Une fois le cycle lancé, votre rôle passe de la construction au suivi. Depuis un cycle, vous suivez la progression, relancez ce qui est en retard, partagez les résultats, et ajustez à mesure que votre organisation évolue. Ce que vous voyez dépend de votre rôle.
Qui peut gérer et suivre
Les Exécutifs suivent tous les cycles de l'organisation, les administrent (verrouiller, déverrouiller, dupliquer, supprimer), et voient et partagent les résultats.
Les Collaborateurs suivent et administrent les cycles dans toute l'organisation (verrouiller, déverrouiller, dupliquer, supprimer), mais ne peuvent ni voir ni partager les résultats.
Les Gestionnaires immédiats suivent les cycles qui incluent au moins un de leurs subordonnés directs, dans leur ligne hiérarchique. Ils voient les évaluations de leurs employés, envoient des rappels, et partagent les évaluations avec leurs employés.
Note : Les Collaborateurs administrent les cycles, mais les résultats eux-mêmes, voir les scores et partager les évaluations, sont réservés aux Exécutifs et au gestionnaire de la personne évaluée.
Trouver et ouvrir un cycle
Connectez-vous à Workleap et allez dans Performance.
Sélectionnez Gérer les cycles.
Filtrez par statut de cycle ou cherchez par titre, puis ouvrez le cycle.
Les Exécutifs et les Collaborateurs voient tous les cycles. Les Gestionnaires immédiats ne voient que les cycles incluant un de leurs subordonnés directs. Vous pouvez aussi ouvrir un cycle depuis la page Aperçu.
Suivre la progression
Ouvrez un cycle pour arriver sur l'onglet Progression.
Le haut de la page montre la complétion de chaque type d'évaluation (auto, pairs, gestionnaire, ascendante), avec le pourcentage soumis et l'échéance.
La liste des personnes évaluées montre chaque personne, son gestionnaire immédiat, et le statut de chacune de ses évaluations et du partage.
Cherchez par employé ou par gestionnaire, et utilisez Ajouter un filtre pour restreindre la liste : ligne hiérarchique, gestionnaire, équipe ou segment, statut de partage, statut d'un type d'évaluation précis, statut de l'utilisateur, ou accès au produit, en plus de filtres rapides comme sans gestionnaire ou sans pairs.
Les Exécutifs et les Collaborateurs filtrent dans toute l'organisation pour repérer les évaluations en retard, les gestionnaires manquants et la complétion à l'échelle de l'organisation. Les Gestionnaires immédiats filtrent dans leur ligne hiérarchique.
Statuts d'évaluation et de partage
Chaque type d'évaluation montre où il en est :
Pas débuté — aucune réponse enregistrée.
En cours — au moins une réponse enregistrée.
Soumis — complétée et soumise, à temps ou en retard.
En retard — non soumise et l'échéance est passée.
La colonne de partage montre si les résultats ont atteint la personne évaluée :
Non partagé — soumise mais pas encore partagée.
Partagé — partagée avec la personne évaluée.
Quand le cycle exige une prise de connaissance, le partage suit aussi la confirmation:
En attente de prise de connaissance — partagée, la personne n'a pas encore confirmé.
Prise de connaissance — la personne a confirmé avoir vu ses évaluations. La prise de connaissance gèle ses évaluations, qui ne peuvent plus être modifiées par la suite.
Ouvrir une évaluation
Sélectionnez Voir l'évaluation à côté d'une personne pour ouvrir son évaluation. Les Exécutifs peuvent ouvrir n'importe quelle évaluation; les Gestionnaires immédiats seulement celles de leurs subordonnés directs. Les Collaborateurs n'ont pas accès aux résultats.
Envoyer un rappel
Relancez tous ceux qui ont encore quelque chose à faire. Sélectionnez Envoyer un rappel en haut du cycle.
Choisissez ce à quoi inciter les gens : compléter leur auto-évaluation, leurs évaluations par les pairs, par le gestionnaire ou ascendantes, ou partager les résultats avec la personne évaluée. Chaque option indique à combien de personnes elle s'applique et le temps restant.
Ajoutez un message. Il est envoyé en votre nom.
Sélectionnez Envoyer un rappel.
Le rappel part à tous ceux qui ont encore cette tâche en attente, par courriel ou Slack (si activé). Vous ne choisissez pas des individus, vous choisissez une tâche, et les gens qui la doivent sont relancés.
Partager les évaluations
Une personne évaluée ne voit son évaluation qu'une fois qu'elle lui a été partagée. Vous pouvez partager de deux façons, en bloc depuis la liste des personnes évaluées, ou individuellement depuis l'évaluation d'une personne, et qui peut faire quoi diffère :
Les Exécutifs peuvent partager pour n'importe quelle personne du cycle, en bloc ou individuellement.
Les Gestionnaires immédiats peuvent partager les évaluations de leurs propres subordonnés directs, en bloc ou individuellement.
Les gestionnaires de la ligne hiérarchique (un gestionnaire au-dessus du gestionnaire immédiat) peuvent partager depuis la liste en bloc, mais pas depuis une évaluation individuelle : il n'y a pas de bouton Partager sur une évaluation qui n'est pas celle de leur propre subordonné direct. C'est intentionnel : partager une évaluation incombe au gestionnaire immédiat, donc les gestionnaires de la ligne hiérarchique partagent en bloc surtout comme filet de secours quand le gestionnaire immédiat n'est pas disponible, par exemple pendant un congé.
Les Collaborateurs ne peuvent pas partager les évaluations.
Pour partager en bloc, sélectionnez une ou plusieurs personnes évaluées dans la liste, puis sélectionnez Partager.
Note : Seules les évaluations Soumises peuvent être partagées. Repartager une évaluation déjà partagée n'envoie pas de nouvelle notification.
Si le cycle exige une prise de connaissance, les personnes évaluées confirment avoir vu leur évaluation partagée. Suivez qui a pris connaissance grâce au statut de partage et à l'indicateur de progression de la prise de connaissance du cycle.
Ajuster les personnes pendant le cycle
Depuis le menu à trois points d'une personne évaluée, vous pouvez :
Assigner un gestionnaire immédiat temporaire pour le cycle.
Mettre à jour le gestionnaire immédiat.
Assigner des pairs.
Retirer la personne du cycle.
Vous pouvez aussi modifier un cycle lancé jusqu'à ce qu'il soit verrouillé, prolonger les échéances, ajouter ou retirer des participants, et modifier les questions ou les sections.
Attention : Supprimer une question retire définitivement ses réponses, et aucune notification n'est envoyée, alors communiquez les changements à l'interne. Les changements de questions en cours de cycle peuvent affecter la validité de vos données, il vaut donc mieux les faire avant le début des soumissions.
Les changements organisationnels sont reflétés automatiquement : quand le gestionnaire d'un employé change, le nouveau gestionnaire obtient l'accès à ses évaluations soumises; quand quelqu'un rejoint une équipe du cycle, il y est ajouté; quand quelqu'un est retiré, ses évaluations sont masquées mais conservées.
Verrouiller ou déverrouiller un cycle
Les Exécutifs et les Collaborateurs peuvent verrouiller un cycle complété pour figer ses données aux fins de reporting et d'analyse.
Une fois verrouillé, aucune évaluation ni modification ne peut être soumise.
Vous pouvez déverrouiller au besoin, mais cela peut affecter la validité des données du cycle.
Dupliquer ou supprimer un cycle
Depuis la page Gérer les cycles ou les détails du cycle, utilisez le menu à trois points pour :
Dupliquer un cycle pour réutiliser sa configuration (pratique pour changer les types d'évaluation, qui ne peuvent pas être modifiés après le lancement).
Supprimer un cycle, ce qui retire définitivement toutes ses données et notifie les participants.
Exporter et analyser
Exportez les données d'un cycle pour les partager ou les analyser hors ligne. Voyez Exporter les données de performance.
Analysez la répartition des scores et les résultats individuels dans Notes et résultats, et alignez les décisions de talent dans Calibration.