Planifier les invitations pour les nouveaux arrivants est une étape essentielle du processus d'onboarding. Cela permet à vos nouveaux collaborateurs de se sentir accueillis et d'accéder à leurs plans d'onboarding.
Ce guide vous expliquera :
Planifier l'invitation du premier jour
Une fois que votre plan d'onboarding est prêt, l'étape suivante consiste à planifier l'invitation du premier jour pour le nouveau collaborateur.
Repérez l'invitation "non planifiée" pour le premier jour dans votre plan d'onboarding.
Cliquez sur la carte d'invitation ou utilisez le bouton "Onboard" en haut à droite de votre plan. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez la date et l'heure, puis ajoutez l'adresse e-mail professionnelle du nouveau collaborateur. N'oubliez pas d'écrire un message de bienvenue personnalisé.
Cliquez sur "Planifier" pour confirmer. L'invitation sera alors envoyée à la date et l'heure choisies.
Planifier une invitation avant l'arrivée
Vous pouvez impliquer le nouveau collaborateur avec des activités avant son arrivée officielle. C'est une excellente façon de lui présenter votre organisation et ses futures missions.
Si ce n'est pas déjà fait, ajoutez une activité pour le nouveau collaborateur qui se déroule pendant la semaine précédant son arrivée.
Trouvez l'invitation avant l'arrivée dans votre plan et cliquez dessus. Vous pouvez aussi utiliser le bouton "Onboard" ou le rappel en haut du plan.
Dans la fenêtre de planification, saisissez l'adresse e-mail personnelle du nouveau collaborateur et rédigez un message de bienvenue.
Cliquez sur "Planifier" pour envoyer l'invitation avant l'arrivée.
Utiliser le bouton Onboard pour planifier
Le bouton Onboard est un outil d'accès rapide qui simplifie l'envoi des invitations, que ce soit avant l'arrivée ou pour le premier jour.
Cliquez sur "Onboard" et choisissez l'invitation avant l'arrivée ou celle du premier jour.
Terminez la planification comme expliqué dans les sections précédentes pour chaque type d'invitation.
Personnaliser les invitations
Des messages personnalisés dans vos invitations peuvent vraiment améliorer l'expérience du nouveau collaborateur. Profitez-en pour écrire un mot engageant et chaleureux, que ce soit pour l'invitation avant l'arrivée ou celle du premier jour.
Astuce : Ajoutez une salutation conviviale et des informations utiles. Montrez votre enthousiasme à l'idée que le nouveau collaborateur rejoigne votre équipe.
Gérer l'accès avant l'arrivée et le premier jour
Il est important que les nouveaux collaborateurs sachent comment accéder à leurs plans, aussi bien avant leur arrivée que le premier jour.
Accès aux plans avant l'arrivée : Les nouveaux collaborateurs peuvent accéder à leurs activités avant l'arrivée via le lien envoyé à leur adresse e-mail personnelle.
Ils ne pourront voir que les activités prévues avant leur premier jour.
Le nouveau collaborateur peut consulter la partie "avant l'arrivée" du plan simplement en utilisant le lien reçu par e-mail. À ce stade, il n'a pas besoin de choisir un mot de passe ni de s'authentifier.
Accès le premier jour : Le premier jour, les nouveaux collaborateurs devront utiliser le lien envoyé à leur adresse e-mail professionnelle.
Cette étape nécessite de créer un mot de passe ou de se connecter via SSO Microsoft/Google.
Ils pourront alors profiter pleinement de leur expérience d'onboarding.