L’approvisionnement des utilisateurs Workleap facilite l’intégration de votre organisation Google Workspace dans Workleap.
Une fois l’intégration configurée, Workleap extrait les données suivantes de Google toutes les 24 heures et met à jour votre compte en conséquence :
Utilisateurs ajoutés ou supprimés (y compris les contractuels et les employés temporaires).
Noms, propriétés et photos de profil des utilisateurs.
Remarque : Vous devez être administrateur à la fois dans Workleap et dans votre organisation Google Workspace pour lier vos comptes.
Remarque : Une seule intégration active d’approvisionnement des utilisateurs peut être configurée à la fois dans Workleap.
Configurer une intégration Google Workspace
Pour configurer une intégration avec Google Workspace :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Approvisionnement dans le menu latéral.
Sélectionnez Connecter à côté de Google.
Sélectionnez Se connecter à votre organisation Google.
Entrez les informations d’authentification demandées pour établir la connexion.
Acceptez les autorisations demandées par Workleap.
Le délai de connexion peut varier considérablement selon la taille de votre organisation.
Une fois la connexion établie entre Workleap et Google, vous serez redirigé vers la page de configuration de l’intégration.
Important : Pour synchroniser les données de votre Google Workspace, vous devez accorder à Workleap l’accès aux autorisations suivantes pendant la configuration :
Afficher les schémas des utilisateurs du domaine.
Afficher les domaines associés à vos clients.
Afficher les abonnements aux groupes de votre domaine.
Afficher les groupes de domaine.
Voir les informations des utilisateurs du domaine.
Configurer l’intégration Google Workspace
Consultez les sections ci-dessous pour configurer votre intégration. Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer les configurations pour sauvegarder vos choix. Ces configurations seront appliquées lors de la prochaine synchronisation quotidienne avec Workleap.
Conseil : Vous ne voulez pas attendre ? Pour lancer immédiatement une synchronisation, sélectionnez Lancer la synchronisation maintenant dans le message Votre synchronisation est en attente après avoir enregistré vos configurations.
Vous êtes connecté à Google
Vous pouvez voir ici l’état de connexion de votre intégration Google. Pour la déconnecter, sélectionnez l’icône de la corbeille. Vous pouvez aussi sélectionner Remplacer par une autre organisation Google pour modifier l’organisation active.
Remarque : La déconnexion d’une intégration Google ne supprime pas les données utilisateur déjà présentes dans votre compte Workleap.
Choisir les utilisateurs à importer
Filtrer par appartenance à un groupe
Tous les membres de mon organisation Google – Si sélectionné, la liste complète des utilisateurs de tous vos groupes Google sera synchronisée chaque jour avec Workleap.
Tous les membres des groupes Google suivants – Si sélectionné, tous les utilisateurs des groupes spécifiés seront synchronisés chaque jour. Pour spécifier un groupe, commencez à taper son nom dans le champ de texte, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Configurer le mappage des propriétés
Associez les propriétés Workleap aux champs Google pour assurer la synchronisation des données.
Propriétés par défaut
Les propriétés suivantes sont préconfigurées avec Workleap :
Nom de l’utilisateur.
Adresse courriel.
Photo de profil.
Date d’embauche.
Gestionnaire immédiat.
Ces propriétés ne peuvent pas être supprimées, masquées, rendues obligatoires ou modifiées manuellement.
Important : La propriété Responsable hiérarchique de Google Workspace détermine le gestionnaire immédiat dans Workleap. Les gestionnaires immédiats influencent l’organigramme dans Pingboard et supervisent les évaluations de Performance de leurs subordonnés directs.
Remarque : Si elles sont supprimées dans Google Workspace, ces propriétés ne seront pas supprimées dans Workleap. Toutefois, elles ne seront plus mises à jour lors des synchronisations suivantes.
Propriétés personnalisées
Utilisez la liste déroulante dans la colonne de gauche pour sélectionner un champ Google à associer à une propriété personnalisée Workleap dans la colonne de droite. Activez le bouton de synchronisation pour créer l’association.
Remarque : Les propriétés personnalisées de Workleap apparaissent dans l’interface de mappage uniquement si elles ont déjà été créées dans la page Propriétés.
Remarque : Pour associer les numéros de téléphone des utilisateurs, vous devez créer une propriété personnalisée dans votre Google Workspace.
Mapper vos équipes
Activez le bouton de synchronisation pour mapper vos groupes Google à vos équipes Workleap. Les utilisateurs appartenant aux groupes sélectionnés seront automatiquement ajoutés ou retirés des équipes correspondantes lors de la prochaine synchronisation.
Pour mapper un groupe à une équipe :
Dans la colonne Groupes Google Workspace, ouvrez la liste déroulante.
Commencez à taper le nom du groupe souhaité.
Sélectionnez le groupe dans la liste.
Remarque : Vous pouvez mapper plusieurs groupes Google à une même équipe Workleap.
Consulter l’historique des synchronisations
L’historique des synchronisations affiche un journal de toutes les synchronisations quotidiennes de votre intégration Google active.
Pour consulter l’historique :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Approvisionnement.
Sélectionnez Afficher les paramètres à côté de Google.
Sélectionnez Afficher l’historique des synchronisations dans le coin supérieur droit.
Vous devez avoir une intégration Google active pour que le bouton Afficher l’historique des synchronisations s’affiche.
Consulter un rapport de synchronisation
Les rapports de synchronisation fournissent une vue détaillée de chaque action effectuée lors d’une synchronisation quotidienne spécifique. Sélectionnez une entrée de l’historique pour ouvrir le rapport correspondant. Sélectionnez Ajouter un filtre pour filtrer les résultats par résultat ou par données modifiées.
Conseil : La colonne Détails du rapport décrit chaque action. En cas d’échec, vérifiez ici la cause.
Remarque : Si une synchronisation est en cours, le statut apparaîtra comme en attente. Vous ne pourrez pas consulter ni exporter le rapport tant que la synchronisation n’est pas terminée.
Exporter un rapport de synchronisation
Vous pouvez exporter un rapport de synchronisation en format CSV. Pour ce faire, accédez à la page de l’historique des synchronisations et sélectionnez Exporter à côté du rapport à exporter.
Mes utilisateurs recevront-ils une notification ?
L’activation de l’intégration d’approvisionnement des utilisateurs ne déclenche aucune notification dans Workleap. Toutefois, si les invitations automatiques sont activées, tous les utilisateurs créés via la synchronisation recevront un courriel d’invitation Workleap comme d’habitude.