La structure dynamique est une méthode plus rapide et plus fiable pour créer et maintenir vos équipes dans Workleap. Que vous intégriez des milliers d’employés ou que vous commenciez avec seulement quelques-uns, la structure dynamique :
Crée automatiquement une structure d’équipe complète à partir de vos données d’employés.
Assure que les équipes restent à jour en fonction des changements organisationnels.
Connecte les équipes existantes sans perdre leur historique.
Remarque : La structure dynamique construit une structure d’équipe en fonction des propriétés que vous sélectionnez. Chaque utilisateur est placé au niveau le plus bas de la structure pour lequel il possède une valeur, en partant du haut.
Par exemple, si Susan appartient au département Énergie et à la fonction Opérations, mais n’a pas de valeur d’Équipe, elle sera placée dans l’équipe Opérations sous le département Énergie.
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Remarque : Seuls les administrateurs peuvent configurer une structure dynamique.
Qui devrait utiliser la structure dynamique ?
La structure dynamique est idéale si :
Vous avez une hiérarchie organisationnelle claire et cohérente.
Vous voulez réduire les actions manuelles pour garder les structures d’équipes à jour.
Votre SIRH (HRIS) contient des données d’employés exactes et à jour.
Vous souhaitez réorganiser un espace de travail désordonné sans tout recommencer.
Vous êtes en phase d’essai et voulez démontrer rapidement la valeur ajoutée.
La structure dynamique peut ne pas convenir si :
Les données de vos employés sont manquantes ou incohérentes.
Vous utilisez principalement des équipes ponctuelles ou basées sur des projets.
Votre structure organisationnelle est très personnalisée ou informelle.
Vous voulez contrôler manuellement la composition exacte de chaque équipe.
Configurer une structure dynamique
Avant de commencer
Vérifiez l’exactitude des données d’employés : Assurez-vous que votre compte contient des valeurs correctes et cohérentes pour les propriétés que vous voulez utiliser (ex. : Division, Département et Gestionnaire).
Vérifiez l’affectation des gestionnaires immédiats : Workleap assigne les gestionnaires en fonction du rôle de gestionnaire immédiat.
Créez les propriétés nécessaires dans Workleap : Si elles n’existent pas déjà, créez et assignez toutes les propriétés à utiliser dans votre structure.
Configurer une intégration SIRH (optionnel) : Une intégration de provisionnement utilisateur via le SIRH met automatiquement à jour vos équipes au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation.
Étape 1 : Créer la structure d’équipe
Workleap crée et met à jour les équipes en fonction des propriétés que vous choisissez. L’ordre de ces propriétés détermine leur niveau dans la structure. Les utilisateurs sont affectés au niveau le plus bas pour lequel ils possèdent une valeur.
Connectez-vous à Workleap et ouvrez Paramètres.
Sélectionnez Structure dynamique dans le menu latéral.
Ajoutez une ou plusieurs propriétés à votre structure dynamique (elles doivent être configurées dans Workleap).
(Optionnel) Activez l’option pour attribuer automatiquement les gestionnaires d’équipe en fonction de la propriété de gestionnaire immédiat.
(Optionnel) Activez l’option pour diviser les équipes dynamiques en sous-équipes si plusieurs gestionnaires d’équipe sont présents.
Sélectionnez Suivant pour prévisualiser votre structure (cela ne l’active pas encore).
Remarque : Vous pouvez réorganiser l’ordre des propriétés à tout moment.
Valeurs de propriété d’équipe manquantes
Si certains utilisateurs n’ont pas de valeur pour les propriétés choisies, Workleap affiche combien sont concernés. Sélectionnez Voir la liste pour afficher tous les utilisateurs manquant d’une ou plusieurs propriétés.
Conseil : Vous pouvez filtrer par propriété et rechercher des utilisateurs spécifiques.
Remarque : Si une propriété choisie ne s’applique à aucun utilisateur, aucune équipe ne sera créée tant qu’au moins 1 utilisateur ne l’aura pas.
Étape 2 : Prévisualiser la structure d’équipe
L’onglet Prévisualiser la structure d’équipe montre à quoi ressemblerait la structure dynamique selon les choix de l’étape 1 : noms d’équipes, gestionnaires, membres, sous-équipes et nombre d’équipes dynamiques créées.
Utilisez la barre de recherche pour trouver une équipe spécifique.
Sélectionnez une équipe pour voir tous ses membres et gestionnaires.
Conseil : Vous pouvez revenir à l’étape 1 pour tester d’autres combinaisons de propriétés ou d’ordres.
Étape 3 : Automatiser vos équipes existantes
Associez vos équipes existantes à la structure dynamique pour préserver leur historique et éviter les doublons.
Workleap détecte automatiquement les correspondances parfaites selon la liste des membres (pas selon le nom d’équipe, de gestionnaire ou d’utilisateur).
Attention : Faites l’association avant d’activer la structure dynamique. Les équipes non associées seront dupliquées, et leur historique restera dans la version hors structure dynamique.
Pour associer une équipe
Dans l’onglet Automatiser vos équipes existantes, ouvrez le menu déroulant dans la colonne Équipe Workleap existante.
Sélectionnez l’équipe correspondante.
Répétez jusqu’à ce que toutes les équipes dynamiques soient associées (si applicable).
Sélectionnez Enregistrer et appliquer pour créer la structure.
Conseil : Filtrez la liste pour voir uniquement les équipes associées ou non associées.
Remarque : Les équipes non associées ne sont pas supprimées ni modifiées ; elles peuvent être gérées manuellement ou associées plus tard.
Options activables
Attribuer automatiquement les gestionnaires d’équipe
Si activé, Workleap :
Attribue automatiquement les gestionnaires d’équipe selon vos données d’employés.
Crée une équipe de subordonnés directs lorsque c’est applicable.
Permet plusieurs gestionnaires par équipe (avec sous-équipes si l’option est activée).
Quand ne pas utiliser cette option ?
Si les données de gestionnaires immédiats sont incomplètes ou incohérentes.
Si vous voulez d’abord créer la structure, puis attribuer les gestionnaires plus tard.
Conseil : Il est fortement recommandé d’activer cette option pour maintenir la structure à jour et optimiser son utilisation dans les produits Workleap.
Attention : Vérifiez le comportement par défaut de votre SIRH en cas d’absence de gestionnaire immédiat, car certains systèmes assignent un supérieur hiérarchique automatiquement, ce qui peut entraîner des résultats inattendus.
Diviser automatiquement en sous-équipes
Si activé, Workleap sépare les équipes ayant plusieurs gestionnaires en fonction de leurs subordonnés directs.
Exemple :
Corporate.
Opérations – Département de Uba.
RH – Équipe d’Alicia.
RH – Subordonnés directs de Kim (sous-équipe).
RH – Subordonnés directs de Jordan (sous-équipe).
Rémunération.
Finances.
Finances – Subordonnés directs de Rachida (sous-équipe).
Finances – Subordonnés directs de Susan (sous-équipe).
Chaque gestionnaire d’équipe peut voir :
Ses subordonnés directs.
Les sous-équipes de son équipe, peu importe qui les gère.
Remarque : Les sous-équipes ne sont créées automatiquement que s’il n’en existe pas déjà plus bas dans la structure. Elles ne sont jamais créées pour des équipes sans gestionnaire immédiat.
Vous avez encore des questions sur la structure dynamique ?
Consultez notre FAQ sur la structure dynamique.