Utilisez cet article pour connecter votre SIRH (système d’information des ressources humaines), comme BambooHR, Hibob ou Workday, afin que Workleap ajoute, retire et mette à jour les personnes chaque jour. Vous choisissez qui est importé et quels champs SIRH se synchronisent avec Workleap, y compris les gestionnaires.
Remarque : vous devez être administrateur dans Workleap et administrateur dans votre SIRH. La connexion et la configuration d’un SIRH se font dans Workleap Classic pour l’instant.
Important : la première synchronisation associe les personnes par leur adresse courriel. Avant de connecter votre SIRH, assurez-vous que toutes les personnes ajoutées manuellement ont la même adresse courriel dans Workleap et dans votre SIRH. Sinon, elles obtiennent un deuxième profil, et les personnes absentes de votre SIRH sont désactivées. Consultez Comment fonctionne la synchronisation des personnes dans Workleap ?
Ce qui se synchronise depuis votre SIRH
Une synchronisation SIRH s’exécute une fois par jour et met à jour Workleap avec les personnes et les champs de votre SIRH.
Personnes : ajoute les personnes nouvelles dans votre SIRH et retire celles qui n’y sont plus.
Champs : met à jour par défaut les noms, les adresses courriel, les titres de poste et les photos, ainsi que les autres champs SIRH que vous associez, comme le département, la date d’embauche ou le gestionnaire.
Les champs synchronisés depuis votre SIRH ne peuvent pas être modifiés dans Workleap. Une icône de verrou s’affiche à côté. Modifiez-les plutôt dans votre SIRH.
Connecter votre SIRH
Connecter votre SIRH relie votre compte SIRH à Workleap pour que la synchronisation puisse commencer.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Connecter à côté de votre SIRH.
Dans le message Un petit détour, sélectionnez Continuer dans Workleap Classic. La liste des intégrations s’ouvre dans Workleap Classic dans un nouvel onglet.
Trouvez votre SIRH et sélectionnez Connecter.
Entrez les informations demandées par votre SIRH, puis sélectionnez Soumettre.
La connexion peut prendre quelques minutes ou plus, selon votre SIRH et la taille de votre organisation. Vous pouvez quitter la page pendant la connexion. Une fois votre SIRH connecté, sa page de configuration s’ouvre.
Certains SIRH demandent une configuration supplémentaire
La plupart des SIRH se connectent en quelques minutes. Certains demandent une étape supplémentaire du côté du SIRH avant ou pendant la connexion, par exemple :
ADP Workforce Now : abonnez-vous au connecteur de données Workleap dans ADP.
Paycom : des frais supplémentaires et une liste d’adresses IP autorisées s’appliquent.
Workday, SAP SuccessFactors, UKG, Paylocity, Paychex, TriNet, Darwinbox, Deel et CezanneHR : l’administrateur de votre SIRH effectue une partie de la configuration dans le SIRH.
Lorsque vous connectez l’un de ces SIRH, suivez les instructions de l’écran de connexion. Si votre SIRH ne figure pas dans la liste, consultez « Limites » ci-dessous.
Choisir qui est importé depuis votre SIRH
Choisir qui est importé détermine quelles personnes de votre SIRH sont ajoutées à Workleap.
Sur la page de configuration de votre SIRH dans Workleap Classic, sous Filtrer par statut d’emploi, sélectionnez les types d’employés à inclure, comme les employés à temps plein ou les contractuels.
Sous les groupes, choisissez l’une de ces options :
Tous les utilisateurs de mon compte [nom du SIRH] : importe tout le monde dans votre SIRH.
Tous les utilisateurs des groupes [nom du SIRH] suivants : importe seulement les personnes des groupes que vous choisissez. Commencez à taper le nom d’un groupe, puis sélectionnez-le.
Sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications dans le message de confirmation. La première fois que vous enregistrez, le bouton est Activer l’intégration.
Choisir les options de synchronisation de votre SIRH
Les options de synchronisation déterminent comment la synchronisation SIRH gère les invitations et les personnes ajoutées manuellement.
Une fois les utilisateurs créés, invitez-les automatiquement à rejoindre Workleap : envoie une invitation à chaque nouvelle personne ajoutée par la synchronisation. Nous vous recommandons d’activer cette option, pour que les nouvelles personnes puissent se connecter sans que vous ayez à intervenir.
Retirer les membres ajoutés manuellement : retire les personnes ajoutées manuellement qui ne sont pas dans votre SIRH. Laissez cette option désactivée pour les conserver.
Après avoir modifié une option, sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications.
Associer les champs SIRH à Workleap
Associer des champs détermine quelles informations de votre SIRH sont copiées dans le profil de chaque personne dans Workleap.
Les noms, les titres de poste, les adresses courriel et les photos de profil sont associés par défaut et marqués Recommandé. Pour changer une association par défaut, sélectionnez un autre champ SIRH dans sa liste déroulante.
Pour associer d’autres champs, comme le département ou le gestionnaire :
Dans Workleap, créez d’abord le champ s’il n’existe pas encore. Allez dans Paramètres de l’organisation > Personnes > Champs des personnes. Pour un champ de type liste déroulante, ajoutez un seul choix. La synchronisation ajoute les autres.
Sur la page de configuration de votre SIRH dans Workleap Classic, sélectionnez Créer une nouvelle correspondance.
Dans Champ SIRH, sélectionnez le champ de votre SIRH. S’il n’est pas dans la liste, sélectionnez + Mapper des champs SIRH pour le rendre disponible.
Dans Propriété Workleap, sélectionnez le champ Workleap dans lequel le copier.
Assurez-vous que l’option de la colonne Actif est activée pour chaque champ à garder à jour.
Sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications.
Les champs actifs se mettent à jour chaque jour. Désactivez l’option de la colonne Actif pour un champ afin d’arrêter sa mise à jour.
Activer la synchronisation quotidienne de votre SIRH
Activer la synchronisation quotidienne lance la synchronisation des personnes depuis votre SIRH chaque jour.
Enregistrez votre configuration sur la page de configuration de votre SIRH dans Workleap Classic.
Sélectionnez Activer la synchronisation.
Facultatif : pour synchroniser tout de suite plutôt que d’attendre la prochaine synchronisation quotidienne, sélectionnez Lancez la synchronisation dès maintenant dans le message Votre prochaine synchronisation est programmée.
Déconnecter votre SIRH
Déconnecter votre SIRH arrête la synchronisation. Les personnes et leurs informations restent dans Workleap.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Gérer à côté de votre SIRH, puis Continuer dans Workleap Classic.
Ouvrez le menu dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Déconnecter.
Dans le message de confirmation, sélectionnez Déconnecter.
Limites
Une seule intégration peut se synchroniser à la fois. Pour passer à votre SIRH à partir d’une autre intégration, désactivez d’abord l’autre intégration.
La synchronisation s’exécute une fois par jour. Les changements faits dans votre SIRH apparaissent dans Workleap après la synchronisation suivante.
Si vous utilisez Okta, le prénom usuel, le fuseau horaire et la langue préférée se synchronisent toujours depuis Okta et ne peuvent pas être désactivés.
Si votre SIRH n’est pas pris en charge, vous pouvez plutôt synchroniser les personnes depuis Google Workspace ou Microsoft 365, ou utiliser l’API Workleap.