Workleap Officevibe prend en charge une cadence de sondage trimestrielle, avec un cycle d’engagement structuré qui s’aligne avec les revues trimestrielles et les rythmes de planification de votre organisation.
Qui peut utiliser les sondages d’engagement trimestriels
Dirigeants: configurent la cadence trimestrielle, gèrent la banque de questions, définissent la durée du sondage et consultent tous les rapports.
Administrateurs: configurent la cadence trimestrielle, la planification et le nombre de questions dans les paramètres du sondage éclair.
Gestionnaires d’équipe: accèdent aux rapports d’engagement et aux données de tendance dans le cadre de la cadence trimestrielle.
Employés: reçoivent un sondage par trimestre et le remplissent à leur rythme durant la fenêtre ouverte.
Comment configurer une cadence trimestrielle
Connectez-vous à Workleap et ouvrez Officevibe.
Accédez aux Paramètres Officevibe, puis sélectionnez Sondages.
Activez l’option Activer le sondage éclair, puis sélectionnez Afficher les options avancées si la section est fermée.
Sous Fréquence des sondages, sélectionnez Tous les trimestres. La description de cette option indique « Posez 30 questions par sondage. » Considérez ce chiffre comme un repère seulement : aucun nombre n’est prédéfini, et vous entrez le nombre réel sous Nombre de questions envoyées par trimestre.
Sous Semaine de début, sélectionnez une date dans la semaine où vous voulez que votre premier sondage s’ouvre. Le premier lancement possible est la semaine prochaine. Les employés reçoivent le sondage selon leur jour de réception préféré.
Sous Garder chaque sondage ouvert pendant, choisissez 2 semaines, 3 semaines ou 4 semaines. La valeur par défaut est 2 semaines. Le sondage se ferme toujours le dernier vendredi de la fenêtre.
Sous Nombre de questions envoyées par trimestre, entrez le nombre de Questions Officevibe et de Questions personnalisées. Les deux champs commencent à 0, et le total doit être d’au moins 1 pour que vous puissiez sélectionner Mettre à jour. Nous recommandons un total de 20 à 30 questions. Un avertissement s’affiche si le total est inférieur à 5.
Sélectionnez Mettre à jour.
Remarque : Le nombre de questions Officevibe ne peut pas dépasser le nombre de questions Officevibe actives, et le nombre de questions personnalisées ne peut pas dépasser le nombre de questions personnalisées actives. Si c’est le cas, un message d’erreur s’affiche et vous ne pouvez pas enregistrer tant que vous ne l’avez pas corrigé.
Comment modifier les dates de sondages à venir
Vous pouvez déplacer chaque sondage à venir de 2 semaines au plus avant ou après sa date d’origine. Chaque sondage se déplace indépendamment, et vos autres sondages à venir conservent leurs dates.
Les modifications ne s’appliquent pas au cycle en cours — uniquement aux cycles à venir.
Dans les Paramètres Officevibe, accédez à Sondages, puis sélectionnez Afficher les options avancées.
Sous Prochains sondages, trouvez le sondage à déplacer. Officevibe affiche les 3 prochains sondages.
Sélectionnez Replanifier, puis choisissez une nouvelle date à 2 semaines ou moins de la date d’origine. Les fins de semaine ne sont pas disponibles.
Sélectionnez Mettre à jour.
Comment gérer les questions
Workleap Officevibe vous donne le contrôle sur le nombre de questions que reçoivent vos employés chaque trimestre et sur les questions actives dans votre banque.
Définir le nombre de questions
Vous choisissez le nombre de questions que chaque employé reçoit par trimestre. Le total correspond au nombre de Questions Officevibe plus le nombre de Questions personnalisées. Les questions de suivi ne sont pas comptées.
Pour ajuster :
Accédez aux Paramètres Officevibe, puis sélectionnez Sondages.
Sous Nombre de questions envoyées par trimestre, entrez un nombre dans Questions Officevibe et dans Questions personnalisées.
Sélectionnez Mettre à jour.
Conseil : La plage recommandée est de 20 à 30 questions au total. Un avertissement s’affiche si le total est inférieur à 5. Vous pouvez quand même enregistrer, mais rester dans cette plage garde les sondages ciblés et la participation élevée.
Ajouter des questions textuelles personnalisées
Vous pouvez inclure plusieurs questions personnalisées dans un sondage trimestriel. Définissez-en le nombre sous Questions personnalisées. Les questions personnalisées actives sont toujours incluses en premier.
Désactiver des questions
Seuls les dirigeants peuvent désactiver des questions. Sélectionnez Gérer les questions dans les paramètres du sondage éclair, puis désactivez les questions que vous ne voulez pas poser. Vous devez conserver au moins autant de questions Officevibe actives que le nombre que vous envoyez chaque trimestre. Deux points importants :
Si le nombre de questions Officevibe que vous envoyez égale le nombre de questions Officevibe actives, tous les employés reçoivent les mêmes questions (l’ordre est aléatoire par personne).
S’il est inférieur au nombre de questions Officevibe actives, Officevibe distribue les questions entre les employés automatiquement selon l’algorithme de rotation existant.
Conseil : Officevibe vous empêche de désactiver une question si cela laisserait moins de questions actives que le nombre que vous envoyez chaque trimestre. Dans ce cas, réduisez d’abord le nombre de Questions Officevibe, puis désactivez la question. Si vous souhaitez que tous les employés répondent aux mêmes questions chaque trimestre, définissez le nombre de Questions Officevibe de façon à ce qu’il corresponde exactement au nombre de questions Officevibe actives.
Comment la participation est calculée
Pour les sondages éclair trimestriels, la participation reflète les personnes qui ont participé au cycle de sondage en cours.
Taux de participation = membres ayant répondu ou ignoré au moins une question durant le cycle en cours ÷ membres ayant reçu ce sondage
Actif·ve = a répondu ou ignoré au moins une question depuis l’ouverture du sondage en cours
Inactif·ve = aucune interaction avec le sondage en cours pour l’instant
Les statistiques de participation ne tiennent compte que des réponses collectées avant la fermeture du sondage.
L’action Envoyer un rappel est désactivée après la fermeture du sondage.
Remarque : Les nouveaux membres sont considérés comme inactifs jusqu’à ce qu’ils répondent à leur première question. Recevoir une invitation, l’accepter ou obtenir un accès ne compte pas comme une participation.
Remarque : L’activité d’un cycle précédent, ou d’une cadence hebdomadaire ou mensuelle avant le changement, n’est pas reportée. La participation repart à zéro à chaque sondage éclair trimestriel.
Conseil : Pendant qu’un sondage est ouvert, les graphiques de tendance signalent le dernier point de participation comme « résultats non définitifs ». La valeur se met à jour au fil des réponses et devient définitive à la fermeture du sondage.
Remarque : La participation des cycles terminés avant octobre 2026 a été calculée selon une règle précédente basée sur une fenêtre d’activité de 120 jours. Contactez le soutien si vous souhaitez que ces valeurs soient recalculées.
Ce que vous pouvez voir dans les rapports
Tous les rapports de sondage éclair existants sont disponibles pour les sondages trimestriels : Sondage éclair, Questions, eNPS, Métriques, Commentaires et Vue d’ensemble des sondages éclair. Vos données historiques de sondage éclair sont conservées lorsque vous changez de cadence.
Annotation de changement de cadence
Lorsque votre organisation passe d’une cadence de sondage éclair continue à une cadence trimestrielle, un marqueur visible apparaît sur les graphiques de tendance au point de transition. Cela vous aide à interpréter correctement tout changement dans les données.
Granularité des points de données
Lorsque vous consultez des rapports basés sur les tendances sur six mois ou plus, un contrôle de granularité s’affiche. Choisissez Continue pour voir tous les points de données, ou Trimestres pour voir un point de données par sondage trimestriel.
Notifications
Notifications pour dirigeants
Rappels avant le lancement : 14 jours, 7 jours et 3 jours avant l’ouverture du sondage.
Confirmation de lancement à l’ouverture du sondage.
Notification de fermeture avec résultats disponibles — envoyée le lendemain de la date de fermeture (ou le lundi suivant, les sondages se fermant le vendredi).
Notifications pour les employés
Notification de lancement à l’ouverture du sondage.
Rappels pendant la fenêtre ouverte : aucun pour un sondage de 2 semaines, un pour un sondage de 3 semaines et deux pour un sondage de 4 semaines.
Alerte de dernière chance deux jours avant la fermeture du sondage.
Ce que vivent les employés
Les employés reçoivent leur sondage trimestriel le jour de réception qu’ils ont configuré, dans la semaine planifiée. Si aucune préférence n’est définie, ou si la préférence est un jour de fin de semaine, les employés reçoivent le sondage le lundi.
Les sondages utilisent le format une-question-à-la-fois.
La progression est sauvegardée entre les sessions. Les employés reprennent à la prochaine question sans réponse.
Les réponses déjà soumises ne peuvent pas être modifiées.
La date de fermeture du sondage est toujours visible pour que les employés connaissent leur délai.
Si un employé ouvre le sondage après sa fermeture, un état « sondage fermé » clair s’affiche.
Important : Les réponses partielles sont reconnues dans le produit après la fermeture. Les employés ne peuvent pas soumettre de réponses supplémentaires une fois le sondage fermé.