous définissez. Les évaluations passent en lecture seule, exactement comme lors d'un verrouillage manuel, et les personnes qui ont créé, modifié ou lancé le cycle reçoivent une notification Cycle d'évaluation verrouillé. La date de verrouillage doit tomber après la dernière échéance que le cycle peut produire.
Vous pouvez toujours lancer ou verrouiller un cycle manuellement à tout moment, peu importe ce qui est défini.
Astuce: Définissez une date de verrouillage automatique sur chaque cycle. Les cycles laissés ouverts au-delà de leur vraie fin faussent les taux de complétion et les rapports de résultats.
Ce qui se passe lorsqu'une personne entre dans un cycle planifié
L'entrée suit le même chemin que l'ajout manuel d'une personne évaluée, de sorte que tout le monde reçoit le même traitement, qu'il soit entré au lancement, ajouté par un Dirigeant ou entré à sa propre date :
Ses évaluations sont créées avec ses propres échéances.
Son Gestionnaire immédiat est ajouté au cycle et voit la nouvelle personne évaluée et son échéance dans le résumé quotidien du gestionnaire.
Si l'évaluation ascendante est activée avec la nomination Subordonnés directs ou Ligne hiérarchique, les évaluateurs ascendants sont nommés automatiquement et avisés.
La notification d'ajout au cycle est envoyée pendant les heures de travail (9 h à 17 h, du lundi au vendredi) dans le fuseau horaire de la personne.
Important: Les évaluateurs pairs ne sont pas nommés automatiquement. Dans un cycle basé sur la date d'embauche, assignez les pairs de chaque personne au moment de son entrée, comme vous le faites aujourd'hui. Voir Gérer et suivre un cycle d'évaluation.
L'entrée est vérifiée toutes les 6 heures dans le fuseau horaire de votre organisation : une personne entre donc dans les heures qui suivent sa date, pas à minuit pile.
Comment gérer les personnes à venir
Sur la page de gestion du cycle, les personnes qui doivent entrer apparaissent comme personnes à venir, avec leur date d'entrée, à côté des personnes déjà dans le cycle. Vous pouvez chercher dans cette liste.
Pour ajouter quelqu'un avant sa date — Utilisez l'action d'ajout d'une personne évaluée comme d'habitude. Si sa date est encore à venir, elle l'attend. Si sa date est déjà passée, elle entre immédiatement avec une fenêtre d'évaluation complète.
Pour exclure quelqu'un — Utilisez l'action de retrait sur une personne à venir. Elle est exclue du cycle et n'entrera pas lorsque sa date arrivera. Vous pouvez annuler cette exclusion en la rajoutant.
La liste des personnes à venir n'est pas figée au lancement. Elle se met à jour lorsque des personnes sont embauchées, désactivées, déplacées entre équipes ou segments, ou lorsqu'une date d'embauche est ajoutée ou corrigée — une nouvelle recrue qui atteint 90 jours pendant que le cycle accepte encore des inscriptions est donc prise en compte automatiquement.
Ce que vous pouvez modifier après le lancement
Paramètre | Après le lancement |
Type d'horaire (Focal / Anniversaire / Selon l'ancienneté) | Figé |
Mode de cohorte (individuel / hebdomadaire / mensuel) | Figé |
Ancienneté d'un cycle Selon l'ancienneté | Figée |
Date de début automatique | Modifiable jusqu'à l'ouverture des inscriptions, puis figée |
Date de verrouillage automatique | Modifiable — la nouvelle date doit être dans le futur |
Échéances et période d'évaluation | Modifiables — le changement s'applique à tout le monde dans le cycle, y compris aux personnes déjà en cours d'évaluation. C'est ainsi qu'on accorde plus de temps à une cohorte. |
Audience (équipes, segments, exclusions) | Modifiable dans un cycle basé sur la date d'embauche ; figée dans un cycle Focal |
Types d'évaluation, mode de nomination ascendante, prise de connaissance | Figés (comme avant) |
Limites et points à connaître
Les personnes sans date d'embauche sont ignorées. Un cycle basé sur la date d'embauche ne peut pas les placer, et le lancement n'est pas bloqué. L'écran de configuration indique combien de personnes sont concernées. Ajoutez une date d'embauche et la personne est prise en compte automatiquement — il n'y a pas de rattrapage pour les dates déjà passées.
Personne n'entre rétroactivement. Si la date d'une personne est tombée avant l'ouverture des inscriptions, elle n'est pas ajoutée. Ajoutez-la manuellement si vous la voulez dans le cycle : elle entre immédiatement.
Une échéance dépassée ne ferme rien. Les évaluations restent ouvertes jusqu'au verrouillage du cycle. Le retard est suivi par personne, selon sa propre échéance.
Les pourcentages de complétion peuvent baisser. Dans un cycle qui accepte encore des inscriptions, le total augmente à mesure que des personnes entrent.
Un seul cycle affiche plusieurs échéances. Les listes de personnes évaluées, le résumé du gestionnaire et les rappels utilisent l'échéance propre à chaque personne.
Les cycles ne se répètent pas. Un cycle ne se relance pas de lui-même chaque année ou chaque trimestre. Un cycle Anniversaire évalue déjà chaque personne chaque année ; pour relancer un cycle Focal, dupliquez-le.