Utilisez cet article pour configurer un cycle d’évaluation dans Workleap qui se déroule à la date d’embauche de chaque employé plutôt qu’à une date commune : une évaluation de probation 90 jours après l’embauche, ou une évaluation annuelle à l’anniversaire d’embauche. Chaque personne entre dans le cycle à sa propre date, avec ses propres échéances, et le cycle continue d’admettre des personnes tant que sa fenêtre d’enrôlement est ouverte.

Qui peut l’utiliser : les dirigeants et les collaborateurs, dans l’étape Planification des paramètres du cycle.

Avant de commencer

Les dates d’embauche de vos employés sont renseignées. Un cycle à la date d’embauche ne peut pas placer une personne sans date d’embauche ; il l’ignore donc silencieusement.

Important : La date d’embauche est un attribut facultatif dans Workleap. Si personne n’en a, le cycle se lance et n’admet personne, sans aucune erreur. Les paramètres du cycle vous indiquent combien de personnes dans la portée n’ont pas de date d’embauche ; vérifiez ce nombre avant de lancer.

Choisir un cycle à la date d’embauche

Le type de cycle décide si tout le monde est évalué ensemble ou une personne à la fois.

Ouvrez les paramètres du cycle d’évaluation et sélectionnez l’étape Planification.
Sous Type de cycle, sélectionnez Date d’embauche (l’évaluation de chaque personne s’ouvre à sa propre date).
Sous Basé sur, choisissez :
- Anniversaire d’embauche : les évaluations s’ouvrent à l’anniversaire d’embauche de chaque personne, chaque année. Les évaluations d’anniversaire couvrent toujours les 12 mois précédant leur ouverture.
- Étape d’ancienneté : les évaluations s’ouvrent une seule fois, un nombre défini de jours après la date d’embauche. Définissez l’Étape (90 jours par défaut ; 30, 60, 90, 180 ou 365). Les évaluations d’ancienneté couvrent toujours tout depuis l’embauche.

Le type de cycle, l’étape et la règle d’anniversaire sont figés au lancement : ils décident qui est admis et quand.

Définir quand les évaluations s’ouvrent et quand l’enrôlement se termine

Un cycle à la date d’embauche a une fenêtre d’enrôlement : les seuls jours pendant lesquels il peut admettre quelqu’un.

Sous Ouverture des évaluations, gardez Manuellement (l’enrôlement s’ouvre quand vous lancez) ou définissez une date à laquelle l’enrôlement s’ouvre de lui-même. Définir une date ne lance pas le cycle ; vous le lancez quand même, et il attend ensuite cette date pour commencer à admettre des personnes.
Définissez combien de temps l’enrôlement reste ouvert, entre 7 et 366 jours après son ouverture. Une personne dont la date tombe après n’est pas admise ; laissez plutôt le cycle se répéter (voir ci-dessous).
Sous Fermeture du cycle, gardez Manuellement ou définissez une date après la dernière échéance possible. Quand le cycle se ferme, toutes les évaluations se verrouillent et passent en lecture seule.

Personne n’est admis pour une date tombée avant l’ouverture de l’enrôlement. Pour évaluer une personne dont la date est passée, ajoutez-la manuellement une fois le cycle lancé ; elle entre immédiatement avec une fenêtre d’évaluation complète.

Définir les échéances de chaque personne

Dans un cycle à la date d’embauche, les échéances sont des décalages à partir du jour où l’évaluation d’une personne s’ouvre, pas des dates fixes.

Sous Fenêtres d’évaluation, définissez pour chaque type d’évaluation combien de jours après l’ouverture de l’évaluation elle est due (entre 1 et 365).
Définissez la période évaluée par rapport à la date d’entrée si le cycle le demande : jusqu’où elle remonte, et quand elle se termine.
Sous Soumissions tardives, décidez ce qui se passe après une échéance : Non acceptées (l’évaluation se verrouille dès qu’elle est due), Acceptées pendant un nombre de jours après l’échéance de l’évaluation (puis elle se verrouille) ou Acceptées indéfiniment (l’évaluation ne se verrouille jamais d’elle-même).

Les décalages d’échéance restent modifiables après le lancement et s’appliquent à toutes les personnes en cours, ce qui est la façon d’accorder plus de temps à toute une cohorte. Pour accorder plus de temps à une seule personne, voir Comment verrouiller un cycle d’évaluation ou accorder plus de temps à un évaluateur ?

Regrouper les entrées d’anniversaire en cohortes

Par défaut, chaque personne entre dans un cycle d’anniversaire à sa propre date. Une cohorte donne à toutes les personnes dues dans la même période un seul départ commun.

Hebdomadaire : toutes les personnes dues cette semaine-là entrent le lundi.
Mensuelle : toutes les personnes dues ce mois-là entrent le 1er.

Les étapes d’ancienneté admettent toujours individuellement, puisque chaque personne atteint l’étape une seule fois. Le paramètre de cohorte est figé au lancement.

Lancer et suivre qui entre

Un cycle d’évaluation à la date d’embauche se lance vide, et les personnes entrent à mesure que leur date arrive.

Sélectionnez Lancer le cycle. Personne n’a encore d’évaluation ; le cycle enregistre qui doit entrer et quand.
Ouvrez le cycle. Son onglet Progression liste les personnes évaluées qui sont entrées et celles encore Planifiées, avec leur date, et indique quand la prochaine personne entre.
L’admission s’exécute toutes les 6 heures, dans le fuseau horaire de votre organisation. Une personne admise reçoit les mêmes courriels, nominations et évaluations que si elle avait été ajoutée manuellement.

La liste des personnes dues n’est pas un instantané : une personne embauchée après le lancement qui atteint son étape pendant la fenêtre est admise aussi, et une date d’embauche renseignée plus tard prend effet d’elle-même. Les pourcentages de complétion peuvent baisser d’une semaine à l’autre à mesure que de nouvelles personnes entrent.

Maintenir le cycle en marche

Réglez Répéter ce cycle sur Oui pour qu’une nouvelle itération soit préparée en brouillon quand l’enrôlement se ferme : la prochaine itération commence le lendemain de la fermeture de l’admission, et son brouillon est créé un mois à l’avance pour que vous le lanciez. Voir Comment créer un cycle d’évaluation ?

Limites et solutions

Vous ne pouvez pas déplacer la date d’une personne. C’est toujours sa date d’embauche plus le décalage du cycle. Pour évaluer une personne hors calendrier, ajoutez-la manuellement.
Aucune entrée rétroactive. Une date antérieure à l’ouverture de l’enrôlement est hors de la fenêtre. Ajoutez la personne manuellement.
Pas de date d’embauche, pas d’évaluation. Renseignez la date d’embauche ; la personne est prise en compte à la prochaine exécution de l’admission, sans rattrapage pour les dates déjà passées.
Figés au lancement : type de cycle, anniversaire ou étape, cohorte. Dupliquez le cycle pour les changer.
Un cycle verrouillé n’admet personne. Déverrouillez-le pour reprendre l’admission.

Comment lancer des évaluations à la date d’embauche de chaque employé (probation et anniversaire) ?