La synchronisation des personnes garde Workleap à jour avec l’outil où vous gérez déjà vos employés, comme votre SIRH. Une fois par jour, Workleap ajoute les nouvelles personnes, retire celles qui sont parties et met à jour leurs informations, pour que vous n’ayez pas à le faire manuellement.
Remarque : seuls les administrateurs peuvent voir et gérer la synchronisation des personnes. La connexion et la configuration d’une intégration se font dans Workleap Classic pour l’instant.
Ce que fait la synchronisation des personnes
La synchronisation des personnes s’exécute une fois par jour et copie les informations de votre outil source vers Workleap.
Personnes : ajoute les personnes nouvelles dans votre outil source et retire celles qui n’y sont plus.
Informations : met à jour les noms, les adresses courriel, les titres de poste, les photos et les autres champs que vous associez, comme le département ou la date d’embauche.
Gestionnaires : met à jour qui relève de qui, si votre outil source contient cette information. Workleap utilise les gestionnaires pour construire les lignes hiérarchiques, donc les synchroniser vous fait gagner le plus de temps.
Une seule intégration se synchronise à la fois. Nous vous recommandons d’activer les invitations automatiques dans les paramètres de l’intégration, pour que les nouvelles personnes reçoivent une invitation dès que la synchronisation les ajoute et puissent se connecter sans que vous ayez à intervenir.
Comment la synchronisation associe les personnes
La synchronisation des personnes associe les personnes différemment lors de la première synchronisation d’une intégration et lors des suivantes.
Lors de la première synchronisation, Workleap associe les personnes par leur adresse courriel. Toutes les personnes déjà présentes dans Workleap doivent avoir la même adresse courriel dans Workleap et dans votre outil source.
Après la première synchronisation, Workleap reconnaît chaque personne par son identifiant dans votre outil source. Si l’adresse courriel d’une personne change dans cet outil, Workleap la met à jour à la synchronisation suivante. L’adresse courriel des personnes qui font partie de plus d’un espace de travail Workleap n’est pas mise à jour automatiquement. Communiquez avec le soutien Workleap pour la modifier.
Les personnes que vous ajoutez manuellement après la première synchronisation restent dans Workleap, à moins que vous activiez l’option de nettoyage des personnes ajoutées manuellement dans les paramètres de l’intégration.
Important : avant la première synchronisation d’une intégration, assurez-vous que toutes les personnes ajoutées manuellement ont la même adresse courriel dans Workleap et dans votre outil source. Lors de cette première synchronisation, les personnes dont l’adresse courriel est différente obtiennent un deuxième profil, et les personnes absentes de votre outil source sont désactivées, ou supprimées si elles ne se sont jamais connectées. Les administrateurs et les personnes sans siège ne sont jamais retirés.
Choisir une source
La source choisie détermine les informations que Workleap peut synchroniser. Choisissez l’outil qui contient les informations les plus exactes sur vos employés, surtout sur leurs gestionnaires.
SIRH (système d’information des ressources humaines), comme BambooHR, Hibob ou Workday : synchronise les personnes et les champs que vous associez, y compris les gestionnaires. Consultez Comment synchroniser les personnes depuis mon SIRH ?
Google Workspace : synchronise les personnes de votre organisation ou de vos groupes Google. Les gestionnaires et les dates d’embauche se synchronisent une fois que vous les activez. Consultez Comment synchroniser les personnes depuis Google Workspace ?
Microsoft 365 : synchronise les personnes de votre locataire ou de vos groupes Microsoft 365, y compris les gestionnaires. Consultez Comment synchroniser les personnes depuis Microsoft 365 ?
Slack : synchronise les membres de votre espace de travail Slack. Slack ne contient pas d’information sur les gestionnaires, donc vous devez les définir autrement. Consultez Comment synchroniser les personnes depuis Slack ?
API Provisioning : synchronise les personnes depuis vos propres systèmes avec l’API Workleap.
La page Synchronisation des personnes affiche toutes les intégrations offertes à votre organisation.
Voir vos intégrations
La page Synchronisation des personnes liste toutes les intégrations offertes à votre organisation et indique celle qui se synchronise.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations.
Ouvrez l’onglet Synchronisation des personnes.
Chaque intégration affiche un statut :
Active : cette intégration se synchronise une fois par jour. L’heure de la dernière synchronisation s’affiche sous son nom.
En pause : cette intégration est connectée, mais elle ne se synchronise pas.
Reconnexion requise : Workleap a perdu l’accès à cet outil. Vos paramètres sont conservés, mais vous devez reconnecter l’intégration. Si cela arrive à l’intégration qui se synchronise, elle affiche à la fois Active et Reconnexion requise.
Aucun statut : cette intégration n’est pas connectée.
Pour trouver une intégration, tapez son nom dans Rechercher des intégrations.
Connecter ou gérer une intégration
La connexion et la gestion des intégrations de synchronisation des personnes se font dans Workleap Classic pour l’instant. Workleap vous amène à la bonne page.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Connecter à côté de l’intégration à ajouter, ou Gérer à côté d’une intégration déjà connectée.
Dans le message Un petit détour, sélectionnez Continuer dans Workleap Classic.
La page de l’intégration s’ouvre dans Workleap Classic dans un nouvel onglet. Pour un SIRH qui n’est pas encore connecté, la liste des intégrations s’ouvre pour que vous puissiez y choisir votre SIRH. Pour les étapes complètes, consultez l’article de votre source.
Pour changer l’intégration qui se synchronise, désactivez l’intégration active dans Workleap Classic, puis configurez et activez l’autre.
Reconnecter une intégration
Une intégration affiche Reconnexion requise lorsque Workleap perd l’accès à votre outil source, par exemple lorsque le compte qui l’a connectée perd ses autorisations. Vos paramètres sont conservés, mais l’intégration ne se synchronise plus tant que vous ne la reconnectez pas.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Gérer à côté de l’intégration, puis Continuer dans Workleap Classic.
Sur la page de l’intégration dans Workleap Classic, reconnectez le compte.
Consulter l’historique des synchronisations
L’historique des synchronisations montre ce que chaque synchronisation a changé et les problèmes à corriger. Il est offert dans Workleap Classic.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Gérer à côté de l’intégration active, puis Continuer dans Workleap Classic.
Dans Workleap Classic, ouvrez l’historique des synchronisations.
Chaque synchronisation indique combien de personnes ont été ajoutées, retirées et modifiées, ainsi que les problèmes. Sélectionnez une synchronisation pour voir ses détails et télécharger son rapport.
Limites
Une seule intégration peut se synchroniser à la fois.
La connexion, la configuration, la reconnexion et la déconnexion d’une intégration se font dans Workleap Classic pour l’instant.
La première synchronisation associe les personnes seulement par leur adresse courriel. Les personnes ajoutées manuellement avec une adresse courriel différente obtiennent un deuxième profil.
Slack ne synchronise pas les gestionnaires.
La synchronisation des personnes s’exécute une fois par jour. Les changements faits dans votre outil source apparaissent dans Workleap après la synchronisation suivante.