Utilisez cet article pour changer qui participe à un cycle d’évaluation après son lancement dans Workleap : ajouter une personne oubliée, retirer une personne qui a quitté, confier une personne évaluée à un gestionnaire temporaire pour ce cycle, ou corriger son gestionnaire. Tout se passe dans l’onglet Progression du cycle.

Qui peut l’utiliser : les dirigeants et les collaborateurs, pour toute personne évaluée. Les gestionnaires immédiats peuvent assigner un gestionnaire temporaire et des évaluateurs aux personnes de leur ligne hiérarchique, depuis le même menu.

Avant de commencer

Le cycle d’évaluation est Actif, pas Verrouillé. Un cycle verrouillé n’admet personne et n’accepte aucun changement de participants.

Ouvrir la liste des personnes évaluées du cycle

Chaque personne évaluée d’un cycle d’évaluation est listée dans son onglet Progression.

Connectez-vous à Workleap et allez à Org, puis Cycles d’évaluation. Les gestionnaires peuvent aussi ouvrir un cycle actif depuis sa carte sur Accueil.
Sélectionnez le cycle. Il s’ouvre sur l’onglet Progression, avec une ligne par personne évaluée : le statut de son auto-évaluation, de son évaluation par le gestionnaire, par les pairs et ascendante, et si les résultats ont été livrés.
Utilisez Rechercher des personnes évaluées, + Ajouter un filtre ou Exceptions (par exemple Aucun pair évaluateur) pour trouver des personnes. Le + Ajouter un filtre au-dessus des onglets (gestionnaires immédiats, lignes hiérarchiques, segment, département, etc.) s’applique à tous les onglets.

Ajouter une personne évaluée

Ajouter une personne évaluée à un cycle d’évaluation lancé crée ses évaluations immédiatement et lui envoie les mêmes courriels qu’au lancement.

Dans l’onglet Progression, sélectionnez Ajouter des personnes évaluées.
Dans Ajouter des personnes évaluées, cherchez par nom et choisissez des personnes ou des segments. Les règles du cycle décident du moment où chacune y entre.
Sélectionnez Ajouter des personnes évaluées. Sur un cycle focal, la personne apparaît dans la liste avec ses évaluations prêtes. Sur un cycle à la date d’embauche, elle est soit Planifiée pour sa date, soit admise immédiatement avec une fenêtre d’évaluation complète si sa date est passée.

Ajouter une personne lance aussi les nominations ascendantes automatiques du cycle pour elle et avise les évaluateurs nommés. Sur un cycle à la date d’embauche, ajouter une personne annule aussi une exclusion antérieure. Son gestionnaire apprend l’ajout dans le prochain bilan quotidien.

Retirer une personne évaluée

Retirer une personne évaluée d’un cycle d’évaluation annule toutes les évaluations à son sujet.

Sur la ligne de la personne évaluée, sélectionnez le menu …, puis Retirer du cycle d’évaluation. Pour retirer plusieurs personnes, cochez leurs lignes et sélectionnez Retirer dans la barre qui apparaît.
Confirmez. La personne évaluée reçoit un courriel, ses pairs évaluateurs et ses évaluateurs ascendants sont avisés que leur assignation est annulée, et toute assignation de gestionnaire temporaire la concernant est supprimée.

Sur un cycle à la date d’embauche, retirer une personne qui n’est pas encore entrée enregistre aussi une exclusion, pour que le cycle ne l’admette pas de nouveau quand sa date arrive. Ajoutez-la de nouveau pour annuler l’exclusion.

Assigner un gestionnaire temporaire pour ce cycle

Un gestionnaire immédiat temporaire reprend les tâches du gestionnaire pour une personne évaluée dans un cycle d’évaluation, sans changer l’organigramme.

Sur la ligne de la personne évaluée, sélectionnez …, puis Assigner un gestionnaire temporaire.
Choisissez la personne et enregistrez. La cellule GESTIONNAIRE de la ligne l’affiche avec un badge Temporaire à côté du gestionnaire habituel.

Une personne évaluée peut avoir un gestionnaire temporaire par cycle. Le gestionnaire temporaire rédige l’évaluation par le gestionnaire, assigne les évaluateurs et peut partager les résultats tant que le cycle est déverrouillé. Le nouveau gestionnaire temporaire et le gestionnaire habituel sont tous deux avisés ; plusieurs assignations faites en moins de 30 minutes arrivent dans un seul courriel. Ouvrez le menu de nouveau pour modifier ou retirer l’assignation ; la retirer rend les tâches au gestionnaire habituel.

Corriger le gestionnaire d’une personne évaluée

Une personne évaluée sans gestionnaire, ou avec le mauvais, n’a pas d’évaluation par le gestionnaire ou a le mauvais évaluateur. Corriger le gestionnaire depuis le cycle le change partout dans Workleap.

Sur la ligne de la personne évaluée, sélectionnez …, puis Mettre à jour le gestionnaire.
Dans Mettre à jour le gestionnaire de [nom], choisissez le Nouveau gestionnaire et sélectionnez Mettre à jour.

Important : Mettre à jour le gestionnaire change le gestionnaire hiérarchique de la personne dans toute l’organisation, pas seulement pour ce cycle d’évaluation. Pour changer qui s’occupe de son évaluation dans ce cycle seulement, utilisez Assigner un gestionnaire temporaire.

Ce que Workleap garde à jour de lui-même

Un cycle d’évaluation lancé actualise ses participants à partir de votre organisation chaque dimanche à 4 h UTC.

Les noms, titres de poste, courriels et relations hiérarchiques sont actualisés depuis l’annuaire.
Une personne désactivée reste dans le cycle, signalée comme désactivée, pour que l’historique reste exact. Une personne supprimée de l’organisation est retirée.
Dans un cycle verrouillé, seuls les noms, courriels et avatars sont actualisés ; les titres de poste, gestionnaires et gestionnaires temporaires sont figés.

Limites et solutions

Cycle verrouillé. Personne ne peut être ajouté, retiré ou réassigné. Déverrouillez-le d’abord (voir Comment verrouiller un cycle d’évaluation ou accorder plus de temps à un évaluateur ?).
Les règles d’un cycle focal sont figées. Vous ne pouvez pas élargir l’audience après le lancement ; ajoutez plutôt les personnes une à une.
Personne évaluée ayant pris connaissance. Dans un cycle qui exige la prise de connaissance, vous ne pouvez pas ajouter ni retirer un pair évaluateur ou un évaluateur ascendant pour une personne qui a déjà pris connaissance de ses résultats.
Pas d’accès aux évaluations de performance. Une personne sans accès ne peut pas être ajoutée. Donnez-lui l’accès d’abord.

Comment ajouter, retirer ou réassigner des personnes évaluées dans un cycle d’évaluation lancé ?