Dans Workleap Performance, un cycle d’évaluation est un processus limité dans le temps permettant de recueillir et de partager des commentaires sur la performance des employés.
Tous les avis font partie d’un cycle d’évaluation. Les dirigeant(e)s et les collaborateur(rice)s disposant des autorisations nécessaires peuvent :
Créer de nouveaux cycles d’évaluation
Ajouter ou modifier des sections et des questions
Ajouter ou retirer des participants
Ajouter ou modifier des traductions
Sélectionner les types d’évaluation
Définir les dates d’échéance
Verrouiller ou déverrouiller des cycles d’évaluation
Supprimer des cycles d’évaluation
Remarque : Nouveau sur Workleap Performance ? Vous devrez peut-être activer Workleap Performance pour les utilisateurs de votre organisation.
Conseil : Au démarrage, réfléchissez aux différents types de cycles d’évaluation utiles à votre organisation — ainsi qu’aux types de participants à inclure. Configurez les équipes et segments pour simplifier la gestion de vos cycles d’évaluation.
Créer un cycle
Permissions
Seuls les dirigeants et les collaborateurs peuvent créer, modifier, supprimer ou dupliquer un cycle d’évaluation. Ces rôles ont un contrôle complet sur la configuration et le cycle de vie.
Types d’évaluation
Les utilisateurs peuvent sélectionner un ou plusieurs types selon les objectifs du cycle. Les types d’évaluation peuvent être modifiés tant que le cycle est en mode brouillon.
Types d’évaluation disponibles
Auto-évaluation : Les évalués remplissent une évaluation d’eux-mêmes.
Évaluation du gestionnaire : Les gestionnaires directs évaluent leurs subordonnés.
Commentaires des pairs : Les collègues qui travaillent étroitement s’évaluent mutuellement.
Remarque : Le type d’évaluation ne peut pas être modifié une fois le cycle lancé. Pour apporter des modifications, les utilisateurs peuvent dupliquer le cycle, ajuster les types d’évaluation, puis lancer une nouvelle version.
Sauvegarde automatique
Toutes les modifications effectuées lors de la création d’un cycle sont automatiquement enregistrées, ce qui garantit qu’aucune information n’est perdue.
Une fois le cycle lancé, la sauvegarde automatique est désactivée pour préserver le contenu finalisé et éviter les modifications accidentelles.
Auditoire d’évaluation
Les évalués peuvent être sélectionnés à partir d’équipes, de segments ou de membres individuels. L’ensemble de l’organisation peut aussi être inclus. Il n’y a pas de limite quant au nombre d’évalués par cycle, mais un maximum de 100 entrées peut être ajouté à la fois lors de la sélection par équipe, segment ou membre.
Les utilisateurs peuvent également exclure des individus ou groupes spécifiques pour plus de flexibilité.
Le nombre total reflète uniquement les évalués inclus dans le cycle, et non l’ensemble des participants (comme les réviseurs ou les assignateurs).
Définitions
Participant : Toute personne impliquée dans le cycle en tant qu’évalué ou évaluateur.
Évalué : La personne faisant l’objet de l’évaluation.
Remarque : Tout utilisateur, quel que soit son rôle ou son inclusion dans le cycle, peut être désigné comme évaluateur pair. Les cycles peuvent inclure l’ensemble de l’organisation, des équipes spécifiques, des segments ou des membres individuels.
Horaire d'évaluation et options
Les évaluations doivent être soumises avant la date d’échéance.
Les évaluations en retard peuvent être soumises tant que le cycle n’est pas verrouillé.
Nombre de pairs suggéré
Pour assurer un processus d’évaluation équilibré, le système suggère un nombre optimal de pairs évaluateurs par subordonné. Cette suggestion est indicative et non obligatoire.
Les assignateurs — qu’ils soient dirigeants, collaborateurs ou gestionnaires — peuvent nommer de 1 à 50 pairs par évalué, selon ce qui convient à leur équipe.
Sections et questions
Ajoutez plusieurs sections pour organiser les critères d’évaluation.
Incluez une description de section pour fournir du contexte.
Dupliquez des sections et des questions pour accélérer la configuration.
Types de questions pris en charge :
Échelle d’évaluation : Réponses données selon une échelle personnalisable.
Texte : Réponses sous forme de texte libre.
Choix multiple : Réponses à partir d’options prédéfinies.
Toutes les questions sont obligatoires.
Les questions optionnelles ou conditionnelles ne sont pas prises en charge.
Les questions peuvent être réorganisées ou dupliquées.
Chaque question peut être ciblée selon le type d’évaluation sélectionné — Gestionnaire, Pair ou Soi-même.
Conseil : Les utilisateurs peuvent reformuler les questions selon le public ciblé pour assurer la pertinence et le ton approprié.
Modifications pendant un cycle
Mise à jour d’un cycle
Les dates d’échéance peuvent être modifiées à tout moment avant le verrouillage du cycle, y compris après la date limite initiale.
Les participants peuvent être modifiés avant le verrouillage. Supprimer un participant masque ses données dans l’application, mais celles-ci sont conservées dans la base de données.
Les sections et les questions peuvent être modifiées avant le verrouillage. Les modifications s’appliquent aux évaluations en cours et déjà soumises.
Suppression d’un cycle
Les cycles supprimés disparaissent de la vue des participants sans notification. Toutes les données soumises sont définitivement perdues.
Changements organisationnels
Changement de gestionnaire : Les nouveaux gestionnaires ont automatiquement accès aux évaluations commencées par leurs prédécesseurs.
Règle d’un seul éditeur : Un seul gestionnaire direct peut compléter une évaluation à la fois.
Mise à jour des équipes :
Les nouveaux membres sont automatiquement ajoutés au cycle.
Les membres retirés sont masqués de l’interface, mais leurs données restent enregistrées.
Modifications après soumission
Les révisions tardives sont autorisées tant que le cycle n’est pas verrouillé — utile pour l’étape de calibration.
Une fois le cycle verrouillé par un dirigeant ou collaborateur, aucune autre modification n’est permise.
Détails du cycle
Disponibilité des données
Tous les types d’évaluation (auto, gestionnaire, pair) sont visibles dans les Détails du cycle.
Les dirigeants et collaborateurs peuvent voir les données de tous les participants. Les gestionnaires directs ont accès aux données de leurs subordonnés uniquement.
Analytique du cycle
Les analyses offrent une vue détaillée des résultats, permettant d’observer les tendances d’évaluation et de comparer les groupes. Des filtres et options d’exportation permettent des décisions éclairées basées sur les données.
Participants d’évaluation conservés dans le cycle
Améliorez la fiabilité des cycles d’évaluation grâce à la conservation des données des participants directement dans le système une fois le cycle lancé. Cela garantit que les informations sur les évalués et les évaluateurs restent stables, même en cas de changements organisationnels, comme des réaffectations d’équipe ou des transitions de gestionnaire.
Les évaluations déjà soumises resteront visibles, et la précision des rapports sera préservée.
Remarque : Ceci élimine les délais liés à la récupération de données en temps réel, pour une performance accrue.
Gestion du cycle
Depuis l’onglet de gestion, les utilisateurs peuvent mettre à jour, verrouiller ou déverrouiller un cycle. Le suivi en temps réel permet de surveiller les soumissions, repérer les retards et respecter les échéances.
Verrouiller un cycle
Seuls les dirigeants et collaborateurs peuvent verrouiller ou déverrouiller un cycle manuellement. Le verrouillage automatique n’est pas pris en charge.
Les cycles déverrouillés permettent les soumissions tardives. Une fois verrouillés, plus aucune soumission ni modification n’est autorisée, sauf si le cycle est manuellement déverrouillé. Le cycle peut être déverrouillé à tout moment pour effectuer des ajustements.
Attention : Verrouiller un cycle préserve les données d’évaluation, même en cas de changement de structure organisationnelle. Cela garantit la stabilité des dossiers et des analyses fiables.
Traduire votre cycle
Activez l’option de langue pour permettre la traduction en français au sein du même formulaire.
Les utilisateurs qui créent le formulaire le verront dans la langue de l’organisation.
Les utilisateurs qui remplissent le formulaire le verront dans leur langue préférée.
Exporter
Les utilisateurs peuvent exporter les données détaillées d’un cycle d’évaluation, y compris tous les évalués, leurs réponses et les dates de soumission, pour constituer un dossier de performance complet.