Utilisez cet article pour connecter Google Workspace afin que Workleap ajoute, retire et mette à jour chaque jour les personnes de votre organisation Google. Vous choisissez qui est importé, et vous pouvez activer la synchronisation des gestionnaires et des dates d’embauche.
Remarque : vous devez être administrateur dans Workleap et administrateur dans Google Workspace. La connexion et la configuration de Google Workspace se font dans Workleap Classic pour l’instant.
Important : la première synchronisation associe les personnes par leur adresse courriel. Avant de connecter Google Workspace, assurez-vous que toutes les personnes ajoutées manuellement ont la même adresse courriel dans Workleap et dans Google Workspace. Sinon, elles obtiennent un deuxième profil, et les personnes absentes de Google Workspace sont désactivées. Consultez Comment fonctionne la synchronisation des personnes dans Workleap ?
Ce qui se synchronise depuis Google Workspace
Une synchronisation Google Workspace s’exécute une fois par jour et met à jour Workleap avec les personnes de votre organisation Google.
Personnes : ajoute les personnes actives nouvelles dans Google Workspace et retire celles qui n’y sont plus. Les personnes suspendues ne sont pas importées.
Toujours synchronisés : les noms, les adresses courriel, les titres de poste et les photos de profil.
Synchronisés une fois activés : les gestionnaires et les dates d’embauche. La date d’embauche correspond à la date de création du compte Google de la personne.
Autres champs : les champs Google Workspace que vous associez.
Les champs synchronisés depuis Google Workspace ne peuvent pas être modifiés dans Workleap. Une icône de verrou s’affiche à côté. Modifiez-les plutôt dans Google Workspace.
Connecter Google Workspace
Connecter Google Workspace relie votre organisation Google à Workleap pour que la synchronisation puisse commencer.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Connecter à côté de Google.
Dans le message Un petit détour, sélectionnez Continuer dans Workleap Classic. La page Google s’ouvre dans Workleap Classic dans un nouvel onglet.
Sélectionnez Connectez-vous à votre organisation Google.
Connectez-vous avec un compte administrateur Google Workspace et acceptez les autorisations demandées par Workleap.
Workleap demande ces autorisations : afficher les schémas des utilisateurs du domaine, afficher les domaines associés à vos clients, afficher les abonnements aux groupes de votre domaine, afficher les groupes de domaine et voir les informations des utilisateurs du domaine. Une fois Google Workspace connecté, sa page de configuration s’ouvre.
Choisir qui est importé depuis Google Workspace
Choisir qui est importé détermine quelles personnes de Google Workspace sont ajoutées à Workleap.
Sur la page de configuration Google dans Workleap Classic, choisissez l’une de ces options :
Tous les utilisateurs de mon organisation Google : importe toutes les personnes actives de votre organisation Google.
Tous les utilisateurs des groupes Google suivants : importe seulement les personnes des groupes que vous choisissez.
Sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications dans le message de confirmation. La première fois que vous enregistrez, le bouton est Activer l’intégration.
Seules les personnes de votre domaine Google principal sont importées. Les personnes des domaines secondaires ou des alias de domaine ne le sont pas.
Choisir les options de synchronisation de Google Workspace
Les options de synchronisation déterminent comment la synchronisation Google Workspace gère les invitations et les personnes ajoutées manuellement.
Une fois les utilisateurs créés, invitez-les automatiquement à rejoindre Workleap : envoie une invitation à chaque nouvelle personne ajoutée par la synchronisation. Nous vous recommandons d’activer cette option, pour que les nouvelles personnes puissent se connecter sans que vous ayez à intervenir.
Retirer les membres ajoutés manuellement : retire les personnes ajoutées manuellement qui ne sont pas dans Google Workspace. Laissez cette option désactivée pour les conserver.
Après avoir modifié une option, sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications.
Synchroniser les gestionnaires et les dates d’embauche depuis Google Workspace
Les gestionnaires et les dates d’embauche sont associés automatiquement, mais ils ne se synchronisent pas tant que vous ne les activez pas. Nous vous recommandons de synchroniser les gestionnaires, puisque Workleap les utilise pour construire les lignes hiérarchiques.
Sur la page de configuration Google dans Workleap Classic, trouvez les lignes du gestionnaire et de la Date d’embauche dans les correspondances des propriétés. Dans Google, le gestionnaire provient du champ Supérieur hiérarchique et la date d’embauche, du champ Date de création.
Activez l’option de chacun dans la colonne Actif.
Sélectionnez Sauvegarder, puis Appliquer les modifications.
Si un gestionnaire est retiré dans Google Workspace, il est aussi retiré dans Workleap à la synchronisation suivante.
Pour synchroniser d’autres champs, créez d’abord le champ dans Workleap sous Paramètres de l’organisation > Personnes > Champs des personnes, puis sélectionnez le champ Google Workspace à y copier sur la page de configuration Google. Les numéros de téléphone demandent leur propre champ.
Activer la synchronisation quotidienne de Google Workspace
Activer la synchronisation quotidienne lance la synchronisation des personnes depuis Google Workspace chaque jour.
Enregistrez votre configuration sur la page de configuration Google dans Workleap Classic.
Sélectionnez Activer la synchronisation.
Facultatif : pour synchroniser tout de suite plutôt que d’attendre la prochaine synchronisation quotidienne, sélectionnez Lancez la synchronisation dès maintenant dans le message Votre prochaine synchronisation est programmée.
Remplacer ou déconnecter Google Workspace
Remplacer ou déconnecter Google Workspace change l’organisation Google qui se synchronise, ou arrête la synchronisation. Les personnes et leurs informations restent dans Workleap.
Connectez-vous à Workleap et allez dans Paramètres de l’organisation > Intégrations > Synchronisation des personnes.
Sélectionnez Gérer à côté de Google, puis Continuer dans Workleap Classic.
Dans la section de connexion en haut de la page :
Pour connecter une autre organisation ou reconnecter l’organisation actuelle, sélectionnez Reconnecter ou remplacer l’organisation Google.
Pour arrêter la synchronisation, sélectionnez l’icône de corbeille (Déconnecter le compte), puis Déconnecter dans le message de confirmation.
Déconnecter Google Workspace supprime aussi sa configuration enregistrée. Si vous le reconnectez plus tard, vous devrez le configurer de nouveau.
Limites
Une seule intégration peut se synchroniser à la fois. Pour passer à Google Workspace à partir d’une autre intégration, désactivez d’abord l’autre intégration.
La synchronisation s’exécute une fois par jour. Les changements faits dans Google Workspace apparaissent dans Workleap après la synchronisation suivante.
Seul votre domaine Google principal est importé.
Les personnes suspendues dans Google Workspace ne sont pas importées.