Workleap Performance vous permet d'exiger que les employés confirment formellement avoir lu les évaluations partagées avec eux. Lorsque la prise de connaissance est requise, chaque personne évaluée clique sur un bouton Prendre connaissance, et son nom ainsi qu'un horodatage sont enregistrés sur l'évaluation comme preuve de réception.
À quoi sert la prise de connaissance
La prise de connaissance transforme une évaluation partagée en une confirmation datée et traçable que l'employé l'a vue. Elle est conçue pour les situations où la preuve compte — un plan d'amélioration, un litige ou un congédiement.
L'exigence se définit par cycle d'évaluation, lors de la configuration du cycle.
Seule la personne évaluée peut prendre connaissance, et elle confirme d'un coup l'ensemble des évaluations partagées avec elle.
La prise de connaissance enregistre la date, ne peut pas être annulée et ne peut pas être répétée.
Une fois la prise de connaissance effectuée, les évaluations sont verrouillées pour que le contenu confirmé ne change pas.
Qui peut prendre connaissance d'une évaluation
Employés (la personne évaluée) — Seule la personne évaluée peut prendre connaissance de ses propres évaluations. Personne ne peut le faire à sa place.
Cadres et Collaborateurs — Configurent l'exigence à la configuration du cycle et suivent la progression ; ils ne peuvent pas prendre connaissance à la place d'une personne évaluée.
Gestionnaires immédiats — Voient le statut de prise de connaissance de leurs subordonnés directs et reçoivent une mise à jour du résumé lorsqu'un subordonné confirme ; ils ne peuvent pas confirmer à sa place.
Administrateurs — Aucune permission propre à la prise de connaissance dans Performance, sauf s'ils sont aussi Cadre ou Collaborateur.
Comment exiger la prise de connaissance à la configuration d'un cycle
La prise de connaissance s'active au niveau du cycle, avant son lancement.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Créez ou ouvrez un cycle d'évaluation encore en brouillon.
Dans la configuration du cycle, repérez la section Prise de connaissance formelle.
Cochez Exiger que les personnes évaluées prennent connaissance de leur évaluation.
Assurez-vous qu'au moins une question est partagée avec la personne évaluée, puis lancez le cycle.
Important — Ce paramètre ne peut plus être modifié après le lancement du cycle. Décidez si vous avez besoin de la prise de connaissance avant de lancer.
Note — Un cycle ne peut exiger la prise de connaissance que si au moins une question est partagée avec la personne évaluée. Sans contenu partagé, il n'y a rien à confirmer. Le paramètre est conservé lorsque vous dupliquez un cycle.
Comment les employés prennent connaissance de leur évaluation
Une fois leur évaluation partagée, la personne évaluée effectue la prise de connaissance depuis sa propre page d'évaluation.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Ouvrez l'évaluation partagée sous Évaluations.
Lisez l'évaluation, puis sélectionnez Prendre connaissance.
Dans la fenêtre Prendre connaissance de cette évaluation ?, cochez Je confirme avoir lu cette évaluation.
Sélectionnez Prendre connaissance pour confirmer.
L'évaluation affiche ensuite une confirmation Pris connaissance par [nom] · [date] en haut de la page.
Note — La prise de connaissance confirme d'un coup toutes les évaluations partagées avec la personne dans ce cycle — auto-évaluation, gestionnaire, pairs et ascendante. C'est tout ou rien, et l'action ne peut être ni annulée ni refaite.
Ce qui change une fois l'évaluation prise en compte
La prise de connaissance gèle la participation de la personne évaluée au cycle afin de protéger le contenu qu'elle a confirmé.
Aucune évaluation à propos de cette personne — auto-évaluation, gestionnaire, pairs ou ascendante — ne peut être modifiée ou soumise par la suite, peu importe le rôle.
Les évaluations partagées ne peuvent pas être retirées du partage dans un cycle exigeant la prise de connaissance, pour aucune personne évaluée, qu'elle ait confirmé ou non.
Un évaluateur pair ou ascendant ne peut pas être ajouté pour une personne ayant déjà pris connaissance, ni retiré d'une façon qui l'affecterait.
La personne évaluée est retirée des rappels et relances en cours pour ce cycle.
Le gestionnaire immédiat et le gestionnaire temporaire de la personne reçoivent une mise à jour du résumé quotidien du gestionnaire au moment de la prise de connaissance.
Important — Si le contenu partagé change avant que la personne ne prenne connaissance — par exemple une évaluation la concernant est soumise, une réponse est modifiée ou un évaluateur est retiré — elle doit consulter l'évaluation mise à jour avant de pouvoir confirmer. La prise de connaissance porte toujours sur la version actuelle de ce qui a été partagé.
Comment suivre la progression de la prise de connaissance
Vous pouvez suivre qui a pris connaissance depuis le cycle et relancer les personnes en attente.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Allez dans Gérer les cycles et ouvrez le cycle.
Dans l'onglet Progression, consultez la colonne Partage — une personne évaluée affiche Pris connaissance une fois l'action faite.
Pour filtrer la liste, ajoutez le filtre Statut de partage : Pris connaissance.
Sélectionnez Envoyer une relance pour rappeler aux personnes dont l'évaluation est partagée mais pas encore prise en compte.
L'aperçu des cycles d'évaluation actifs affiche aussi un indicateur de progression pour les cycles exigeant la prise de connaissance — combien de personnes ont confirmé parmi celles dont l'évaluation a été partagée.