Une fois le cycle lancé, votre rôle passe de la construction au suivi. Depuis un cycle, vous suivez la progression, relancez ce qui est en retard, partagez les résultats, et ajustez à mesure que votre organisation évolue. Ce que vous voyez dépend de votre rôle.
Qui peut gérer et suivre
Les Exécutifs suivent tous les cycles de l'organisation, les administrent (verrouiller, déverrouiller, dupliquer, supprimer), et voient et partagent les résultats.
Les Collaborateurs suivent et administrent les cycles dans toute l'organisation (verrouiller, déverrouiller, dupliquer, supprimer), mais ne peuvent ni voir ni partager les résultats.
Les Gestionnaires immédiats suivent les cycles qui incluent au moins un de leurs subordonnés directs, dans leur ligne hiérarchique. Ils voient les évaluations de leurs employés, envoient des rappels, et partagent les évaluations avec leurs employés.
Note : Les Collaborateurs administrent les cycles, mais les résultats eux-mêmes, voir les scores et partager les évaluations, sont réservés aux Exécutifs et au gestionnaire de la personne évaluée.
Trouver et ouvrir un cycle
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Sélectionnez Gérer les cycles.
Filtrez par statut de cycle ou cherchez par titre, puis ouvrez le cycle.
Les Exécutifs et les Collaborateurs voient tous les cycles. Les Gestionnaires immédiats ne voient que les cycles incluant un de leurs subordonnés directs. Vous pouvez aussi ouvrir un cycle depuis la page Aperçu.
Suivre la progression
Ouvrez un cycle pour arriver sur l'onglet Progression.
Le haut de la page montre la complétion de chaque type d'évaluation (auto, pairs, gestionnaire, ascendante), avec le pourcentage soumis et l'échéance. Sur un cycle Anniversaire ou Selon l'ancienneté, chaque personne évaluée a sa propre échéance : la date affichée est celle de la dernière personne à entrer dans le cycle, et le pourcentage de complétion peut baisser à mesure que de nouvelles personnes entrent.
La liste des personnes évaluées montre chaque personne, son gestionnaire immédiat, et le statut de chacune de ses évaluations et du partage.
Cherchez par employé ou par gestionnaire, et utilisez Ajouter un filtre pour restreindre la liste : ligne hiérarchique, gestionnaire, équipe ou segment, statut de partage, statut d'un type d'évaluation précis, statut de l'utilisateur, ou accès au produit, en plus de filtres rapides comme sans gestionnaire ou sans pairs.
Les Exécutifs et les Collaborateurs filtrent dans toute l'organisation pour repérer les évaluations en retard, les gestionnaires manquants et la complétion à l'échelle de l'organisation. Les Gestionnaires immédiats filtrent dans leur ligne hiérarchique.
Statuts d'évaluation et de partage
Chaque type d'évaluation montre où il en est :
Pas débuté — aucune réponse enregistrée.
En cours — au moins une réponse enregistrée.
Soumis — complétée et soumise, à temps ou en retard.
En retard — non soumise et l'échéance propre à la personne évaluée est passée.
La colonne de partage montre si les résultats ont atteint la personne évaluée :
Non partagé — soumise mais pas encore partagée.
Partagé — partagée avec la personne évaluée.
Quand le cycle exige une prise de connaissance, le partage suit aussi la confirmation:
En attente de prise de connaissance — partagée, la personne n'a pas encore confirmé.
Prise de connaissance — la personne a confirmé avoir vu ses évaluations. La prise de connaissance gèle ses évaluations, qui ne peuvent plus être modifiées par la suite.
Ouvrir une évaluation
Sélectionnez Voir l'évaluation à côté d'une personne pour ouvrir son évaluation.
Les Exécutifs peuvent ouvrir n'importe quelle évaluation; les Gestionnaires immédiats seulement celles de leurs subordonnés directs. Les Collaborateurs n'ont pas accès aux résultats.
Envoyer un rappel
Relancez tous ceux qui ont encore quelque chose à faire. Sélectionnez Envoyer un rappel en haut du cycle.
Choisissez ce à quoi inciter les gens : compléter leur auto-évaluation, leurs évaluations par les pairs, par le gestionnaire ou ascendantes, ou partager les résultats avec la personne évaluée. Chaque option indique à combien de personnes elle s'applique et le temps restant.
Ajoutez un message. Il est envoyé en votre nom.
Sélectionnez Envoyer un rappel.
Le rappel part à tous ceux qui ont encore cette tâche en attente, par courriel ou Slack (si activé). Vous ne choisissez pas des individus, vous choisissez une tâche, et les gens qui la doivent sont relancés.
Partager les évaluations
Une personne évaluée ne voit son évaluation qu'une fois qu'elle lui a été partagée. Vous pouvez partager de deux façons, en bloc depuis la liste des personnes évaluées, ou individuellement depuis l'évaluation d'une personne, et qui peut faire quoi diffère :
Les Exécutifs peuvent partager pour n'importe quelle personne du cycle, en bloc ou individuellement.
Les Gestionnaires immédiats peuvent partager les évaluations de leurs propres subordonnés directs, en bloc ou individuellement.
Les gestionnaires de la ligne hiérarchique (un gestionnaire au-dessus du gestionnaire immédiat) peuvent partager depuis la liste en bloc, mais pas depuis une évaluation individuelle : il n'y a pas de bouton Partager sur une évaluation qui n'est pas celle de leur propre subordonné direct. C'est intentionnel : partager une évaluation incombe au gestionnaire immédiat, donc les gestionnaires de la ligne hiérarchique partagent en bloc surtout comme filet de secours quand le gestionnaire immédiat n'est pas disponible, par exemple pendant un congé.
Les Collaborateurs ne peuvent pas partager les évaluations.
Pour partager en bloc, sélectionnez une ou plusieurs personnes évaluées dans la liste, puis sélectionnez Partager.
Note : Seules les évaluations Soumises peuvent être partagées. Repartager une évaluation déjà partagée n'envoie pas de nouvelle notification.
Si le cycle exige une prise de connaissance, les personnes évaluées confirment avoir vu leur évaluation partagée. Suivez qui a pris connaissance grâce au statut de partage et à l'indicateur de progression de la prise de connaissance du cycle.
Gérer les personnes évaluées pendant le cycle
Sur un cycle Focal, la composition d'un cycle lancé est figée au lancement. Ajouter ou retirer des personnes d'une équipe ou d'un segment dans votre organisation ne change plus qui fait partie du cycle — vous le décidez explicitement, depuis l'onglet Progression.
Sur un cycle Anniversaire ou Selon l'ancienneté, la composition n'est pas figée : les personnes entrent dans le cycle lorsqu'elles atteignent leur date, et l'audience reste modifiable après le lancement. Les changements s'appliquent seulement aux personnes à venir.
Note : L'ajout et le retrait de personnes évaluées sont accessibles aux Exécutifs et aux Collaborateurs sur les cycles lancés qui ne sont pas verrouillés. Les contrôles n'apparaissent pas pour les Gestionnaires immédiats.
Ajouter des personnes évaluées
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Ouvrez le cycle lancé et restez sur l'onglet Progression.
Sélectionnez Ajouter des personnes évaluées.
Choisissez des membres individuels, des équipes ou des segments. Les équipes et les segments sont développés en leurs membres actuels.
Sélectionnez Ajouter.
Les nouvelles personnes évaluées rejoignent le cycle et sont notifiées. Sur un cycle basé sur la date d'embauche, une personne dont la date est encore à venir est mise en attente jusqu'à cette date. Toute personne déjà dans le cycle est ignorée automatiquement.
Retirer des personnes évaluées
Retirer plusieurs à la fois : cochez les cases à côté des personnes évaluées à retirer, puis sélectionnez Retirer la sélection.
Retirer une seule : ouvrez le menu à trois points d'une personne évaluée et sélectionnez Retirer du cycle.
Retirer une personne évaluée annule ses assignations de pairs, ascendantes et de gestionnaire temporaire en attente, et envoie les notifications d'annulation correspondantes. Les données déjà soumises sont conservées.
Personnes à venir (cycles Anniversaire et Selon l'ancienneté)
Les personnes qui doivent entrer dans le cycle apparaissent comme personnes à venir avec leur date d'entrée, aux côtés des personnes déjà dans le cycle. Utilisez Ajouter des personnes évaluées pour faire entrer quelqu'un plus tôt : si sa date est encore à venir, la personne attend cette date; si elle est passée, la personne entre immédiatement. Utilisez Retirer sur une personne à venir pour l'exclure avant son entrée; ajoutez-la de nouveau pour annuler. Voyez Évaluations de probation et d'anniversaire.
Autres ajustements par personne
Depuis le menu à trois points d'une personne évaluée, vous pouvez aussi :
Assigner un gestionnaire immédiat temporaire pour le cycle.
Mettre à jour le gestionnaire immédiat.
Assigner des pairs.
Vous pouvez encore prolonger les échéances et modifier les questions ou les sections d'un cycle lancé jusqu'à ce qu'il soit verrouillé. Sur un cycle basé sur la date d'embauche, modifier une échéance la modifie pour tout le monde dans le cycle, y compris les personnes déjà en cours d'évaluation. Sur un cycle Focal, la section des participants du formulaire de modification du cycle est verrouillée après le lancement; sur un cycle basé sur la date d'embauche, elle reste modifiable — gérez plutôt la composition depuis l'onglet Progression.
Attention : Supprimer une question retire définitivement ses réponses, et aucune notification n'est envoyée, alors communiquez les changements à l'interne. Les changements de questions en cours de cycle peuvent affecter la validité de vos données, il vaut donc mieux les faire avant le début des soumissions.
Les détails par personne restent à jour : quand le nom, le titre du poste, le département ou le gestionnaire d'une personne évaluée change dans votre organisation, sa fiche dans le cycle se met à jour automatiquement, et un nouveau gestionnaire obtient l'accès à ses évaluations soumises. Sur les cycles verrouillés, seuls les détails d'identité se rafraîchissent — le titre du poste, le département et le gestionnaire restent figés.
Verrouiller ou déverrouiller un cycle
Les Exécutifs et les Collaborateurs peuvent verrouiller un cycle complété pour figer ses données aux fins de reporting et d'analyse.
Une fois verrouillé, aucune évaluation ni modification ne peut être soumise.
Vous pouvez déverrouiller au besoin, mais cela peut affecter la validité des données du cycle.
Vous pouvez aussi définir une date de verrouillage automatique lors de la configuration du cycle. Le cycle se verrouille de lui-même à cette date, les évaluations passent en lecture seule, et les personnes qui ont créé, modifié ou lancé le cycle sont notifiées. Une échéance dépassée ne ferme jamais une évaluation — seul le verrouillage le fait.
Dupliquer ou supprimer un cycle
Depuis la page Gérer les cycles ou les détails du cycle, utilisez le menu à trois points pour :
Dupliquer un cycle pour réutiliser sa configuration (pratique pour changer les types d'évaluation, qui ne peuvent pas être modifiés après le lancement).
Supprimer un cycle, ce qui retire définitivement toutes ses données et notifie les participants.
Exporter et analyser
Exportez les données d'un cycle pour les partager ou les analyser hors ligne. Voyez Exporter les données de performance.
Analysez la répartition des scores et les résultats individuels dans Notes et résultats, et alignez les décisions de talent dans Calibration.