Le provisionnement des utilisateurs dans Workleap facilite l’intégration de votre organisation Google Workspace à Workleap.
Une fois l’intégration configurée, Workleap extrait les données suivantes de Google chaque jour et met à jour votre compte en conséquence :
Utilisateurs ajoutés ou supprimés (y compris les contractuels et les employés temporaires).
Prénoms, noms de famille, courriels, photos de profil et titres du poste.
Remarque : Vous devez être administrateur à la fois dans Workleap et dans votre organisation Google Workspace pour lier vos comptes.
Remarque : Une seule intégration active de provisionnement des utilisateurs peut être configurée à la fois dans Workleap.
Configurer une intégration Google Workspace
Pour configurer une intégration avec Google Workspace :
Ouvrez Paramètres et sélectionnez Provisionnement dans le menu latéral.
Sélectionnez Connecter à côté de Google.
Sélectionnez Connectez-vous à votre organisation Google.
Entrez les informations d’authentification demandées pour établir la connexion.
Acceptez les autorisations demandées par Workleap.
Le délai de connexion peut varier considérablement selon la taille de votre organisation.
Une fois la connexion établie entre Workleap et Google, vous serez redirigé vers la page de configuration de l’intégration.
Important : Pour synchroniser les données de votre Google Workspace, vous devez accorder à Workleap l’accès aux autorisations suivantes pendant la configuration :
Afficher les schémas des utilisateurs du domaine.
Afficher les domaines associés à vos clients.
Afficher les abonnements aux groupes de votre domaine.
Afficher les groupes de domaine.
Voir les informations des utilisateurs du domaine.
Configurer l’intégration Google Workspace
Consultez les sections ci-dessous pour configurer votre intégration. Une fois terminé, sélectionnez Sauvegarder pour conserver vos choix, puis sélectionnez Activer la synchronisation si votre intégration ne synchronise pas encore. Vos configurations enregistrées seront appliquées lors de la prochaine synchronisation quotidienne avec Workleap.
Conseil : Vous ne voulez pas attendre ? Pour lancer immédiatement une synchronisation, sélectionnez Lancez la synchronisation dès maintenant dans le message Votre prochaine synchronisation est programmée.
Vous êtes connecté à Google
Vous pouvez voir ici que votre intégration Google est connectée et si la synchronisation quotidienne est activée ou désactivée. Pour la déconnecter, sélectionnez l’icône de la corbeille. Vous pouvez aussi sélectionner Reconnecter ou remplacer l'organisation Google pour vous reconnecter ou modifier l’organisation active.
Remarque : La déconnexion d’une intégration Google ne supprime pas les données utilisateur déjà présentes dans votre compte Workleap. Toutefois, vos configurations enregistrées sont supprimées : vous devrez les refaire si vous vous reconnectez.
Choisir les utilisateurs à importer
Filtrer par appartenance à un groupe
Tous les utilisateurs de mon organisation Google – Si cette option est sélectionnée, tous les utilisateurs actifs de votre Google Workspace sont synchronisés chaque jour avec Workleap. Les utilisateurs suspendus ne sont pas importés.
Tous les utilisateurs des groupes Google suivants – Si sélectionné, tous les utilisateurs des groupes spécifiés seront synchronisés chaque jour. Pour spécifier un groupe, commencez à taper son nom dans le champ de texte, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Important : Workleap importe uniquement les utilisateurs qui appartiennent au domaine principal de votre Google Workspace. Les utilisateurs provenant de domaines secondaires ou d'alias ne sont pas inclus dans la synchronisation.
Options supplémentaires
Retirer les membres ajoutés manuellement – Si cette option est activée, seuls les membres ajoutés manuellement qui ne figurent plus dans votre source d’intégration sont retirés.
Une fois les utilisateurs créés, invitez-les automatiquement à rejoindre Workleap
Configurer le mappage des propriétés
Associez les propriétés Workleap aux champs Google pour assurer la synchronisation des données.
Propriétés par défaut
Deux propriétés recommandées sont préconfigurées avec des champs Google :
Date d’embauche.
Gestionnaire immédiat.
Elles sont désactivées tant que vous n’activez pas l’interrupteur de la colonne Actif à côté de chacune. Vous pouvez aussi choisir un autre champ Google ou désactiver de nouveau la synchronisation. Une fois qu’une propriété est synchronisée, elle ne peut plus être modifiée manuellement dans Workleap. Les noms, les adresses courriel, les titres de poste et les photos de profil sont synchronisés pour tous les utilisateurs et n’apparaissent pas dans ce tableau.
Important : Le gestionnaire indiqué dans le profil Google Workspace d’un utilisateur détermine son gestionnaire immédiat dans Workleap lorsque la synchronisation du gestionnaire immédiat est activée. Les gestionnaires immédiats influencent l’organigramme dans Pingboard et supervisent les évaluations de Performance de leurs subordonnés directs.
Remarque : Si le gestionnaire d’un utilisateur est retiré dans Google Workspace, son gestionnaire immédiat est aussi retiré dans Workleap lors de la prochaine synchronisation quotidienne.
Remarque : Google Workspace ne dispose pas d’un champ dédié à la date d’embauche. Par défaut, la date d’embauche est associée à la date de création du compte Google de l’utilisateur, ce qui peut ne pas refléter sa date d’embauche réelle.
Propriétés personnalisées
Utilisez la liste déroulante dans la colonne de gauche pour sélectionner un champ Google à associer à une propriété personnalisée Workleap dans la colonne de droite. Activez le bouton de synchronisation pour créer l’association.
Remarque : Les propriétés personnalisées de Workleap apparaissent dans l’interface de mappage uniquement si elles ont déjà été créées dans la page Propriétés.
Remarque : Pour associer les numéros de téléphone des utilisateurs, vous devez créer une propriété personnalisée dans votre Google Workspace.
Mapper vos équipes
Activez le bouton de synchronisation pour mapper vos groupes Google à vos équipes Workleap. Les utilisateurs appartenant aux groupes sélectionnés seront automatiquement ajoutés ou retirés des équipes correspondantes lors de la prochaine synchronisation.
Pour mapper un groupe à une équipe :
Dans la colonne Groupes Google Workspace, ouvrez la liste déroulante.
Commencez à taper le nom du groupe souhaité.
Sélectionnez le groupe dans la liste.
Remarque : Vous pouvez mapper plusieurs groupes Google à une même équipe Workleap.
Historique et rapports de synchronisation
La page Historique de synchronisation vous permet de suivre toutes les synchronisations de provisionnement des utilisateurs de votre intégration et d’en consulter le statut ainsi que les rapports détaillés. Pour en savoir plus sur les rapports de synchronisation et leur exportation, consultez Historique et rapports de synchronisation.
Mes utilisateurs recevront-ils une notification ?
L’activation de l’intégration de provisionnement des utilisateurs ne déclenche aucune notification dans Workleap. Toutefois, si les invitations automatiques sont activées, tous les utilisateurs créés via la synchronisation recevront un courriel d’invitation Workleap comme d’habitude.