Créez et configurez un examen de la rémunération dans Workleap Compensation. Vous pouvez définir les détails de l’examen, sélectionner les employés admissibles, assigner des évaluateurs et des approbateurs, et appliquer des lignes directrices sur la rémunération, des budgets et des primes. Cet article vous guide à travers chaque étape du processus de configuration pour vous aider à préparer votre examen avant de le lancer.
Remarque : Seuls les dirigeants peuvent créer, configurer et lancer des examens de rémunération.
Ajouter les détails généraux
Définir un titre pour l’examen de la rémunération
Choisissez un titre clair et descriptif. Les participants voient ce titre lors de l’invitation, alors assurez-vous qu’il reflète bien l’objectif de l’examen.
Sélectionner une devise
Sélectionnez la devise de l’examen de rémunération. Tous les changements de rémunération issus de l’examen seront convertis dans la devise choisie.
Vous pouvez choisir une devise différente de la devise par défaut de votre compte.
Options de devise pour l’examen de rémunération
CAD
USD
EUR
Mode bac à sable
Activez le mode bac à sable pour créer un examen de rémunération à des fins de test ou de formation. Vous ne pouvez pas envoyer d’invitations aux évaluateurs ou approbateurs, et seuls les dirigeants ont accès aux examens de rémunération en mode bac à sable.
Important : Vous ne pouvez pas convertir un examen de rémunération en mode bac à sable en examen réel après sa création.
Si vous prévoyez de lancer l’examen de rémunération que vous créez, laissez le mode bac à sable désactivé.
Même après avoir créé un examen de rémunération, les participants ne sont pas notifiés tant que vous ne l’avez pas lancé.
Définir les dates clés
Sélectionnez les dates clés pour l’examen de rémunération. Cela inclut les échéances pour les évaluateurs et approbateurs, ainsi que la date d’effet des changements de rémunération.
La date d’effet des changements de rémunération apparaît dans les exports de l’examen de rémunération.
Les dates clés sont fournies à titre indicatif seulement. Vous pouvez les modifier à tout moment pendant l’examen.
Sélectionner les employés admissibles
Utilisez les filtres selon vos besoins pour trouver des employés selon différents critères. Ensuite, cochez la case à côté du nom d’un employé pour l’ajouter à l’examen de rémunération.
Pour sélectionner tous les employés de la liste filtrée, cochez la case dans l’en-tête. Pour exclure un employé, décochez sa case.
Évaluateurs et approbateurs
En fonction des employés que vous avez ajoutés à l’examen de rémunération à l’étape précédente, vous verrez une liste de gestionnaires que vous pouvez ajouter comme évaluateurs ou approbateurs.
Évaluateurs : recommandent des changements de rémunération ou des promotions pour leur équipe.
Approbateurs : confirment les changements recommandés par l’évaluateur.
Chaque équipe dans un examen de rémunération doit avoir un évaluateur et un ou plusieurs approbateurs.
Sélectionner les évaluateurs et approbateurs
Ajoutez des évaluateurs et approbateurs en cochant la case à côté de leur nom.
Utilisez les filtres pour affiner la liste si nécessaire.
Remarque : Les chaînes d’approbation sont générées automatiquement selon la structure de votre organisation. Si un évaluateur ou approbateur est exclu de l’examen, la chaîne d’approbation remonte à la prochaine personne admissible (vous pouvez vérifier la chaîne d’approbation à l’étape suivante).
Confirmer les chaînes d’approbation
Les chaînes d’approbation comprennent un évaluateur et zéro ou plusieurs approbateurs par équipe.
La liste des évaluateurs et approbateurs comporte les colonnes suivantes :
Équipe (affiche le gestionnaire immédiat de l’équipe).
Taille de l’équipe.
Département.
Évaluateur.
Approbateurs.
Remplacer un évaluateur
Pour remplacer un évaluateur :
Sélectionnez le nom de l’évaluateur à remplacer, puis cliquez sur Remplacer l’évaluateur.
Choisissez un nouvel évaluateur dans le menu déroulant.
Vous ne pouvez choisir que des employés plus haut dans la chaîne d’approbation.
Cliquez sur Remplacer l’évaluateur.
Remarque : Toutes les équipes faisant partie d’un examen de rémunération doivent avoir un évaluateur.
Ajouter ou retirer des approbateurs
Pour ajouter ou retirer des approbateurs :
Cliquez sur l’avatar d’un approbateur dans la colonne Approbateurs.
Sélectionnez une option pour ajouter ou retirer un approbateur.
Si vous retirez un approbateur, choisissez de le retirer de la chaîne d’approbation de l’équipe sélectionnée ou de toutes les chaînes d’approbation.
Remarque : Si vous retirez tous les approbateurs d’une chaîne d’approbation, l’évaluateur de l’équipe agit aussi comme approbateur.
Important : Vous ne pouvez définir comme approbateurs que des dirigeants, contributeurs et gestionnaires immédiats ayant accès à l’ensemble de l’équipe.
Réinitialiser les chaînes d’approbation
Si vous souhaitez annuler une modification apportée à une chaîne d’approbation, cliquez sur Réinitialiser la chaîne d’approbation.
Activer les évaluations de performance
Vous pouvez afficher ou attribuer des évaluations de performance lors d’un examen de rémunération afin de donner plus de contexte aux gestionnaires lors des ajustements de rémunération ou des décisions de promotion.
Remarque : Si vous activez les évaluations de performance dans un examen de rémunération, votre matrice de lignes directrices sur la page Lignes directrices inclura les évaluations de performance.
Activer les recommandations d’évaluation de performance
Si vous avez activé les évaluations de performance pour un examen de rémunération, vous pouvez permettre aux participants d’attribuer ou de recommander des évaluations de performance pendant l’examen.
L’échelle d’évaluation de performance pour l’examen est héritée de votre dernier import d’évaluations de performance. Si vous n’avez pas encore importé de données d’évaluation de performance, vous pouvez le faire depuis la page Évaluations de performance lors de la configuration de l’examen.
Activer les lettres de rémunération
Activez les lettres de rémunération pour partager les changements de rémunération issus d’un examen avec les employés via des lettres personnalisées.
Créez et configurez des gabarits que vous pourrez télécharger et partager avec les gestionnaires une fois l’examen de rémunération approuvé.
Configurer les changements de rémunération et les promotions
Utilisez les boutons pour activer les types de changements de rémunération que vous souhaitez inclure dans l’examen.
Les types de changements de rémunération incluent :
Rémunération horaire.
Salaire de base.
Rémunération variable.
Verrouiller % du salaire de base (verrouille la rémunération variable en pourcentage du ratio de base pour chaque employé).
Attributions d’actions.
Promotions.
Salaire de base (via une promotion ou un changement latéral).
Rémunération variable (via une promotion ou un changement latéral).
Motifs de changement de rémunération
Sélectionnez les motifs de changement de rémunération que les participants peuvent choisir dans l’examen pour justifier un ajustement de rémunération.
Cochez la case à côté de chaque motif de changement de rémunération que vous souhaitez autoriser. Augmentation au mérite est activé par défaut et ne peut pas être retiré.
Paramètres du budget
Choisissez les types de changements de rémunération que vous souhaitez utiliser pour déterminer votre budget.
Configurer les enveloppes budgétaires
Les enveloppes budgétaires vous permettent de choisir comment répartir votre budget selon les motifs de changement de rémunération sélectionnés à l’étape précédente.
Pour chaque enveloppe budgétaire que vous souhaitez créer :
Saisissez un nom et sélectionnez un ou plusieurs motifs de changement de rémunération à inclure dans cette enveloppe.
Vous ne pouvez pas ajouter un même motif de changement de rémunération à plusieurs enveloppes budgétaires.
Cliquez sur Ajouter nouveau pour ajouter d’autres enveloppes budgétaires.
Remarque : Tous les motifs de changement de rémunération n’ont pas à être assignés à une enveloppe budgétaire. Cependant, tout coût provenant de motifs non assignés à une enveloppe sera considéré comme une dépense hors budget de l’examen.
Configurer les lignes directrices
Définissez des lignes directrices pour les augmentations au mérite afin de donner aux gestionnaires un cadre sur le montant d’augmentation de base à recommander pour leur équipe lors de l’examen.
Types de lignes directrices
Choisissez parmi les types de lignes directrices suivants :
Valeur unique : Un pourcentage cible d’augmentation (ex. : 5 %).
Vous pouvez définir un seuil d’exception pour contrôler les écarts.
Si un évaluateur propose une augmentation supérieure au seuil d’exception, elle sera signalée comme exception aux autres membres de la chaîne d’approbation.
Plage de valeurs : Une plage de pourcentages (ex. : 4 % à 6 %).
Si un évaluateur propose une augmentation supérieure ou inférieure à la plage, elle sera signalée comme exception aux autres membres de la chaîne d’approbation.
Proratisation des lignes directrices
Vous pouvez définir des lignes directrices de proratisation selon la date d’embauche ou le dernier changement de rémunération.
La proratisation est calculée selon la formule suivante : (Date de fin de proratisation - Date variable de proratisation) / 365 x 100 %
Remarque : Seuls les employés ayant une date inférieure à 365 jours avant la date de fin de proratisation choisie reçoivent des lignes directrices proratisées.
Variables de la matrice de lignes directrices
Choisissez sur quelle(s) variable(s) vous souhaitez baser vos lignes directrices d’augmentation au mérite :
Compa-ratio seulement.
Compa-ratio du marché seulement.
Pénétration de la fourchette seulement.
Évaluation de performance seulement.
Évaluation de performance + compa-ratio.
Évaluation de performance + compa-ratio du marché.
Évaluation de performance + pénétration de la fourchette.
Les options multi-variables vous permettent d’adapter les lignes directrices selon la performance et la position dans la grille salariale.
Remarque : Les variables basées sur l’évaluation de performance ne sont disponibles que si les évaluations de performance ont été importées dans Workleap Compensation et activées.
Segmentation de la matrice de lignes directrices
Vous pouvez choisir d’appliquer différemment les lignes directrices d’augmentation au mérite selon les segments d’employés, comme la division, le département ou la zone de rémunération.
Remarque : Si vous séparez un segment, Workleap Compensation génère une nouvelle matrice de lignes directrices pour ces employés. La matrice par défaut couvre tous les autres employés.
Remplir la matrice de lignes directrices
Définissez les paramètres de vos lignes directrices en remplissant les champs de la matrice avec les augmentations de salaire de base que vous souhaitez autoriser pour chaque intervalle.
Les lignes directrices n’affectent que les augmentations de salaire de base.
Le nombre d’employés dans chaque intervalle est généré automatiquement dans la ligne du bas de la matrice au fur et à mesure que vous remplissez les champs.
Si vous avez choisi le type de plage, la dépense projetée est calculée selon le point médian de chaque plage.
Si vous avez segmenté vos lignes directrices, utilisez les onglets en haut de la matrice pour passer d’un segment à l’autre.
Définir des lignes directrices de secours
Vous pouvez définir des lignes directrices de secours pour tous les employés qui ne répondent pas aux conditions de votre matrice de lignes directrices.
Le nombre d’employés concernés et la dépense projetée liée à vos lignes directrices de secours sont affichés et inclus dans la dépense totale projetée pour le salaire de base selon vos lignes directrices, en bas de la page.
Configurer les budgets
Utilisez les tableaux pour gérer la répartition du budget entre les enveloppes budgétaires, les départements et les équipes. Vous pouvez allouer votre budget total en pourcentage ou en montant monétaire.
Vos données budgétaires se mettent à jour automatiquement dans les différents onglets. Cela signifie que les données saisies au niveau le plus détaillé (c’est-à-dire les équipes) sont reflétées au niveau le plus large (c’est-à-dire les enveloppes budgétaires) et inversement.
Configurer les primes
Il existe deux types de primes :
Versements de plan de primes : Définit un montant de prime recommandé pour les employés ayant un objectif de prime.
Primes ponctuelles : Une prime forfaitaire qui ne fait pas partie d’un plan de primes formel.
Versements de plan de primes
Importez les valeurs de paiement pour les employés ayant un objectif de prime.
Le budget du plan de prime est calculé automatiquement en fonction de votre importation.
Choisissez entre :
Paiements non modifiables.
Lignes directrices pour le paiement du plan de prime.
Primes exceptionnelles
Sélectionnez les employés éligibles.
Une fois l'examen de la rémunération créé, la liste des employés éligibles ne peut plus être modifiée.
Définissez le budget en utilisant l'une des options suivantes :
% du salaire de base.
% du salaire de base + variable.
Montant monétaire.
Important : Une fois l'examen de la rémunération créé, vous ne pouvez plus modifier la liste des employés éligibles à une prime exceptionnelle.
Lignes directrices pour les primes exceptionnelles
Activez cette option pour définir une fourchette de référence à suivre par les participants lors de la recommandation de primes exceptionnelles.
Important : Les budgets des primes exceptionnelles ne sont visibles que par les dirigeants.
Gérer les colonnes par défaut
Cochez les cases pour choisir les colonnes que les participants verront par défaut dans l'examen de la rémunération.
Les participants peuvent accéder à toutes les colonnes, peu importe celles qui sont affichées par défaut.
Ajouter des notes de colonne (optionnel)
Vous pouvez ajouter des notes de colonne pour fournir du contexte ou des instructions. Lorsqu'un participant survole l'en-tête d'une colonne, la note s'affiche sous forme d'infobulle.
Vérifiez et finalisez votre configuration
La dernière étape consiste à vérifier la configuration de votre examen de la rémunération.
Survolez chaque section pour faire apparaître l'option Modifier si vous devez ajuster vos choix.
Quand vous êtes prêt, cliquez sur Créer l'examen de la rémunération.
Cela ne lancera pas l'examen ni n'enverra de notifications.
Important : Après la création d'un examen de la rémunération, certains champs comme Employés éligibles et Chaînes d'approbation ne sont plus modifiables.