Workleap Performance envoie des notifications pour tenir tout le monde informé tout au long d'un cycle d'évaluation. Elles se déclenchent automatiquement à des moments clés, comme le lancement d'un cycle, la soumission d'une évaluation, ou l'approche d'une échéance, pour que personne n'ait à faire de suivi manuel à chaque étape. Les notifications sont ajustées au fuseau horaire du destinataire et respectent les préférences de communication de chaque membre. Cet article couvre toutes les notifications que le produit envoie : lesquelles, quand, et à qui.
Note : Les membres doivent avoir une adresse courriel confirmée pour recevoir les notifications.
Méthodes de communication
Les notifications peuvent être livrées par différents canaux selon les paramètres de votre organisation et vos préférences personnelles. Les méthodes disponibles sont Courriel, Slack et Microsoft Teams.
L'administrateur de votre organisation définit la méthode par défaut. Vous pouvez la remplacer sous Préférences > Workleap > Méthode de communication.
Lancement du cycle d'évaluation
Quand un Exécutif ou un Collaborateur lance un cycle d'évaluation, le système notifie les participants qu'il est actif.
Les Employés sont notifiés que leur auto-évaluation est disponible (si le cycle inclut des auto-évaluations).
Les gestionnaires sont notifiés que le cycle est lancé et qu'ils ont des évaluations à compléter, et qu'ils doivent sélectionner des pairs ou des évaluateurs ascendants lorsque ces types sont activés.
Rappels d'évaluation
Workleap Performance envoie des rappels automatiques pour que les participants complètent leurs évaluations à temps, selon les échéances du cycle. Il y en a trois :
Avant l'échéance — 3 jours ouvrables avant l'échéance.
À l'échéance — le jour de l'échéance.
Après l'échéance — 1 jour ouvrable après l'échéance.
Chaque type d'évaluation a son propre horaire :
Type d'évaluation | Rappel envoyé à |
Auto-évaluation | La personne évaluée |
Évaluation par le gestionnaire | Le gestionnaire (ou le gestionnaire temporaire) responsable |
Évaluation par les pairs | Le pair évaluateur |
Évaluation ascendante | L'évaluateur ascendant |
Note : Les rappels ne sont envoyés que pour les évaluations non encore soumises, et jamais pour les cycles verrouillés. Les jours ouvrables excluent les fins de semaine.
Quand une évaluation est en retard, le gestionnaire de la personne évaluée reçoit aussi un résumé dans son Résumé quotidien du gestionnaire (ci-dessous).
Confirmations de soumission
Quand une évaluation est soumise, la personne qui l'a soumise reçoit une confirmation.
Auto-évaluation soumise — à l'employé.
Évaluation par le gestionnaire soumise — au gestionnaire.
Évaluation par les pairs soumise — au pair évaluateur.
Évaluation ascendante soumise — à l'évaluateur ascendant.
Quand une auto-évaluation, une évaluation par les pairs ou ascendante est soumise, le gestionnaire de la personne évaluée (et le gestionnaire temporaire, le cas échéant) reçoit aussi une mise à jour du Résumé quotidien du gestionnaire.
Partage des évaluations
Quand un gestionnaire partage les résultats d'une évaluation avec un employé :
L'employé est notifié qu'une évaluation a été partagée avec lui.
Le gestionnaire reçoit une confirmation du partage.
Notifications d'évaluation par les pairs et ascendante
Les pairs et les évaluateurs ascendants sont notifiés aux moments clés :
Demande d'évaluation — quand quelqu'un est assigné pour donner une évaluation par les pairs ou ascendante, en lui indiquant qui il a été invité à évaluer.
Évaluation annulée — quand une assignation est retirée. Si plusieurs sont annulées en même temps, elles sont regroupées en une seule notification.
Résumé quotidien du gestionnaire
Les gestionnaires, et les gestionnaires temporaires, reçoivent un résumé quotidien de l'activité d'évaluation de leur équipe, livré à 9 h dans leur fuseau horaire. Il inclut :
Les auto-évaluations, évaluations par les pairs et ascendantes récemment soumises par leurs employés.
Les rappels d'évaluations en retard pour leur équipe.
Les employés retirés du cycle.
Dans les cycles exigeant une prise de connaissance, quand un de leurs employés prend connaissance de ses évaluations partagées.
Note : Si 9 h est passé ou si c'est une fin de semaine, le résumé est reporté au prochain jour ouvrable. Plusieurs événements pour le même gestionnaire sont regroupés dans un seul résumé.
Rappel (rappels manuels)
Les Exécutifs, les Collaborateurs et les Gestionnaires immédiats peuvent envoyer manuellement des rappels pour inciter à l'action. Les rappels sont accessibles depuis l'Aperçu de performance et les écrans de gestion du cycle. Les gestionnaires immédiats relancent dans leur ligne hiérarchique; les Exécutifs et les Collaborateurs peuvent relancer dans toute l'organisation.
Un rappel peut inciter une personne à :
Compléter son auto-évaluation.
Compléter ses évaluations par le gestionnaire.
Compléter ses évaluations par les pairs.
Compléter ses évaluations ascendantes.
Partager les résultats d'évaluation avec l'employé.
Dans les cycles exigeant une prise de connaissance, prendre connaissance de ses évaluations partagées.
L'expéditeur peut ajouter un message personnalisé. Le système suit si une évaluation a été soumise après l'envoi d'un rappel, pour mesurer l'efficacité des relances. Dans les cycles exigeant une prise de connaissance, les personnes qui ont déjà pris connaissance sont exclues des rappels de prise de connaissance.
Cycle de vie des participants
Quand des participants sont ajoutés à un cycle lancé ou en sont retirés :
Ajouté — l'employé est notifié qu'il a été ajouté à un cycle en cours (seulement si le cycle inclut des auto-évaluations).
Retiré — l'employé est notifié qu'il a été retiré.
Notifications de gestionnaire temporaire
Quand des gestionnaires temporaires sont assignés pendant un cycle :
Scénario | Qui est notifié |
Gestionnaire temporaire assigné pour la première fois | Le nouveau gestionnaire temporaire |
Gestionnaire temporaire remplacé par un autre | L'ancien gestionnaire (désassigné) et le nouveau (réassigné) |
Gestionnaire temporaire retiré sans remplacement | L'ancien gestionnaire |
Note : Si plusieurs employés sont assignés au même gestionnaire temporaire dans un court laps de temps, les notifications sont regroupées en un seul message.
Rappel de verrouillage du cycle
Environ une semaine après que l'échéance globale d'un cycle est passée, les Exécutifs et les Collaborateurs ayant la permission de verrouiller le cycle reçoivent un rappel de le faire, pour que les cycles soient clos en temps voulu. Il n'est envoyé que si le cycle n'est pas encore verrouillé.
Rappels d'objectifs
Les propriétaires d'objectifs reçoivent un rappel hebdomadaire (le vendredi) pour mettre à jour la progression de leurs objectifs publiés lorsqu'une mise à jour est requise.
Note : Les rappels d'objectifs ne sont envoyés que pour les objectifs publiés, pas pour les brouillons ni les archivés.
Résumé des notifications
Notification | Déclenchée par | Envoyée à |
Auto-évaluation disponible | Lancement du cycle | Employé |
Évaluation par le gestionnaire disponible | Lancement du cycle | Gestionnaire |
Rappels d'évaluation (auto, gestionnaire, pairs, ascendante) | Échéance proche ou passée | Évaluateur |
Confirmation de soumission | Évaluation soumise | Personne qui a soumis |
Évaluation partagée | Le gestionnaire partage l'évaluation | Employé et gestionnaire |
Demande d'évaluation par les pairs ou ascendante | Évaluateur assigné | Pair ou évaluateur ascendant |
Évaluation par les pairs ou ascendante annulée | Nomination retirée | Pair ou évaluateur ascendant |
Résumé quotidien du gestionnaire | Activité d'évaluation dans l'équipe | Gestionnaire et gestionnaire temporaire |
Rappel | Un Exécutif, Collaborateur ou gestionnaire envoie un rappel | Participant |
Ajouté au cycle | Synchronisation des participants | Participant |
Retiré du cycle | Synchronisation des participants | Participant |
Gestionnaire temporaire assigné ou changé | Nomination de gestionnaire | Gestionnaires concernés |
Rappel de verrouillage du cycle | Environ une semaine après l'échéance | Exécutif / Collaborateur |
Rappel de progression d'objectif | Hebdomadaire (vendredi) | Propriétaire de l'objectif |